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ステップ 1：Wrike の基本を学ぶ

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Wrike の概要と利用するメリット

Wrike（ライク）は、チームのコラボレーションを支え、仕事の生産性を高めるオンラインのワークマネジメントツールです。

Wrike を使用すると、チーム内の業務管理や進捗管理をより効率的に実行できます：

  • 受注した作業を合理化し、計画を構築する。
  • チームのリソースを管理し、複数プロジェクトのワークフローを簡単に自動化する。
  • 数回クリックするだけで作業の進歩状況を確認し、業績評価指標 (KPI) を報告する。
  • チームの効率性を最大化する優れた意思決定を行う。

このビデオでは、Wrikeのナビゲーションと主要機能の概要を簡単にご紹介します。


Wrike の基本となる 4 つの構成要素

スペース、フォルダー、プロジェクト、タスク：この 4 つが Wrike の基本となる構成要素です。 これらの単位を活用して仕事を効果的に整理することで、抜け漏れなく各業務の進捗を管理したり、同僚とのコラボレーションでも業務の位置付けや背景情報を明確にできます。 Wrike で仕事を効果的に整理する方法について詳しくは、こちらのベストプラクティス資料（英語版）をご覧ください。

タスク、フォルダー、プロジェクト、スペースの役割

項目 主な用途と特徴
タスク
  • Wrike では一つ一つの業務を「タスク」として管理します。
  • タスクのコメント欄を利用してコミュニケーションを行ったり、タスクの説明欄に作業指示や会話の内容を記入・編集していくことができます。
プロジェクト
  • 一つの目標を達成するために複数のタスクが必要になる場合、プロジェクトを使用してタスクをまとめることができます。
  • プロジェクトには、フォルダーと異なり、ステータスや期日、オーナーなどを設定できる点が特徴です。
フォルダー
  • フォルダーを「入れ物」にしてタスクを整理・分類することで、タスクが迷子になることを防げます。
  • また、一つのタスクを複数のフォルダーに所属させることができるので、フォルダーは「タグ付け」にも利用できます。
スペース
  • スペースは、その下に多数のプロジェクトやフォルダーを含めることができる、Wrike 内で最大の「入れ物」です。
  • アカウントの管理者が、部門別やクライアント別にスペースを作成することで、仕事をすっきりと整理することができます。
  • スペースのブックマーク機能を活用し、チームがよく参照する情報にアクセスしやすくできます。


Wrike でのタスクの表示形式と切り替え

Wrike ではタスクの一覧を表示する際に、複数のビュー（表示形式）を利用できます。リスト、テーブル、ボード、ガントチャートなどのビューを切り替えることで、自分が今必要としている情報をすばやく確認できます。 フォルダーやプロジェクト、スペースをクリックすると、画面の上部に「リスト」「ボード」などのメニューが表示され、ビューを切り替えることができます。
いくつかのビューの特徴を紹介すると、リストビューではタスクを優先順位順やタイトル順などのリスト形式で表示できます。ボードビューでは、タスクをかんばん方式で表示してマウス操作で移動でき、テーブルビューでは使い慣れたスプレッドシート形式で表示できます。ガントチャートは、タスクのスケジュールや前後関係を一目で把握できる表示形式です。 こうしたビューの切り替えで、同じタスクの一覧を別の角度から眺められる点を、多くのユーザーの方から便利に感じていただいています。

フィルターは、一覧に表示するタスクを絞り込むために使用する機能です。 デフォルトでは、ステータスが有効なタスクのみが表示されますが、いつでもフィルターの設定を変更できます。 たとえば、完了したタスクのみを表示する、特定のユーザーが担当しているタスクのみを表示する、今週に予定されているタスクのみを表示するようにフィルターの条件を変更できます。 複数の絞り込み条件を組み合わせ、さらにそのフィルター設定をプリセットとして保存することで、自分が求めている情報を正確かつ簡単に呼び出すことができるようになります。 また、フォルダーやプロジェクトに含まれているはずのタスクが表示されないときには、フィルターの条件を確認したり、すべてのタスクを表示するようにフィルターの条件を変更してみてください。

それぞれのビューの活用方法については、こちらのリンク先（英語ページ）でも詳しく紹介しています。

Views.png

ビュー（表示形式） 使用目的
リストビュー
  • タスク、フォルダー、プロジェクトをリスト形式で表示する。
  • 個別のタスク、フォルダー、プロジェクトを選択し、その詳細を別画面で開いて確認する。
  • タスクを一括編集する。
ボードビュー
  • かんばん方式でのタスク管理のように、ステータス別にタスクを並べる。
  • タスクのステータスをドラッグ＆ドロップ操作で変更する。
  • タスクの添付ファイルのサムネイルをカード形式で表示する。
テーブルビュー
  • 使い慣れたスプレッドシート形式で、タスクのさまざまなデータを一覧表示し、全体像を効率的に把握する。
  • カスタムフィールドを追加、編集、削除して、予算、KPI、作業量などの指標データをトラッキングする。
ガントチャート
  • プロジェクトのスケジュールを視覚的に把握する。
  • ドラッグ＆ドロップ操作でタスクのスケジュールを変更する。
  • マイルストーンやタスク間の依存関係を作成する。
  • プロジェクトの進捗のスナップショットを作成し、Wrike 外のユーザーを含めて URL で共有する。
ファイルビュー
  • スペース、フォルダー、プロジェクト内のタスクに添付されたすべてのファイルの概要を把握する。
  • ファイルを並べ替えたり、フィルタリングして目的のファイルを見つける。
  • ファイルを開く、またはダウンロードする。
ストリームビュー
  • 選択したスペース、プロジェクト、フォルダーに含まれるタスクおよびサブタスクに関連する更新内容（新規コメント、担当者の変更、スケジュール変更など）を時系列に沿って確認する。


Wrike の主な機能と操作

機能・操作 主な用途
受信トレイ タスクの担当者として他のユーザーからの指名や、自分に@メンションされたコメント、Wrike 内の新しい項目へのアクセスに関する通知などを時系列で把握する
ダッシュボード ウィジェットを組み合わせて作成したダッシュボードで、作業の進捗を確認・管理する
共有 他のユーザーが対象の項目（タスク、プロジェクト、フォルダー、スペースなど）にアクセスすることを可能にする
フォロー タスクの更新内容に関する通知を受け取るようにする
担当者の指名 タスクの進行と完了に責任を持つ担当者を指名する。タスクまたはプロジェクトの担当者として別のユーザーを指名すると、そのユーザーと対象のタスク/プロジェクトが共有されます。また自動的に、そのユーザーは対象のタスク/プロジェクトをフォローしている状態になり、更新の通知を受け取るようになります。
Business プランまたは Enterprise プランで利用可能な機能
リクエストフォーム 柔軟にカスタマイズ可能なフォームを利用して、タスクの依頼や問い合わせ、申請を受け取る。フォームは、URL を利用して社外のメンバーや Wrike を利用していないメンバーにも共有できます。
レポート プロジェクトの成果やチームのパフォーマンスを分析する
カスタムワークフロー タスクに設定するステータスをカスタマイズし、自社の業務プロセスに合わせたワークフローを作成する
カスタムフィールド 予算、KPI、作業量のような重要な指標データを入力・トラッキングする
カレンダー タスクやプロジェクトのスケジュールをカレンダー形式で視覚的に把握する
タイムトラッキング ストップウォッチ機能も利用して、タスクでの作業時間を計測し、自動で集計する


その他の参考資料

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