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ステップ 5：チームのニーズに合わせて Wrike をカスタマイズ

*このセクションで説明する機能は、Business プランおよび Enterprise プランでご利用できる機能となります。
会社や部門ごとにさまざまな業務の進行プロセスは異なります。 Wrike には、各部門やプロジェクトのニーズと実際の業務プロセスに合わせて、作業効率を大幅に向上できるさまざまな機能が搭載されています。
チームのメンバーとも協力して標準的な業務プロセスを整理し、最も発生頻度の高い業務や申請などから Wrike のカスタムワークフローやリクエストフォームにのせていくことで、チームの仕事と業務管理がどんどん効率化されていきます。

カスタムワークフロー

タスクや申請には、プロセスの進行に応じてさまざまなステータスを付与する必要が生じます。Wrike ではカスタムワークフローを使用することで、自社の業務プロセスに対応したワークフローとステータスをタスクに設定できます。 Wrike の利用開始時に、アカウントには「新規」「処理中」「完了」「延期」「キャンセル」というの 5 つのステータスで構成されるワークフローが 1 つ用意されています。 追加のワークフローを設定し、色分けなどを行うことで、それぞれの業務がどの段階にあるかを、どのメンバーも一目で把握できるようになります。 こちらのページに関連するベストプラクティスをまとめています（英語）。

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ブループリント

ブループリント機能の方が便利な点として、現在進行中のプロジェクトやタスクから明確に分けて、プロジェクトおよびタスクのテンプレートを保管・管理できる点が挙げられます。

ブループリント機能で実現できること

  • 実行中のタスクやプロジェクトと分けて、計画段階のタスクやプロジェクトを管理する
  • 計画段階のタスクやプロジェクトの情報を更新しても、ブループリント内なら通知を飛ばさずに進められる
  • 計画段階のタスクやプロジェクトで担当者を指名したり共有操作を行っても、ブループリント内なら通知を飛ばさずに進められる
  • ブループリントから実際のプロジェクトやタスクを作成したときに初めて通知を送信する（プロジェクトに複数のタスクが含まれる場合も、通知がスマートに実行されます）
  • ブループリントにアクセスできるユーザーを、共有とアクセス権設定で細かく制御する
  • タスクやプロジェクトが現在の作業対象でないことを明確にしながら、ブループリント内でプランニングだけに集中できる

Blueprints.png

リクエストフォーム

リクエストフォームを利用することで、メールや口頭、チャットなどでばらばらに行われているタスク依頼や問い合わせ、申請事項の窓口を Wrike に集約できます。 質問事項を柔軟に設定できるリクエストフォームなら、依頼時点で必要な情報を抜け漏れなく入力してもらえるので、その後の作業での手戻りを減らせます。 こちらのページに関連するベストプラクティスをまとめています（英語）。

Request_Form.png

カスタムフィールド

カスタムフィールドを使用することで、タスクやプロジェクトに予算、進捗率、コストなどのさまざまなデータ項目を入力するフィールドを追加し、情報をトラッキングできます。 また入力情報を加工する計算式タイプのフィールドや入力内容に基づく色分け機能を使用できます。 （詳細はこちらのページをご覧ください）

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ユーザーグループ

「マーケティング部門」「新宿支社」など複数のメンバーをまとめたユーザーグループを作成することで、Wrike 内でのコミュニケーションとデータ共有がさらに便利になります。 @メンションやデータ共有時に、対象者を１名ずつ追加するかわりに、ユーザーグループを使用して複数人のメンバーに情報をすばやく共有したり更新内容をアナウンスできます。

User_Groups.png

外部システムやサードパーティ製品との連携・統合

Wrike と外部のシステムやサードパーティ製品を連携させることで、より広い範囲でのワークフローを自動化したりデータを同期させることができます。連携の方法としては大きく Wrike が提供するネイティブ連携機能、Wrike Integrate アドオンを利用した連携、Wrike API を利用した連携の 3 つの方法があります。
人気のあるネイティブ連携：

  • Gmail と Wrike の連携：ブラウザ版と Android 版の Gmail で受信メールから簡単にタスクを作成したり、Gmail から直接 Wrike 内のタスクの情報を編集できます。
  • Slack：チャットツールと Wrike との連携は非常に効果的です。チャットで行われたブレスト的な会話を、Wrike でタスクとして管理することで、せっかく生まれたアイディアを無駄にせず、実際のアクションと成果へと結び付けることができます。
  • GitHub、JIRA：GitHub や JIRA の課題（Issue）と Wrike のタスク管理を双方向で同期できます。これにより、コード管理とタスク管理・プロジェクト管理のレイヤーを連携させながら、開発部門とビジネス部門が利用ツールの垣根を越えて効果的にコラボレーションを実施し、すべての作業情報を Wrike に集約させることができます。
  • Salesforce：営業担当チームが獲得した顧客や案件について、サービス提供部門やカスタマーサクセス部門でのプロジェクトの進行状況を Wrike と Salesforce の同期で効果的にトラッキングできます。
  • Microsoft Teams：Teams 内のチャットやビデオ会議で行われたブレスト的な会話を、Wrike でタスクとして管理することで、せっかく生まれたアイディアを無駄にせず、実際のアクションと成果へと結び付けることができます。

Integrations.png

英語資料となりますが、各部門がどのような順序で作業スペースの整備を進めていけばよいかの見取り図とベストプラクティスを用意しています。

その他の参考資料

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