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ステップ 1： Wrike を使い始める

Wrike の概要と利用するメリット

Wrike（ライク）は、チームのコラボレーションを支え、仕事の生産性を高めるオンラインのワークマネジメントツールです。

Wrike を使用すると、自分の仕事をより効率的に管理できます：

  • 「今どの仕事を進めるべきか」が明確になるので、最も重要な業務に集中できる。
  • タスクにファイルを添付したり、タスクのコメント欄で会話ができるので、仕事に紐付くやりとりを Wrike ひとつに集約できる。
  • メールの往復や打ち合わせ・会議に費やす時間を大幅に短縮できる。

次の 3 分弱の字幕付き動画では、Wrike の基本的な操作画面と主要機能の概要を紹介しています。

Wrike の基本となる 4 つの構成要素

タスク、フォルダー、プロジェクト、スペース：この 4 つが Wrike の基本となる構成要素です。

  • タスク：Wrike では一つ一つの業務を「タスク」として管理します。タスクのコメント欄を利用してコミュニケーションを行ったり、タスクの説明欄に作業指示や会話の内容を記入・編集していくことができます。
  • プロジェクト：一つの目標を達成するために複数のタスクが必要になる場合、プロジェクトを使用してタスクをまとめることができます。プロジェクトには、フォルダーと異なり、ステータスや期日、オーナーなどを設定できる点が特徴です。
  • フォルダー：フォルダーを「入れ物」にしてタスクを整理・分類することで、タスクが迷子になることを防げます。また、一つのタスクを複数のフォルダーに所属させることができるので、フォルダーは「タグ付け」にも利用できます。
  • スペース：スペースは、その下に多数のプロジェクトやフォルダーを含めることができる、Wrike 内で最大の「入れ物」です。アカウントの管理者が、部門別やクライアント別にスペースを作成することで、仕事をすっきりと整理することができます。

Wrike でのタスクの表示形式と切り替え

Wrike ではタスクの一覧を表示する際に、複数のビュー（表示形式）を利用できます。リスト、テーブル、ボード、ストリーム、ファイル、ガントチャートなどのビューを切り替えることで、自分が今必要としている情報をすばやく確認できます。 フォルダーやプロジェクト、スペースをクリックすると、画面の上部に「リスト」「ボード」などのメニューが表示され、ビューを切り替えることができます。

いくつかのビューの特徴を紹介すると、リストビューではタスクを優先順位順やタイトル順などのリスト形式で表示できます。ボードビューでは、タスクをかんばん方式で表示してマウス操作で移動でき、テーブルビューでは使い慣れたスプレッドシート形式で表示できます。ガントチャートは、タスクのスケジュールや前後関係を一目で把握できる表示形式です。 こうしたビューの切り替えで、同じタスクの一覧を別の角度から眺められる点を、多くのユーザーの方から便利に感じていただいています。 それぞれのビューの活用方法については、こちらのリンク先（英語ページ）でも詳しく紹介しています。

Views.png

Wrike 内での「共有」という操作とフィルターの活用

Wrike で各ユーザーに表示されるタスクやプロジェクトなどの範囲は、ユーザーごとに異なる場合があります。 これには、Wrike 内での「共有」という操作・仕組みが関わっています。 Wrike 内では、対象の項目があなたと共有されていない場合、この項目はあなたに対して表示されず、アクセスすることもできません。 反対に、対象の項目が共有されると、この項目はあなたの作業スペースに表示され、内容を確認したり検索でも見つけることができるようになります。 共有の仕組みについて詳しくは、リンク先のページをご覧ください。

Share_Task.png

対象の項目が「共有されている」だけでその項目へのアクセスが可能ですが、項目をフォローしている状態だと、その項目での内容の更新に関する通知を受信できます。 フォローは手動で行うこともできますが、タスク内のコメント欄で@メンションされたりタスクの担当者に指名されると、そのタスクを自動的にフォローします。

Follow_Project.png

フィルターは、一覧に表示するタスクを絞り込むために使用する機能です。 デフォルトでは、ステータスが有効なタスクのみが表示されますが、いつでもフィルターの設定を変更できます。 たとえば、完了したタスクのみを表示する、特定のユーザーが担当しているタスクのみを表示する、今週に予定されているタスクのみを表示するようにフィルターの条件を変更できます。 複数の絞り込み条件を組み合わせ、さらにそのフィルター設定をプリセットとして保存することで、自分が求めている情報を正確かつ簡単に呼び出すことができるようになります。 また、フォルダーやプロジェクトに含まれているはずのタスクが表示されないときには、フィルターの条件を確認したり、すべてのタスクを表示するようにフィルターの条件を変更してみてください。

Filters.png

自分のプロフィール情報の設定

プロフィール情報をきちんと入力し、更新があれば最新の情報に変更することで、オンラインでのコラボレーションをよりスムーズに行うことができます。
また、作業スペースの外観や通知設定を好みに応じてカスタマイズすることで、Wrike をより快適にお使いいただけます。

  1. プロフィールのカスタマイズ：プロフィール写真をアップロードし、役職、会社名、その他の情報を入力してください。 オンラインのチームコラボレーションでは、こうしたプロフィール情報の共有が大きな意味を持ちます。
  2. 作業スペースのテーマ（外観）の選択： 作業スペースの色合いなどを豊富なテーマから選択し、自分好みの外観で Wrike を利用できます。 選択したテーマは、あなたにのみ表示され、その他のメンバーには影響を与えません。
  3. 通知設定の確認： 初期設定では、情報の見落としがないように、メール通知と製品内での通知がすべての対象項目についてオンになっています。 設定を編集することで、必要な項目だけに通知を絞り込むことが可能です。 Wrike を初めてご使用になる場合は、まずは初期設定のままで数週間お使い頂き、その後の必要に応じて通知の設定を調整されることをお勧めします。

Profile.png

その他の参考資料

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