Все статьи

Шаг 3. Совместная работа и выполнение проектов

Пригласите свою команду в Wrike

Прежде чем пригласить команду в рабочее пространство, проведите совещание и ознакомьте команду с Wrike:

  • Предоставьте необходимый контекст. Расскажите, зачем нужно внедрять Wrike и как использование Wrike поможет командам в достижении целей при увеличении прозрачности, сокращении количества отчетных совещаний и предоставлении единого источника достоверных данных для всех рабочих материалов.
  • Познакомьте коллег с основами Wrike. Продемонстрируйте им задачи, папки и проекты, опишите процесс предоставления доступа к объектам. Предложите участникам команды выполнить тренировочный проект, чтобы на практике освоить принципы работы в Wrike.
  • Объясните, кто в команде лучше разбирается в Wrike, и расскажите про средства поддержки и обучения Wrike (сообщество, видеоуроки и курсы Wrike Discover), чтобы все знали, куда обращаться за помощью.

Теперь вы готовы пригласить пользователей в свой аккаунт. Вы можете это сделать на вкладке «роль пользователя (обычный пользователь для участников команды, внешний пользователь для сторонних участников с правом редактирования в вашем аккаунте или гостевой пользователь для сторонних участников с ограниченными правами), предоставить права администратора и создать группы пользователей для подписок Business и Enterprise.

Важно: ваша команда будет видеть только те рабочие объекты, к которым им предоставили доступ. Не забудьте предоставить команде доступ к пространствам, папкам и проектам. Подробнее о предоставлении доступа к информации.

вкладки «Входящие». Там отображаются уведомления о новых @упоминаниях, назначении на задачи и предоставлении доступа к задаче, папке или проекту.

В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если же на это требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у каких из них выше приоритет.

Inbox.png

Панели задач

Из всех способов слежения за ходом работ панели задач предлагают самые широкие возможности настройки. Вы сможете видеть следующие на очереди задачи или наблюдать за ходом работ. Рабочие объекты (задачи, проекты или папки) группируются на виджетах панелей задач по определенным критериям: ваши просроченные задачи; задачи, которые предстоит выполнить на этой неделе; ваши задачи в очереди и т. д. Вы можете добавлять дополнительные виджеты: например, виджеты файлов, все назначенные вами задачи и все, что для вас важно. Мои задачи». Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:

  • Все назначенные вам задачи и подзадачи.
  • Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».

Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.

My_To-Do.png

Совместное выполнение задач

Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о финальной версии файлов и задач.
Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить совместную работу с командой в Wrike.

Функция Способ применения Пример использования
@упоминание В поле комментария введите символ @, а следом за ним — имя пользователя. Используйте термины @исполнители для перечисления всех исполнителей и @следят для перечисления всех участников, получающих уведомления о задаче, папке или проекте.
  • Вы предоставляете доступ к задаче и объясняете причину этого шага.
  • Пользователи должны знать, какая часть обсуждения относится именно к ним.
Описание задачи

В описании задачи изменения сохраняются автоматически и мгновенно. В итоге несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы.
  • Вы предоставляете исполнителям и заинтересованным лицам всю информацию о задаче.
  • Можно добавлять заметки о ходе совещания (коллективно или по отдельности).
  • Возможность совместного редактирования текста для удаленных сотрудников.
История изменений Если пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на «обновленное описание». Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены.
  • Работая в команде, вы сможете видеть, какие изменения вносит каждый из участников.
Цитирование текста Выделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии.
  • Если вы упоминаете определенную часть задачи, цитирование поможет указать, на какую именно информацию вы ссылаетесь.
Эмотиконы Добавляйте к комментариям в Wrike эмотиконы. Чтобы увидеть весь список доступных эмотиконов, нажмите поле комментария, затем значок улыбающегося лица.
  • Дайте коллегам знать, с каким выражением следует читать ваши комментарии, или привнесите в рабочее пространство немного юмора и индивидуальности.
Утверждение
(доступно для планов Business и Enterprise) 		Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи. Чтобы автоматизировать процесс, добавьте утверждения в настраиваемые рабочие процессы.
  • Оптимизация процесса утверждения и согласования.
  • Получение информации об ответственных за утверждение в вашей команде.
  • Выявление невыполненных утверждений, которые могут привести к задержке выполнения проекта.
  • Создание настраиваемых виджетов на панели задач на основе утверждений.

Совместная работа с файлами

Функция Способ применения Пример использования
Прикрепить файлы Прикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища. У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите хранить все материалы в одном месте.
Wrike Proof и Wrike Publish — платные дополнения.
Примечания Добавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена. Это простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем.
Утверждения файлов Запрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки завершения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения. Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам без аккаунта Wrike.
Wrike Publish: интеграция с MediaValet и Bynder Публикуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike. Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы.

Формирование навыков работы в Wrike

Навык ежедневного использования Wrike необходим для успешной работы с инструментом. Если ваша команда не составляет отчеты о ходе выполнения работы или не следит за обновлениями, у вас не будет важной информации о ходе выполнения работы. Представляем список ежедневных процедур, которые помогут вам и вашей команде использовать Wrike по максимуму:

  1. Продемонстрируйте команде, как найти задачи в Wrike:
    • На вкладке «Входящие» проверьте новые @упоминания и входящие задачи.
    • В папке «Мои задачи» в личном пространстве проверьте назначенные задачи.
    • Проверьте личную панель задач, чтобы ознакомиться с ходом выполнения работы.
  2. Убедитесь, что участники команды понимают, как поделиться информацией о ходе работы.
    • Если работа еще выполняется:
      • Добавьте комментарии и @упоминания
      • При необходимости обновите статус задачи и измените срок выполнения.
    • Если работа уже выполнена:
      • Завершите задачу, изменив ее статус
      • @упомяните заинтересованных лиц
      • По возможности прикрепите готовые материалы
  3. Сделайте Wrike единым источником достоверных данных:
    • При создании задачи убедитесь, что ее название корректно, она назначена исполнителю, указаны сроки и описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям. Рекомендуем начать название задачи с глагола, чтобы оно содержало указание к действию. Например, лучше укажите не «Статья в блоге», а «Написать статью в блог».
    • Применяйте правило «Все, чего нет в Wrike, не существует».
    • Убедитесь, что для ведения учета все задачи назначены исполнителям (1 задача = 1 исполнитель) и установлены сроки.
    • Рационально управляйте рабочей загрузкой команды: у каждого сотрудника должен быть четкий план с расставленными приоритетами на следующую неделю, чтобы они не впали в ступор от десятков несортированных задач в списке дел.
    • Используйте упоминание @Моя команда в рассылке оповещений для всей команды или компании.
    • Сохраняйте заметки с совещаний, договоры и планы действий в подзадачах.
    • Подавайте личный пример использования Wrike в повседневной работе.

Дополнительная информация

Вверх