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メールを利用した連携
全Wrikeアカウントのライセンスタイプはすべてメールを利用した連携を使用できます。 フォルダー許可が制限されているコラボレーターおよびユーザーは、新規タスクを作成したり、タスクの詳細を編集することができません。
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概要
特許取得済のWrikeのメールを利用した連携エンジンを利用して、メールから直接Wrikeのタスクに取り組むことができます。 タスクやフォルダーの作成、コメントの追加やタスクの状況の更新、タスクの期限設定など、様々な作業が可能です。
重要な行動項目をWrikeにタスクとして送信すると、あなたおよびあなたのチームは一丸となってタスクに容易に取り組み、すべてを常に１箇所にまとめることができます。 タスクがWrikeに入ると、通知を受信することで、プロジェクトの進捗状況を常に把握できます。
重要な情報
- Eメールを介してタスクを作成または編集するには、Wrikeアカウントに関連付けられているEメールからメッセージを送信する必要があります。
- 件名の冒頭に「RE:」および「FW:」を追加すると、既存のタスクを編集できます。
- メールを利用した連携により、時間当たり最大で２５０のタスクやコメントを作成します。
設定(開始前)
WrikeにEメールを送信する前に、メールを利用した連携の設定を確認することが重要です。
メールを利用した連携を調整する:
- 作業スペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
- ドロップダウンから「設定」を選択します。
- 左側のパネルで「メール設定」をクリックします。
- 「Eメール送信元」で調整しているメールアドレス設定をチェックします。
- 「タスクをフォルダーに作成」セクションのフォルダーを選択してタスクの作成先を指定します。
- 作成するタスクのタイプを選択します。
- 別のメールアドレスを追加して、複数のEメールからタスクを作成および更新することができます。
連携設定は、1度に1つのアカウントに対してしか設定できないことに注意してください。 複数アカウントのメンバーである場合、まず、連携設定を編集したいアカウントを指定する必要があります：
- 作業スペースの右上隅のプロフィール画像をクリックします。
- 表示しているアカウントを直ちに設定します。
- アカウントの変更が必要な場合、「別のアカウントに切り替える」にカーソルを合わせて、表示されるリストから必要なアカウントを選択します。
設定が現在1つのアカウントに適用されていて、それを別のアカウントに適用する場合は、最初に統合アカウントから設定を削除する必要があります。その手順：
- 連携がすでに設定されているアカウントのプロフィール設定を開きます。
- 連携が存在するメールアドレスにカーソルを合わせます。
- 右側に表示されるXアイコンをクリックします。
- 「変更を保存する」をクリックします。
タスクをＥメールを介して作成する
タスクをEメールで作成するのは簡単です、次のステップを実行するだけです：
- 件名にタスクのタイトルを入力します。(必須)
- 関連タスクの詳細を追加します。別のタスクの詳細を追加するはオプションです。 タスクの期限、または状況を指定しない場合、タスクは有効として作成され、Wrikeはデフォルトフォルダー、プロフィールに指定される日付パラメータを適用します。 タスクを作成するフォルダー/プロジェクトを指定しない場合、タスクはプロフィール設定で指定したフォルダー/プロジェクト/スペースに自動的に作成されます。
- 件名をフォーマットします。タスクのタイトルを含めるのとは別に、 件名を使用して次のいずれか、またはすべてを指定できます: タスクが作成されるフォルダー/サブフォルダー、タスクの状況、タスクの開始日および/または期限。 件名をフォーマットするには次を実行します: 情報を任意の順にリストに上げますが、フォルダーのタイトル、開始日/期限、タスクの状況を括弧内に必ず入れてください。例えば、次を入力できます: タスクのタイトル[フォルダのタイトル] [開始日-期限] [タスクの状況]。
- Ｅメール受信者を「To」フィールドに追加します。タスクは、Ｅメールが「To」フィールドにリストされているWrikeユーザーに指名されます。
- タスクをWrikeに送信します。 この作業については、異なるオプションが少しあります:
- 「wrike@wrike.com」 を「To」や「CC」フィールドに含めます。 「wrike@wrike.com」が唯一の受信者である場合、タスクはあなたに指名されます。
- タスクを同じフォルダーに頻繁にＥメール送信する場合、その一意のメールアドレス(wrike+intoFolderID@wrike.com)を連絡先ブックに追加できます。 次に、そのタスクをそのメールアドレスに直接Ｅメール送信できます。 この場合、フォルダーやプロジェクトの名前を件名に含める必要はありません(「RE」も件名にない場合)。 フォルダーのメールアドレスを見つけるには、「フォルダー情報」1に進み、「パーマリンク」2をクリックして、 「タスクをこのフォルダーに送信するEメール」の下にリストされているメールアドレスをコピーします。
送信をクリックすると、タスクがWrikeに追加されます！
タスクをEメールを介してフォルダーに追加する
タスクをEメールを介して作成している場合、そのタスクを既存のフォルダーに追加したり、新規フォルダーに追加することができます。
既存のフォルダーにタスクを追加する方法： フォルダー名 (角括弧内) を件名に追加します。 同じ名前のフォルダーやサブフォルダーが幾つかある場合、フォルダーパスを指定してタスクを正しいフォルダーに配置します。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーをすべてリストに入れて、それぞれをスラッシュで分離し、リストの周りに括弧を含めます。 例： [marketing/events/conferences]
フォルダーの一意のメールアドレスを使用してタスクをそのフォルダーに直接送信することもできます。
タスクを新規フォルダーに追加する:新規フォルダー名 (角括弧内) を件名に追加します。 フォルダーがまだ存在しない場合、Wrikeは新規フォルダーを作成し、タスクをそのフォルダーに追加します。 wrike@wrike.comのアドレスにEメールを送る場合、「共有アイテム」セクションに新規フォルダーが作成されます。 フォルダーパスを指定し、新規サブフォルダー名をそのパスの最後に追加することで、新規サブフォルダーにタスクを作成することもできます。 Eメールを介して作成される新規フォルダーは、その親フォルダーにアクセスする人とのみ共有されます。親フォルダーがない場合は、そのフォルダーはプライベートです。 Eメールを介して作成したフォルダーは、Eメール受信者と自動共有されません。
注記フォルダー名には大文字小文字の区別があります。 タスクが正しいフォルダーに確実に追加されるように、入力するフォルダー名が、Eメールを介したタスクを作成するフォルダー名に完全に一致していることを確認してください。
タスクの詳細をEメールを介して編集する
メールを利用した連携により、タスクの作成に留まらず、次に示す様々なタスク詳細の編集や追加をEメールから実行できます：
注記：1) タスクの説明フィールドはEメールを介して更新できません 2) 件名が空白のEメールはタスクの更新を開始できません。
タスクをEメールを介して指名する
タスクを特定のユーザーに指名する場合メールアドレスを「To」フィールドに含めるだけです。
タスクを再割り当てする場合、新規担当者のメールアドレスを「To」フィールドに含めて、「FW:」を件名の最初に追加します。
タスクを共有する
Eメールを介してタスクを作成すると、そのタスクはEメール受信者およびタスクが追加されているフォルダーで既に共有している人と共有されます。 タスクが既存のWrikeフォルダーに追加されると、フォルダーをフォローするユーザーは新たに作成されたタスクに関する通知を受信します。
タスクをWrikeアカウントの別のチームメンバーと共有するには、彼らのEメールアドレスを「CC:」フィールドに追加します。
添付を追加する
ファイルや画像の添付をEメールに含めると、それらはWrikeのタスクの添付ファイルリストに表示されます。
タスクのスケジュールを作成する
Eメールの件名に日付を追加しない場合、タスクはプロフィール設定に従って処理され、バックログとして、または本日付けで計画済として設定されます。 初期設定で１日のタスクを作成するよう設定されている場合、バックログタスクのスケジュールについては [backlogged] を件名に追加することで作成できます。
特定の日付のタスクのスケジュールも、開始日および期限をEメールの件名に追加することで作成できます。 開始日時および終了日時を必ずMM/DD形式 (または日付形式設定に応じてDD/MM) で設定し、日付を括弧で囲みます: [MM/DD-MM/DD]。 タスクは現在の年度で自動的にスケジュール作成されますが、次年度のタスクのスケジュールも作成可能です。 そのためには、次の形式を使用します： 日付形式設定に応じて[MM/DD/YY-MM/DD/YY] または [DD/MM/YYYY-DD/MM/YYYY])。
タスクのスケジュール変更を行う場合、Eメールの件名にRE:を必ず含めてから、次の形式を使用して開始日および期限を指定します： [MM/DD-MM/DD] (または別の日付形式をアカウントに設定している場合はDD/MM)。
注記 Wrikeプロフィールのメールアドレスタブの「タスクのタイプ」セクションからオプション「今日1日のタスクスケジュール」を選択すると、Eメールを介して作成したタスクが、それらの送信者に自動的に指名されます。
タスクの状況
Eメールで送信されたタスクの状況を指定しない場合、それらは初期設定で有効として作成されます。 BusinessおよびEnterpriseユーザーの場合、タスクの状況が指定されない (およびタスクがカスタムワークフローにおいてフォルダーに作成される) と、タスクにはそのカスタムワークフローから最初の有効な状況が指名されます。
タスクの状況を変更または指定するには、必要な状況を (括弧内) Eメールの件名に追加します。 カスタム状況を使用するには、状況名を入力する前に「CS:」を含めます。 例：[CS:新規]。 初期設定の状況*では、大文字小文字は区別されませんが、カスタム状況では区別されます。 Eメールを介してタスク状況「完了済」を追加すると、Wrikeではそのタスクは完了済として自動的にマークされます。
*2016年12月20日以前に作成されたアカウントの場合、初期設定の状況は、完了、有効、延期、キャンセルです。 2016年12月20日以降に作成されたアカウントの場合、初期設定の状況は、新規、処理中、完了、待機中、キャンセルです。
タスクの重要性
Wrikeでは、Eメールを介して作成したタスクには、Eメールの優先度と同じ重要性が与えられます。そのためEメールの優先度を変更することでタスクの重要性を更新できます。
コメントを既存のタスクにEメール送信する
コメントを既存のタスクに送信する方法：
- タスクに関する通知Eメールを受信したら、通知Eメールに返信してwrike@wrike.com (またはwrike+taskID@wrike.com) を受信者間で保持します。 WrikeのインテリジェントなEmail Engine™は、署名や反復テキストをカットしメッセージだけをコメントとして追加します。
- タスクを送信しそのコンテンツをコメントとして追加したいEメールがある場合、それをwrike@wrike.comに送信しRe: [フォルダー名]タスクタイトルを件名に含めます。1 Wrikeが件名にRe:を含むＥメールを受信すると、タスクをタイトル別に検索し、コメントをEメール本文からタスクの活動ストリームに追加します。 同じ名前があるいくつかのタスクが指定フォルダー内に見つかった場合、この競合に関するEメールを受信します。 Wrikeでは、タスクがメンションしたフォルダー内に見つからない場合、作業スペース全体で一致するタスクを検索します。
- コメントを既存のタスクに追加するために、Eメールをタスクの一意のメールアドレスに送信する方法もあります。2 この場合、WrikeはタスクをID別に検索するため、件名に正しいフォルダーパスを指定することを気にする必要はありません(ただし、件名にテキストを一部入力する必要はあります。件名が完全に空の場合はコメントは追加されません)。
高度な機能
タスクをサブフォルダーにEメール送信する
タスクをフォルダーにEメール送信するのと同様に、タスクをサブフォルダーにＥメール送信できます。 同じ名前のサブフォルダーがいくつかある場合、フォルダーパスを設定してタスクを正しい場所に置きます。 フォルダーパスを作成するには、親フォルダーすべてをリストアップして、それらをスラッシュで分離し、括弧でそのリストを囲みます。
タスクをいくつかのフォルダーにＥメール送信する
そのためには、タスクを含めたいフォルダー名すべてをリストアップし、フォルダー名をコンマで分離して、必ずフォルダーリストを角括弧で囲みます。 状況を指定しない場合、タスクのワークフローはリストの最初のフォルダーから取得されます。
マイルストーンタスクを作成する
開始日および期限を含めるのではなく、期限だけを指定します： [MM/DD]。
Ｅメールを介して同僚をコメントにタグ付けする
Eメールを介してコメントをWrikeに送信すると、ほとんどの場合@メンションは完了されません。 ただし、誰かがあなたに@メンションし、あなたがEメールで返信すると、その返信がWrikeのコメントとして掲載され、あなたに@メンションした人がコメントに自動的に@メンションされます。