Os usuários comuns em contas com revisão e aprovações de arquivos podem atribuir usuários convidados para analisar arquivos.
Visão geral
Convide seus clientes que não têm uma conta do Wrike para analisar arquivos anexados a tarefas, pastas e projetos. Eles podem comentar sobre arquivos, dar sua decisão e até mesmo receber respostas referentes a seus comentários do Wrike, por e-mail.
Informações importantes
- Os usuários convidados podem ver apenas arquivos de análises atribuídas a eles. Eles não têm acesso aos seus dados do Wrike (tarefas, pastas e projetos).
- Você pode trabalhar com comentários de revisão adicionados por usuários convidados da mesma forma que trabalha com comentários de revisão normais.
- Você pode convidar um número ilimitado de usuários convidados para análise, mas há um limite por hora por conta de 400 convites.
- Você deve ter uma função de acesso "Total" em um projeto/pasta em que a tarefa está localizada, para convidar os revisores convidados.
- Por padrão, a análise de convidados está desativada nas contas criadas antes de 15 de novembro de 2018. Os administradores de conta podem ativar o recurso na seção Gerenciamento de conta.
Tipos de arquivo compatíveis
As análises de convidados funcionam com os mesmos tipos de arquivo das análises regulares:
- Todos os arquivos carregados a partir do armazenamento local.
- Vídeos do YouTube públicos ou não listados.
Arquivos salvos nos serviços de armazenamento em nuvem (exceto vídeos do YouTube públicos/não listados) não são suportados.
Convidar usuários convidados para analisar arquivos
- Abra um projeto, tarefa ou pasta com anexos. Se você não vir o arquivo que deseja adicionar à análise, clique em "Mostrar todos os arquivos".
- Marque a caixa ao lado de todos os arquivos que deseja adicionar à análise.
- Clique em "Iniciar análise de convidado”.
- Um menu pop-up é aberto, no qual você precisará inserir:
- O endereço de e-mail do usuário convidado (obrigatório).
- O nome do usuário convidado (opcional: se especificado, esse nome aparecerá na lista de revisores em vez de um endereço de e-mail).
- Clique em "+Adicionar próximo convidado" para convidar um usuário convidado adicional.
- Aplique as configurações avançadas dos revisores convidados (opcional):
- Insira uma mensagem, que fará parte do e-mail que o usuário convidado receberá no convite de análise (opcional).
- Marque a caixa "Baixar o arquivo” para permitir que os usuários convidados baixem arquivos.
- Marque a caixa "Mostrar comentários internos" para tornar todos os comentários disponíveis ao usuário convidado. Se a caixa estiver desmarcada, os usuários convidados poderão ver apenas os comentários dos usuários convidados e as respostas referentes a eles.
- Marque a caixa "Ver todas as versões do arquivo" para permitir que o usuário convidado veja todas as versões dos arquivos em análise; desmarque-a para permitir que ele veja apenas a versão mais recente.
- Selecione por quanto tempo o usuário convidado deve ter acesso aos arquivos em análise. Você pode escolher um dos valores predefinidos ou definir uma data personalizada. Por padrão, o acesso expira 30 dias após a análise ser atribuída.
- Defina uma senha para adicionar uma camada extra de proteção. A senha deve ter pelo menos quatro caracteres.
- Para remover um dos usuários convidados, passe o cursor sobre seu nome e clique no X exibido.
- Clique em "Convidar".
No convite:
- Um e-mail é enviado ao endereço de e-mail especificado na etapa 5. Nesse e-mail, um revisor convidado pode aceitar ou rejeitar o convite. Se quiser rejeitar o convite, ele será redirecionado para uma página de confirmação adicional.
- Uma nota sobre convidar um usuário convidado para realizar análise aparece no fluxo de atividades.
- Um avatar genérico do usuário convidado aparece na seção "Revisores convidados" de um painel de análise.
- Você pode definir uma data de vencimento para a análise de convidado. Observe que se este arquivo for adicionado a uma aprovação dentro do mesmo projeto, tarefa ou pasta e a aprovação tiver uma data de vencimento, você não conseguirá definir uma data de vencimento diferente para a análise de convidado.
Você receberá uma notificação na caixa de entrada quando o usuário convidado aceitar ou rejeitar o convite. Se ele aceitar, uma nota será adicionada também ao fluxo de atividades sempre que ele adicionar um comentário a um arquivo ou tomar sua decisão.
🔥Dica do Wrike! Se você proteger por senha uma análise, recomendamos enviar a senha usando um canal de comunicação diferente (por exemplo, por meio de um aplicativo de troca de mensagens ou por mensagens de texto). Não a inclua em uma mensagem pessoal na etapa 5. Isso ajudará a proteger os seus dados.
Editar configurações de usuários convidados
- Abra o projeto, tarefa, ou pasta necessária contendo um arquivo.
- Clique no avatar do usuário convidado no painel de análise.
- Clique em "Editar convite" ou "Enviar novo convite", dependendo de um usuário convidado ter aceito ou não o convite.
- Na janela pop-up exibida, você pode:
- Alterar o nome de um usuário convidado
- Reenviar o convite
- Editar configurações adicionais das análises de convidados.
- Clique em "Salvar".
Revogar acesso a arquivos
Os usuários comuns em um projeto, tarefa ou pasta com arquivos podem remover os usuários convidados da análise.
Remova um usuário convidado da lista de revisores para revogar seu acesso aos arquivos em análise. Para fazer isso:
- Abra o projeto, tarefa ou pasta com um arquivo.
- Passe o cursor sobre o avatar de um usuário convidado no painel de análise. Você pode clicar no avatar para ver o endereço de e-mail e o nome de um usuário convidado (caso isso tenha sido especificado).
- Clique no "x" exibido.
- Clique em "Remover" para confirmar sua decisão.
O usuário convidado não tem mais acesso aos arquivos.
Para remover todos os usuários convidados de uma só vez e revogar o acesso a arquivos, clique no botão “Cancelar análise de convidado”.
Configurações de segurança de análise de convidados
Os administradores em contas com o Wrike Proof podem desativar as análises de convidados. Os administradores de contas Enterprise podem aplicar restrições adicionais às análises de convidados.
Ativar ou desativar análises de convidados
- Clique na sua imagem de perfil no canto superior direito do espaço de trabalho.
- Selecione "Gerenciamento de contas".
- Alterne para a:
- Guia Segurança (se você estiver em uma conta Enterprise)
- Guia Configurações (se você estiver em qualquer outro tipo de conta)
- Role até a seção "Política de compartilhamento externo".
- Marque a caixa ao lado de "Convidar revisores convidados" para ativar as análises de convidados na conta. Desmarque esta caixa para desativar as análises de convidados.
- Clique em "Salvar alterações".
Configurações de segurança avançadas
Além da capacidade de proibir o convite de revisores convidados, os administradores de contas Enterprise podem ativar análises de convidados, mas aplicar restrições granulares para:
- Tornar obrigatória a proteção por senha das análises de convidados.
- Proibir os revisores convidados de baixar arquivos.
- Restringir a visibilidade as versões de arquivo.
- Ocultar os comentários dos usuários da conta dos revisores de convidados.
Para aplicar restrições:
- Clique na sua imagem de perfil no canto superior direito do espaço de trabalho.
- Selecione "Gerenciamento de contas".
- Passe para a guia "Segurança".
- Marque as caixas ao lado das restrições que desejar aplicar.
- Clique em "Salvar alterações".
Mais informações