Все статьи

Шаг 2. Настройка рабочего пространства

Изменение настроек профиля

Индивидуальная настройка и периодическое обновление профиля привнесут личную нотку в деловое общение.
Настройте 3 параметра для изменения внешнего вида своего рабочего пространства:

  1. Настройте профиль под себя: загрузите аватар, укажите должность, название компании и другую информацию. Актуальность информации очень важна для командной работы.
  2. Выберите тему рабочего пространства. Черную, белую, с леопардовой раскраской или в стиле «сафари» – Wrike можно подстроить под любые предпочтения. Выбранная тема применяется только к вашему личному рабочему пространству.
  3. Проверьте настройки уведомлений. По умолчанию включены все почтовые уведомления и оповещения о продуктах. Если вам нужно отслеживать только отдельные изменения, вы можете изменить настройку почтовых уведомлений. Если вы знакомитесь с работой в Wrike, рекомендуем пока оставить параметры по умолчанию. Через пару недель вы можете вернуться к настройке уведомлений.

Базовое администрирование аккаунта

Обновите настройки аккаунта, которые влияют на все рабочие пространства вашей команды:

  1. Загрузите логотип вашей компании для брендированного рабочего пространства и почтовых уведомлений.
  2. Внесите национальные праздничные дни в вашей стране в график работы команды по умолчанию.

Организация работы с помощью пространств и папок

Настройка пространств

Пространства – это хранилища всех рабочих объектов, связанных с одной темой. По умолчанию в вашем аккаунте есть общее пространство вашей команды, доступ к которому имеют все участники аккаунта, и ваше личное пространство, закрытое от других участников.

Для начала воспользуйтесь следующим практическим правилом настройки пространства. Вы в любой момент можете изменить его структуру для соответствия командным процессам:

  1. Небольшие команды могут управлять всеми проектами в командном пространстве.
  2. Если у вас несколько команд, создайте пространство для каждой из них (например: маркетинг, дизайн, кадры, ИТ).
  3. Если работа организована по клиентам, создайте для каждого из них отдельное пространство.
  4. Если у вас десятки клиентов, сгруппируйте их по регионам, размеру или степени важности и создайте пространство для каждой из групп.

Spaces.png

Настройка структуры папок

Папки помогают классифицировать задачи и проекты в пространствах по регионам, типу работу, спринту и т. д. Папки также можно использовать как теги для быстрого доступа к задачам и проектам, поскольку одну задачу можно разместить сразу в нескольких папках. Названиям папок можно присваивать собственные цвета, чтобы теги отличались визуально.

Tags.png

Подсказка от Wrike. Настоятельно рекомендуем добавить следующие папки в свой аккаунт:

Папка «Архив»: для хранения выполненных и устаревших рабочих объектов. Подробнее
Папка «База знаний»: наполните ее задачами с правилами использования Wrike и ответами на часто задаваемые вопросы, которые могу возникнуть у вашей команды. Подробнее
Папка «Шаблоны»: добавляйте в нее шаблоны папок и проектов. Создайте подпапку для хранения отдельных шаблонов задач. Если у вас план подписки Business или выше, рекомендуем включить функцию «Прототипы» на странице Wrike Labs. Прототипы — новый раздел (новая ветвь) в Wrike, в котором вы можете создавать и настраивать проекты и задачи, не прерывая текущую работу.

Запуск новых проектов

Выпускаете вы новый продукт, пишете электронную книгу или готовитесь к конференции – в любом случае вы ведете проект. Проекты используются для управления группой задач, являющихся частью более общей цели с одним сроком выполнения. Предлагаем пошаговое руководство по запуску нового проекта с нуля:

  1. Создать проект, нажав на значок «+». Указать название проекта, сроки выполнения и владельца проекта, выбрать режим просмотра по умолчанию для ваших задач (список, доска, таблица или диаграмма Ганта).
  2. Наполнить его задачами. Задачи – это указания к действиям, которые требуется выполнить для достижения цели проекта.
  3. Назначить задачи пользователям. В идеале задачи должны быть небольшими, чтобы их смог выполнить один человек. В противном случае постарайтесь разбить их на подзадачи и назначить исполнителям.
  4. Определить даты выполнения отдельно для каждой задачи или с помощью функции массового изменения.
  5. Перейти в режим диаграммы Ганта для удобной визуализации графика. Убедиться в установке правильной продолжительности каждой задачи и при необходимости изменить сроки задач.
  6. Установить зависимости. Зависимости помогают понимать взаимосвязи между задачами. Если вы перенесли срок задачи с зависимостями, сроки всех зависимых задач также будут автоматически перенесены. После выполнения одной задачи исполнитель зависимой от нее задачи получает уведомление о том, что он может приступить к работе.
  7. Преобразовать ключевые задачи в вехи. Вехи используются как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения в проекте. При изменении сроков зависимых задач в диаграмме Ганта даты наступления вех автоматически не меняются.
  8. При частом взаимодействии с повторяющимися проектами вы можете сохранить шаблон и дублировать его для будущих проектов.

Есть несколько способов отслеживания хода выполнения проектов:

  1. Ознакомление с приоритетами проекта на панели задач проекта.
  2. Использование встроенной функции отслеживания хода выполнения проекта, которая автоматически высчитывает, на каком этапе находится проект, с учетом выбранных метрических показателей и обновлений в режиме реального времени. (Доступно для аккаунтов с планом подписки Business или выше.)
  3. Создание отчета о статусах проекта для быстрой проверки хода выполнения всех проектов в вашей команде или компании. (Доступно для аккаунтов с планом подписки Business или выше.)

По завершении работы над проектом отметьте его как выполненный и переместите в соответствующую папку «Архив».

Дополнительная информация

Курсы Wrike Discover:

Ознакомительные вебинары:

Публикации в сообществе:

  • Пространства или проекты?
Вверх

Похожие статьи