Все статьи
Шаг 3. Организация совместной работы в Wrike
- Поиск рабочих заданий
- Совместное выполнение задач
- Совместная работа с файлами
- Формирование навыков работы в Wrike
- Дополнительная информация
Вся прелесть работы в Wrike — в том, что вы можете использовать его как центральное хранилище всех рабочих элементов, задач, приоритетов и обсуждений без необходимости обрабатывать множество электронных писем и переключаться между программами.
вкладки «Входящие». Во «Входящие» попадают все обновления рабочих объектов, которые требуют вашего внимания: уведомления о новых @упоминаниях, назначении на задачи и предоставлении доступа к задаче, папке или проекту. Если вы нажмете на уведомление, откроется панель просмотра задачи или проекта с подробной информацией и предыдущими обсуждениями.
В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если же на это требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у каких из них выше приоритет.
Панели задач
Из всех способов слежения за ходом работ панели задач предлагают самые широкие возможности настройки. Они позволяют концентрироваться на приоритетных задачах с уверенностью, что ничто не останется без внимания. Задачи группируются на виджетах панелей задач по определенным критериям: ваши просроченные задачи; задачи, которые предстоит выполнить на этой неделе; ваши задачи в очереди и т. д. Вы можете добавлять дополнительные виджеты: например, виджет файла или все назначенные вами задачи – все, что для вас важно. Мои задачи». Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:
- Все назначенные вам задачи и подзадачи.
- Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».
Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.
Совместное выполнение задач
Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о статусе задачи и финальной версии файлов.
Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить совместную работу с командой в Wrike.
| Функция | Способ применения | Пример использования |
| @упоминание | В поле комментария введите значок @ и имя пользователя. Используйте термины @исполнители для перечисления всех исполнителей и @следят для перечисления всех участников, получающих уведомления о задаче, папке или проекте. |
|
| Описание задачи | В описании задачи изменения сохраняются автоматически и мгновенно. В итоге несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы. |
|
| Изменение задачи | Если пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на «обновленное описание». Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены. |
|
| Цитирование текста | Выделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии. |
|
| Эмотиконы | Добавляйте к комментариям в Wrike эмотиконы. Чтобы увидеть весь список доступных эмотиконов, нажмите поле комментария, затем значок улыбающегося лица. |
|
| Утверждение (доступно для планов Business и Enterprise) | Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи. |
|
Совместная работа с файлами
| Функция | Способ применения | Пример использования |
| Прикрепить файлы | Прикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища. | У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите хранить все материалы в одном месте. |
| Wrike Proof и Wrike Publish — платные дополнения. | ||
| Примечания | Добавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена. | Примечания — простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем. |
| Утверждения файлов | Запрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки завершения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения. | Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам без аккаунта Wrike. |
| Wrike Publish: интеграция с MediaValet и Bynder | Публикуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike. | Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы. |
Формирование навыков работы в Wrike
Научиться работать с новым инструментом непросто, но практика — путь к совершенству. Следуйте этим простым правилам каждый день, и вскоре вы осознаете, что длинные переписки по электронной почте, отчетные совещания и ручное занесение обновлений в таблицы вам больше не нужны. Wrike поможет сэкономить время на поиске рабочих заданий, организации совместной работы с командой и составлении отчетов о ходе выполнения проектов, чтобы вы могли сосредоточиться только на важных задачах.
- Начните день с проверки новых и текущих задач в Wrike:
- Проверьте, появились ли новые @упоминания и входящие задачи во вкладке «Входящие». Ответьте, отложите или отправьте в архив все новые уведомления.
- Проверьте, не изменились ли приоритеты задач в папке «Мои задачи» в вашем личном пространстве.
- Проверьте личную панель задач, чтобы быть в курсе всех рабочих изменений.
- Сообщите другим сведения о ходе работы:
- Если работа еще выполняется:
- Добавьте комментарии и @упоминания.
- Обновите статус задачи.
- При необходимости измените срок выполнения.
- Если работа уже выполнена:
- Завершите задачу, изменив ее статус.
- @упомяните заинтересованных лиц.
- По возможности прикрепите готовые материалы.
- При создании задачи убедитесь, что:
- Название корректно.
- Задача назначена исполнителю и указаны сроки.
- Описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям.
- В конце дня убедитесь, что:
- Не осталось непрочитанных уведомлений во вкладке «Входящие».
- Вы изменили статусы задач на «В работе» и «Выполнено».
- Вы изменили сроки просроченных задач или уведомили об этом заинтересованных лиц.
- Вы расставили приоритеты задач на следующий день в папке «Мои задачи».
Спасибо, что ознакомились с нашим руководством! Пришло время вернуться в ваше рабочее пространство и поработать в Wrike.