Импорт данных из файла Excel

Импортировать XLS-файлы могут внешние и обычные пользователи платных аккаунтов.

⏱ Чтение займет 5 мин.

• Обзор
• Важная информация
• Импорт XLS-файлов в Wrike
• Формат XLS-файлов для импорта в Wrike
• Добавление данных в XLS-файлы

Экспорт данных в Excel.

Важная информация

• Прежде чем начать импорт, убедитесь, что в файле Excel нет формул.
• Форматирование текста в ячейках описания в XLS-документе при импорте XLS-файла в Wrike не сохраняется.
• При импорте в Wrike создаются новые объекты, но вы не сможете редактировать имеющиеся данные в ходе импорта XLS-файла.
• Вы сможете импортировать не более 5000 задач. Если нужно импортировать большее число задач, файл придется разделить на несколько отдельных файлов и импортировать эти отдельные файлы.

Импорт XLS-файлов в Wrike

1. Создайте новый файл Microsoft Office Excel с расширением XLS или XLSX.
2. Задайте форматирование и добавьте данные в электронную таблицу. Дополнительные сведения см. ниже.
3. После создания файла Excel откройте Wrike. На панели навигации слева выберите папку, проект или пространство, куда требуется выполнить экспорт. 1
4. Нажмите кнопку меню в виде трех точек в проекте, папке или пространстве. 2
5. Наведите курсор на команду «Импорт» и выберите «Excel». 3
6. В появившемся окне нажмите «Выберите файл». 4
7. Выберите файл, который хотите импортировать.
8. Нажмите «Далее». 5
9. Если в столбце «Исполнители» указаны имена пользователей, вам будет предложено связать их с пользователями из списка контактов Wrike. 6
10. Еще раз нажмите «Далее», и вам будет предложено обновить страницу. 7
11. Нажмите «Да». 8

Данные из XLS-файла теперь доступны в Wrike!

Формат XLS-файлов для импорта в Wrike

Для импорта данных из Excel в Wrike необходимо использовать XLS-файлы соответствующего формата. Получить XLS-файл нужного формата можно двумя способами:

Загрузка форматированного образца XLS-файла

1. Выберите папку, проект или пространство на панели навигации слева. 1
2. Нажмите кнопку меню в виде трех точек в выбранном объекте. 2
3. Наведите курсор на команду «Импорт» и выберите «Excel». 3
4. В появившемся окне нажмите «Скачать образец файла Excel». 4

Форматирование XLS-файла вручную

1. Откройте новую электронную таблицу Excel.
2. В первой строке укажите следующие заголовки столбцов: «Ключ», «Родительская задача», «Название», «Статус», «Приоритет», «Исполнители», «Дата начала», «Длительность», «Срок выполнения», «Зависит от», «Ограничение даты начала» и «Описание». Обязательные заголовки: «Ключ», «Название», «Статус», «Приоритет», «Исполнители», «Дата начала», «Длительность», «Срок окончания», «Зависит от» и «Описание». Эти столбцы могут быть пустыми, но вверху столбца должен присутствовать обязательный заголовок. 1

Не забудьте указать номер ключа для каждой новой строки. Он должен быть уникальным, но никаких особых требований к нему нет 2

• Для пользователей аккаунтов с подписками Business и Enterprise: чтобы добавить настраиваемые статусы в Excel, необходимо вставить столбец «Рабочий процесс» слева от столбца «Статус» и столбец «Настраиваемый статус» справа от столбца «Статус».
• Для пользователей аккаунтов Wrike for Professional Services и аккаунтов с установленным дополнением трудозатраты, добавьте столбец «Трудозатраты» в любом месте файла Excel перед столбцом «Описание».

Добавление данных в XLS-файлы

Непосредственно в XLS-файле можно выполнить следующие действия:

• Создать папку или проект
• Создать подпапку
• Создать задачу
• Создать задачу-веху
• Добавить задачу в несколько папок
• Создать подзадачу
• Добавить описание задачи
• Добавить статус задачи
• Создать зависимость

Примечание. Каждой строке должен быть присвоен уникальный номер в столбце «Ключ».

Создание папки или проекта

1. Перейдите к столбцу «Название» в пустой строке и введите имя папки или проекта.
2. До и после названия папки или проекта введите символы косой черты. Например: /имя папки/. 1
3. Для проектов: укажите статус проекта в столбце «Статус». Чтобы добавить настраиваемый статус проекта, добавьте перед столбцом «Название» столбец «Рабочий процесс задач по умолчанию» и добавьте название рабочего процесса перед названием проекта. Не забудьте заполнить ячейки «Настраиваемый рабочий процесс» и «Настраиваемый статус».

Обратите внимание! В настоящее время использовать настраиваемые рабочие процессы для проектов могут только пользователи аккаунтов с подписками Business и Enterprise, созданных после 15 апреля 2019 г.

Создание подпапки

В новой строке выберите ячейку в соответствующем столбце «Название», введите название родительской папки (с символами косой черты до и после названия), а затем укажите название подпапки. Например: /имя папки/имя подпапки. 2

Создание задачи

Чтобы добавить задачу в Excel, введите ее название в столбце «Название». Затем введите дополнительные сведения о задаче в остальные столбцы 3. Чтобы создать задачу в папке, сначала создайте папку (как указано выше), а затем добавьте задачу в строку, расположенную непосредственно под строкой папки.

Добавьте даты начала и окончания задач, используя в качестве разделителя косую черту (например: 23/10/2019). Длительность будет вычислена автоматически на основе указанных дат. Если вы укажете дату начала и длительность, то автоматически будет вычислена дата окончания. Если даты начала и окончания уже указаны, и вы вручную введете длительность, отличающуюся от автоматически вычисленного значения, после импорта данных дата окончания сдвинется, чтобы соответствовать указанной длительности.

Создание задачи-вехи

Введите название задачи в столбце «Название». Добавьте дату в столбец «Дата окончания», но оставьте столбец «Дата начала» пустым. Затем введите в остальных столбцах всю дополнительную информацию о задаче.

включить задачу в несколько папок, сначала добавьте ее в одну папку. После этого скопируйте строку с информацией о задаче, включая номер ключа, и вставьте ее в строку под другой папкой. 1

Создание подзадач

Добавьте данные так же, как и при создании обычной задачи, после чего укажите в столбце «Родительская задача» имя родительской задачи. Родительская задача должна отображаться в файле перед подзадачей. 2

Если вы хотите создать подзадачу для подзадачи, то в столбце«Родительская задача» должен отображаться весь путь к задаче.

Обратите внимание! Чтобы можно было выполнить импорт XLS-файла, родительская задача и подзадача не могут иметь одинаковые имена. Хотя бы один символ должен отличаться.

Добавление описания задачи

Добавьте описание в поле «Описание». Введенные здесь данные добавляются в описание задачи в Wrike. 3

Business и Enterprise могут добавлять к задаче настраиваемые статусы. Перейдите к строке задачи, к которой вы хотите добавить настраиваемый статус, введите имя настраиваемого рабочего процесса в столбец «Рабочий процесс» 2 и введите нужный статус в столбец «Настраиваемый статус» 3. Если настраиваемый статус или рабочий процесс не удается найти при импорте, используется статус рабочего процесса по умолчанию.

Зависимость между двумя задачами можно создать с помощью столбца «Зависит от» 1. Перейдите к строке задачи, для которой требуется добавить зависимость, затем введите в столбец «Зависит от» ключ задачи 2, зависимость от которой требуется создать. В той же ячейке, не вводя пробелы, добавьте один из кодов зависимостей 3. Например, ячейка в столбце «Зависит от» может иметь следующий вид: 5FS. Если вы хотите добавить несколько зависимостей, отделите их друг от друга запятой и пробелом, например: 22SS, 32FS). Наконец, добавьте даты начала и окончания задачи в соответствующие столбцы (или только дату окончания, если задача является вехой).

Поддерживаемые коды зависимостей:

• FS — зависимая задача начинается после завершения предшествующей.
• SS* — зависимая задача начинается после начала предшествующей.
• FF — зависимая задача завершается после завершения предшествующей.
• SF* — зависимая задача завершается после начала предшествующей.

* Этот тип зависимости неприменим к вехам.

Обратите внимание, что при импорте в Wrike зависимые задачи автоматически переносятся таким образом, чтобы они начинались как можно раньше, не нарушая при этом зависимостей. Тем не менее, вы можете отложить выполнение некоторых зависимых задач, указав их предпочитаемые сроки начала в столбце «Ограничение даты начала». Зависимости не влияют на даты вех, и если зависимость, включающая веху, приведет к конфликту, после импорта она будет выделена красным цветом на диаграмме Ганта.