Интеграция с эл. почтой

Интеграция с электронной почтой доступна для всех типов лицензий во всех аккаунтах Wrike. Гостевые пользователи и пользователи с ограниченным уровнем доступа к папкам не могут создавать новые задачи и изменять важную информацию о задачах.

⏱Чтение займет 10,5 мин.

• Обзор
• Важная информация:
• Подготовка
• Создание задачи по электронной почте
• Изменение атрибутов задачи по электронной почте
• Добавление задачи в папку по электронной почте
• Отправка комментария к существующей задаче по электронной почте
• Дополнительные возможности

Обзор

Патентованный механизм интеграции электронной почты Wrike позволяет заниматься задачами Wrike непосредственно по электронной почте. Вы можете создавать задачи и папки, добавлять комментарии, обновлять статус задач, задавать сроки выполнения и т. п.

Возможность отправки важных операций в Wrike в виде задач означает, что вы сможете легко работать над задачей вместе со всей своей командой, причем вся обработка будет тщательно организована и сосредоточена в одном месте. После того как задача окажется в Wrike, вы также сможете получать уведомления, чтобы подробнее знать о состоянии дел в текущих проектах.

Важная информация:

• Вы можете создавать и редактировать задачи только отправляя сообщения с элекронного адреса связанного с вашим аккаунтом.
• Как правило, отправка сообщения в папку по уникальному электронному адресу папки или проекта (wrike+intoFolderID@wrike.com) позволяет отправить задачу непосредственно в соответствующую папку или проект без добавления названия папки или проекта в теме письма. Однако, получив сообщение с префиксом "Re:" в строке темы, Wrike игнорирует уникальный адрес электронной почты. Если необходимо отправить задачу в определенную папку или проект и в строке темы имеется префикс «RE», то необходимо изменить строку темы для того, чтобы указать в какую папку или проект должна быть добавлена задача.
• Добавив префиксы «RE:» и «FW:» в начале строки темы, вы сможете редактировать существующие задачи.
• С помощью интеграции с эл. почтой вы сможете создавать не более 250 задач или комментариев в час.

настройки интеграции электронной почты.

Изменение настроек интеграции электронной почты:

1. Нажмите на свое изображение в правом верхнем углу рабочего пространства.
2. Выберите «Настройки профиля».  
3. Перейдите на вкладку «Настройки эл. почты».
4. Проверьте, настройки какого адреса эл. почты вы изменяется, в поле «Письма от».
5. Выберите папку в поле «Создавать задачи в папке», чтобы указать, где должны создаваться задачи.
6. Выберите тип создаваемых задач.
7. Добавьте дополнительный адрес электронной почты, чтобы можно было создавать и обновлять задачи с разных электронных адресов.

Обратите внимание, что настраивать интеграцию можно лишь для одного аккаунта одновременно. Если вы пользуетесь несколькими аккаунтами Wrike, сначала нужно указать аккаунт, для которого вы собираетесь изменить настройки интеграции.

1. Нажмите на свое изображение в правом верхнем углу рабочего пространства.
2. Проверьте, какой из аккаунтов вы сейчас просматривайте.
3. Если вам нужно сменить аккаунт, наведите курсор на команду «Войти в другой аккаунт» и выберите нужный аккаунт из появившегося списка.

Если в настоящее время настройки применяются к одному из аккаунтов и вы хотите применить их к другому аккаунту, необходимо сначала удалить настройки из аккаунта с уже настроенной интеграцией. Для этого:

1. Откройте «Настройки профиля» в аккаунте, где интеграция уже настроена.
2. Наведите курсор на адрес эл. почты, для которого есть возможность интеграции.
3. Нажмите на появившийся справа значок «Х».
4. Нажмите «Сохранить изменения».

Создание задачи по электронной почте

С помощью электронной почты можно легко создавать задачи, используя следующую процедуру:

1. Введите в строке темы название задачи (обязательно).
2. Добавьте другие необходимые сведения о задаче. Добавлять дополнительные сведения о задаче необязательно. Если не заданы сроки и статус задачи, она создается в активном статусе с использованием папки и дат по умолчанию, определенных в вашем профиле. Если не указать папку/проект, где должна быть создана задача, она автоматически будет создана в папке/проекте/пространстве, указанных в настройках профиля.
3. Изменение строки темы. Помимо названия задачи, в строке темы можно указать любые следующие сведения: папку/подпапку, в которой следует создать задачу, статус задачи и дату начала и/или срок выполнения задачи. Для изменение строки темы запишите нужную информацию в любом порядке, поместив имя папки, даты задачи и статус в квадратные скобки. Например: название задачи [имя папки] [дата начала - срок выполнения] [статус задачи].
4. Добавьте адресатов сообщения в поле «Кому». Задача будет назначена пользователям Wrike, чьи адреса электронной почты указаны в этом поле.
5. Отправьте задачу в Wrike. Это можно сделать несколькими способами:

• Укажите в поле "Кому" или "Копия" адрес “wrike@wrike.com”. Если wrike@wrike.com — единственный получатель, задача будет назначена вам. Чтобы создать задачу без указания исполнителя, введите адрес “wrike@wrike.com” в поле "СК" в качестве единственного получателя.
• Если вы часто посылаете задачи по электронной почте в одну и ту же папку, можете добавить ее уникальный адрес электронной почты (wrike+intoFolderID@wrike.com) в свою адресную книгу. После этого можно будет отправлять задачи прямо по этому адресу. В этом случае указывать имя папки или проекта в строке темы не потребуется, за исключением случаев, когда префикс «RE» также присутствует в строке темы. Чтобы узнать адрес электронной почты для папки, перейдите в раздел «Сведения о папке» 1, нажмите кнопку «Постоянная ссылка» 2 и скопируйте адрес из поля «Адрес для добавления задач в эту папку».

Нажмите «Отправить», и ваша задача будет добавлена в Wrike.

Добавление задачи в папку по электронной почте

Создавая задачу по электронной почте, можно добавить ее в уже существующую или в новую папку.

Чтобы добавить задачу в существующую папку, добавьте в строку темы имя папки в квадратных скобках. Если имеется несколько папок или подпапок с одинаковым именем, укажите полный путь, чтобы задача попала в нужное место. Составляя путь к папке, укажите все родительские папки, разделяя их знаками косой черты («/»), и заключите весь путь в квадратные скобки. Например: [marketing/events/conferences]

Также можно использовать уникальный адрес электронной почты папки, чтобы отправить задачу непосредственно в эту папку.

Чтобы добавить задачу в новую папку, добавьте в строку темы имя новой папки (в квадратных скобках). Если эта папка не существует, Wrike создаст ее и добавит в нее задачу. Если вы отправите электронное сообщение на адрес wrike@wrike.com, новая папка будет создана в разделе «Доступные для меня». Задачу можно также создать в новой подпапке, указав путь к папке и добавив в его конец имя новой подпапки. Новая папка, созданная по электронной почте, может быть предоставлена в общий доступ только пользователям, имеющим доступ к ее родительской папке; если у нее нет родительской папки, значит, это личная папка. Создание папки на основе сообщения электронной почты не означает автоматической передачи ее в общий доступ получателям сообщения.

Примечание: в именах папок учитывается регистр символов. Чтобы задачи попадали в нужную папку, убедитесь, что введенное имя папки в точности совпадает с именем папки, в которой должны создаваться задачи, передаваемые по электронной почте.

Изменение атрибутов задачи по электронной почте

Интеграция электронной почты позволяет не только создавать задачи, но также изменять и добавлять по электронной почте различные атрибуты задач:

• Назначение задачи
• Предоставление доступа к задаче
• Прикрепление файлов
• Планирование задачи
• Обновление и добавление статуса задачи
• Изменение степени важности задачи

Обратите внимание: 1) изменить поле описания задачи по электронной почте невозможно; 2) электронные сообщения без указания темы не приводят к обновлению задачи.

Назначение задачи по электронной почте

Чтобы назначить задачу конкретным пользователям, просто укажите их адреса электронной почты в поле «Кому».

Чтобы переназначить задачу, включите в поле «Кому» адрес электронной почты нового исполнителя и добавьте «FW:» в начало строки темы.

Предоставление доступа к задаче

Задача, созданная по электронной почте, становится доступной получателям этого электронного сообщения, а также всем пользователям, уже имеющим доступ к папке, в которую добавлена задача. Если задача добавляется в существующую папку Wrike, пользователи, подписанные на эту папку, получат уведомление о новой задаче.

Доступ к задаче можно открыть другим участникам аккаунта Wrike, добавив их адреса электронной почты в поле «Копия».

Если у получателей электронного сообщения есть доступ к папке, в которую добавлена задача, эта задача автоматически становится для них доступна. Но можно и не давать общий доступ другим получателям сообщения (которые еще не имеют доступа к папке). Для этого нужно указать их адреса электронной почты в поле «СК» сообщения.

Добавление вложений

Если добавить в электронное сообщение файлы или изображения, они появятся в списке прикрепленных к задаче файлов в Wrike.

настройками профиля и определена как находящаяся в очереди или запланированная на сегодня. Даже если в настройках выбрано создание задач по умолчанию как однодневных задач, можно планировать задачи, находящиеся в очереди, добавляя [backlogged] в строку темы.

Задачу можно также запланировать на определенные дни, добавив в строку темы начальную дату и срок выполнения. Начальную и конечную даты следует вводить в формате ММ/ДД (или ДД/ММ, в зависимости от ваших настроек формата дат) и заключать в квадратные скобки: [ММ/ДД-ММ/ДД]. Задачи автоматически планируются на текущий год, но можно их запланировать и на будущий год. Для этого следует использовать формат [ММ/ДД/ГГ-ММ/ДД/ГГ] или [ДД/ММ/ГГГГ-ДД/ММ/ГГГГ], в зависимости от ваших настроек формата дат.

Чтобы перенести задачу, убедитесь, что в строке темы электронного сообщения содержится «RE:», и укажите начальную и конечную даты задачи в формате [ММ/ДД-ММ/ДД] (или ДД/ММ, если в вашем аккаунте определен другой формат дат).

Обратите внимание: при выборе варианта «Однодневная задача на сегодня» в разделе «Тип задач» на вкладке «Адреса электронной почты» задачи, созданные на основе электронного сообщения, автоматически назначаются отправителю.

Статус задачи

Если для задачи, отправляемой по электронной почте, статус не указан, она по умолчанию создается в активном статусе. В аккаунтах с подписками Business и Enterprise задаче, статус которой не указан (и которая создается в папке с настраиваемым рабочим процессом), назначается первый активный статус из этого рабочего процесса.

Чтобы установить или изменить статус задачи, просто добавьте нужный статус (в квадратных скобках) в строку темы сообщения электронной почты. Если требуется использовать настраиваемый статус, добавьте «CS:» перед именем статуса. Например, [CS:Новое]. Примечание: статусы, используемые по умолчанию*, вводятся без учета регистра символов, а настраиваемые статусы — обязательно с учетом регистра. Если добавить по электронной почте статус задачи «Завершено» («completed»), задача автоматически помечается в Wrike как завершенная.

*Для аккаунтов, созданных до 20 декабря 2016 года, есть следующие статусы по умолчанию: Активно, Выполнено, Отложено и Отменено. Для аккаунтов, созданных после этой даты, есть следующие статусы по умолчанию: Новое, В работе, В ожидании, Выполнено и Отменено)

Важность задачи

Задачам, создаваемым по электронной почте, присваивается в Wrike уровень важности, соответствующий приоритету электронного сообщения, поэтому для изменения степени важности задачи достаточно изменить приоритет сообщения.

Отправка комментария к существующей задаче по электронной почте

Комментарий к существующей задаче можно отправить несколькими способами:

1. Если по электронной почте было получено уведомление о задаче, достаточно ответить на это уведомление, сохранив в списке получателей адрес wrike@wrike.com (или wrike+taskID@wrike.com). Инструмент Wrike Intelligent Email Engine™ удаляет подписи и повторяющийся текст, добавляя только ваше сообщение в виде комментария.
2. Если вы хотите переслать какое-либо сообщение электронной почты в задачу и добавить его содержимое в виде комментария, отправьте его на адрес wrike@wrike.com и введите префикс Re: [имя папки] название задачи в строке темы 1. Получив сообщение с префиксом «Re:» в строке темы, Wrike ищет задачу по названию и добавляет комментарий из текста сообщения в Ленту новостей задачи. Если в указанной папке будет обнаружено несколько задач с заданным именем, вы будете уведомлены по электронной почте о данном конфликте. Если задачу не удастся найти в указанной папке, Wrike попытается найти ее в вашем рабочем пространстве.
3. Другой способ добавления комментария в существующую задачу заключается в отправке сообщения по уникальному адресу электронной почты задачи 2. В этом случае Wrike ищет задачу по ее идентификатору, т. е. указывать точный путь к папке в строке темы необязательно. Однако строка темы не должна быть пустой, в противном случае к задаче невозможно будет добавить комментарий.

Дополнительные возможности

Отправка задачи по электронной почте в подпапку

Задачу можно отправить по электронной почте не только в папку, но и в определенную подпапку. Если имеется несколько подпапок с одинаковым именем, укажите полный путь к подпапке, чтобы задача попала в нужное место. Составляя путь к папке, укажите все родительские папки, разделяя их знаками косой черты («/»), и заключите весь путь в квадратные скобки.

Отправка задачи по электронной почте в несколько папок

Для этого необходимо указать через запятую имена всех папок, в которые следует добавить задачу, заключив весь список папок в квадратные скобки. Если статус не указан, будет использован рабочий процесс задачи из первой папки в списке.

Создание задачи-вехи

Укажите только срок выполнения, без начальной даты: [ММ/ДД].

Упоминание коллеги в комментарии по электронной почте

В большинстве случаев при отправке комментария в Wrike по электронной почте функция @упоминания не действует. Однако если кто-либо @упомянул вас, и вы ответили по электронной почте, ваш ответ будет размещен в Wrike в виде комментария, а @упомянувший вас пользователь будет автоматически @упомянут в вашем комментарии.