全Wrikeアカウントのライセンスタイプはすべてメールを利用した連携を使用できます。 フォルダー許可が制限されているコラボレーターおよびユーザーは、新規タスクを作成したり、タスクの詳細を編集することができません。
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特許取得済のWrikeのメールを利用した連携エンジンを利用して、メールから直接Wrikeのタスクに取り組むことができます。 タスクやフォルダーの作成、コメントの追加やタスクの状況の更新、タスクの期限設定など、様々な作業が可能です。
重要な行動項目をWrikeにタスクとして送信すると、あなたおよびあなたのチームは一丸となってタスクに容易に取り組み、すべてを常に1箇所にまとめることができます。 タスクがWrikeに入ると、通知を受信することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握できます。
WrikeにEメールを送信する前に、メールを利用した連携の設定を確認することが重要です。
メールを利用した連携を調整する:
連携設定は、1度に1つのアカウントに対してしか設定できないことに注意してください。 複数アカウントのメンバーである場合、まず、連携設定を編集したいアカウントを指定する必要があります:
設定が現在1つのアカウントに適用されていて、それを別のアカウントに適用する場合は、最初に統合アカウントから設定を削除する必要があります。その手順:
タスクをEメールで作成するのは簡単です、次のステップを実行するだけです:
送信をクリックすると、タスクがWrikeに追加されます!
タスクをEメールを介して作成している場合、そのタスクを既存のフォルダーに追加したり、新規フォルダーに追加することができます。
既存のフォルダーにタスクを追加する方法: フォルダー名 (角括弧内) を件名に追加します。 同じ名前のフォルダーやサブフォルダーが幾つかある場合、フォルダーパスを指定してタスクを正しいフォルダーに配置します。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーをすべてリストに入れて、それぞれをスラッシュで分離し、リストの周りに括弧を含めます。 例: [marketing/events/conferences]
フォルダーの一意のメールアドレスを使用してタスクをそのフォルダーに直接送信することもできます。
タスクを新規フォルダーに追加する:新規フォルダー名 (角括弧内) を件名に追加します。 フォルダーがまだ存在しない場合、Wrikeは新規フォルダーを作成し、タスクをそのフォルダーに追加します。 wrike@wrike.comのアドレスにEメールを送る場合、「共有アイテム」セクションに新規フォルダーが作成されます。 フォルダーパスを指定し、新規サブフォルダー名をそのパスの最後に追加することで、新規サブフォルダーにタスクを作成することもできます。 Eメールを介して作成される新規フォルダーは、その親フォルダーにアクセスする人とのみ共有されます。親フォルダーがない場合は、そのフォルダーはプライベートです。 Eメールを介して作成したフォルダーは、Eメール受信者と自動共有されません。
注記フォルダー名には大文字小文字の区別があります。 タスクが正しいフォルダーに確実に追加されるように、入力するフォルダー名が、Eメールを介したタスクを作成するフォルダー名に完全に一致していることを確認してください。
メールを利用した連携により、タスクの作成に留まらず、次に示す様々なタスク詳細の編集や追加をEメールから実行できます:
注記:1) タスクの説明フィールドはEメールを介して更新できません 2) 件名が空白のEメールはタスクの更新を開始できません。
タスクを特定のユーザーに指名する場合メールアドレスを「To」フィールドに含めるだけです。
タスクを再割り当てする場合、新規担当者のメールアドレスを「To」フィールドに含めて、「FW:」を件名の最初に追加します。
Eメールを介してタスクを作成すると、そのタスクはEメール受信者およびタスクが追加されているフォルダーで既に共有している人と共有されます。 タスクが既存のWrikeフォルダーに追加されると、フォルダーをフォローするユーザーは新たに作成されたタスクに関する通知を受信します。
タスクをWrikeアカウントの別のチームメンバーと共有するには、彼らのEメールアドレスを「CC:」フィールドに追加します。
ファイルや画像の添付をEメールに含めると、それらはWrikeのタスクの添付ファイルリストに表示されます。
Eメールの件名に日付を追加しない場合、タスクはプロフィール設定に従って処理され、バックログとして、または本日付けで計画済として設定されます。 初期設定で1日のタスクを作成するよう設定されている場合、バックログタスクのスケジュールについては [backlogged] を件名に追加することで作成できます。
特定の日付のタスクのスケジュールも、開始日および期限をEメールの件名に追加することで作成できます。 開始日時および終了日時を必ずMM/DD形式 (または日付形式設定に応じてDD/MM) で設定し、日付を括弧で囲みます: [MM/DD-MM/DD]。 タスクは現在の年度で自動的にスケジュール作成されますが、次年度のタスクのスケジュールも作成可能です。 そのためには、次の形式を使用します: 日付形式設定に応じて[MM/DD/YY-MM/DD/YY] または [DD/MM/YYYY-DD/MM/YYYY])。
タスクのスケジュール変更を行う場合、Eメールの件名にRE:を必ず含めてから、次の形式を使用して開始日および期限を指定します: [MM/DD-MM/DD] (または別の日付形式をアカウントに設定している場合はDD/MM)。
注記 Wrikeプロフィールのメールアドレスタブの「タスクのタイプ」セクションからオプション「今日1日のタスクスケジュール」を選択すると、Eメールを介して作成したタスクが、それらの送信者に自動的に指名されます。
Eメールで送信されたタスクの状況を指定しない場合、それらは初期設定で有効として作成されます。 BusinessおよびEnterpriseユーザーの場合、タスクの状況が指定されない (およびタスクがカスタムワークフローにおいてフォルダーに作成される) と、タスクにはそのカスタムワークフローから最初の有効な状況が指名されます。
タスクの状況を変更または指定するには、必要な状況を (括弧内) Eメールの件名に追加します。 カスタム状況を使用するには、状況名を入力する前に「CS:」を含めます。 例:[CS:新規]。 初期設定の状況*では、大文字小文字は区別されませんが、カスタム状況では区別されます。 Eメールを介してタスク状況「完了済」を追加すると、Wrikeではそのタスクは完了済として自動的にマークされます。
*2016年12月20日以前に作成されたアカウントの場合、初期設定の状況は、完了、有効、延期、キャンセルです。 2016年12月20日以降に作成されたアカウントの場合、初期設定の状況は、新規、処理中、完了、待機中、キャンセルです。
Wrikeでは、Eメールを介して作成したタスクには、Eメールの優先度と同じ重要性が与えられます。そのためEメールの優先度を変更することでタスクの重要性を更新できます。
コメントを既存のタスクに送信する方法:
タスクをフォルダーにEメール送信するのと同様に、タスクをサブフォルダーにEメール送信できます。 同じ名前のサブフォルダーがいくつかある場合、フォルダーパスを設定してタスクを正しい場所に置きます。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーすべてをリストアップして、それらをスラッシュで分離し、括弧でそのリストを囲みます。
そのためには、タスクを含めたいフォルダー名すべてをリストアップし、フォルダー名をコンマで分離して、必ずフォルダーリストを角括弧で囲みます。 状況を指定しない場合、タスクのワークフローはリストの最初のフォルダーから取得されます。
開始日および期限を含めるのではなく、期限だけを指定します: [MM/DD]。
Eメールを介してコメントをWrikeに送信すると、ほとんどの場合@メンションは完了されません。 ただし、誰かがあなたに@メンションし、あなたがEメールで返信すると、その返信がWrikeのコメントとして掲載され、あなたに@メンションした人がコメントに自動的に@メンションされます。