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Passo 3: Collaborazione ed esecuzione

Invitare il team su Wrike

Prima di invitare il team all'area di lavoro, pianifica una riunione per presentare Wrike al tuo team:

  • Dai contesto di alto livello. Condividi i motivi per l'implementazione di Wrike e comunica loro come Wrike potrà aiutare i team a raggiungere gli obiettivi con una visibilità migliore, meno riunioni sull'aggiornamento dello stato e un'unica fonte di informazioni per tutti gli elementi del lavoro.
  • Spiega i fondamenti di Wrike. Mostra loro le attività, cartelle e progetti, spiega come funziona la condivisione del lavoro e mostra al team un progetto esemplificativo. In questo modo potranno comprendere come funziona lo strumento.
  • Presenta i tuoi specialisti così come gli strumenti di supporto e formazione (Comunità, video tutorial e corsi di Wrike Discover) in modo che sappiano cosa possono fare se hanno bisogno di aiuto.

Ora sei pronto per invitare utenti al tuo account. Puoi farlo dalla scheda il ruolo dell'utente (utenti regolari per i membri del tuo team, utenti esterni per le parti interessate esterne a cui conferire i diritti di modifica nel tuo account, o collaboratori per le parti interessate esterne con diritti limitati), concedere diritti di amministratore e creare gruppi di utenti in abbonamenti Business ed Enterprise.

Importante: le persone del team vedranno solo gli elementi di lavoro condivisi con loro. Pertanto, non dimenticarti di conferire al team accesso a spazi di lavoro, cartelle e progetti quando li inviti. Ulteriori informazioni sul conferimento dell'accesso alle informazioni.

posta in arrivo. Qui si mostrano le notifiche per nuove @menzioni e assegnazioni di attività quando un'attività, cartella o progetto viene condiviso con te.

È una buona idea utilizzare la regola dei due minuti per le notifiche: se per rispondere ci vogliono meno di due minuti, rispondi immediatamente. Qualora sia necessario più tempo, posponi la notifica per occupartene in un altro momento.

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Dashboard

I dashboard sono uno dei modi più personalizzabili per tenere traccia del tuo lavoro. Puoi vedere in cosa lavorare successivamente o come stanno andando le cose. Sui dashboard, gli elementi (attività, progetti o cartelle) sono raggruppati in widget in base a criteri specifici, come le attività scadute, quelle da realizzare questa settimana, quelle da pianificare, ecc. Puoi aggiungere altri widget come widget di file, di tutte le attività assegnate a te e qualsiasi altra cosa tu ritenga importante. Le mie attività". Ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti e contiene:

  • Tutte le attività e sottoattività assegnate a te
  • Attività che hai aggiunto manualmente a "Le mie attività”

Puoi personalizzare cosa vedere in Le mie attività applicando filtri, modificando l'ordinamento o visualizzando attività e sottoattività in un elenco semplice.

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Collaborare alle attività

Ora che sai dove trovare il tuo lavoro, vediamo come cominciare a lavorare. Wrike offre a te e ai tuoi colleghi del team un'area di lavoro condivisa in cui puoi condividere l'avanzamento, discutere su problemi e trovare un'unica fonte di informazioni affidabile sulla versione finale di file e attività.
Dai uno sguardo rapido all'elenco di funzionalità che ti aiuteranno a collaborare con il tuo team in Wrike.

Funzionalità Come funziona Caso di utilizzo
@menzione Nei campi commenti, inserisci una @ seguita dal nome di un utente. Utilizza @assegnatari per menzionare tutti gli assegnatari delle attività e i @followers per menzionare tutte i follower di attività, cartelle o progetti.
  • Condividi un'attività e fornisci contesto sul motivo per il quale stai condividendo l'attività.
  • Fai conoscere agli utenti che tipo di conversazione è importante per loro.
Descrizione dell'attività

La descrizione dell'attività salva automaticamente e istantaneamente le modifiche. Molte persone possono lavorare alla stessa attività nello stesso momento e tu potrai vedere chi sta lavorando e su cosa.
  • Fornisci tutti i dettagli sull'attività ad assegnatari e parti interessate.
  • Prendi note sulle riunioni (come team o singolarmente).
  • Collabora all'edizione di testo per team remoti.
Tenere traccia delle modifiche Quando qualcuno apporti modifiche alla descrizione di un'attività, al flusso di tale attività viene aggiunto un link ad una “descrizione aggiornata”. Fai clic sul link per vedere quali modifiche sono state apportate.
  • Quando, lavorando in team, desideri sapere quali modifiche ha apportato un collega.
Citazione di testo Metti in risalto testo del campo descrittivo o dei commenti, quindi fai clic sui contrassegni di citazione che vengono visualizzati. Si avvia un nuovo commento, citando il testo che hai messo in risalto.
  • Riferisci una parte specifica di un'attività e rendi chiaro a qualcuno a cosa ti stai riferendo.
Emoji Aggiungi emoji ai commenti in Wrike. Fai clic sul campo commenti, quindi fai clic sull'icona con lo smile per visualizzare un elenco completo di emoji disponibili.
  • Indica ai tuoi colleghi come leggere i tuoi commenti, oppure usali per personalizzare e rendere più simpatica l'area di lavoro.
Approvazioni
(disponibile per piani Business ed Enterprise) 		Puoi assegnare responsabili dell'approvazione e impostare le scadenze di attività e progetti. Ciascun responsabile dell'approvazione può approvare o rifiutare l'attività. Per automatizzare il processo, aggiungi approvazioni ai flussi di lavoro personalizzati.
  • Ottimizza il processo di approvazione.
  • Vedi chi è il responsabile dell'approvazione del lavoro del tuo team.
  • Determina se approvazioni in attesa possono ritardare il tuo progetto
  • Crea widget di dashboard personalizzati basati sulle approvazioni.

Collabora ai file

Funzionalità Come funziona Caso di utilizzo
Allegare file Allega file alle attività dal tuo computer o da una piattaforma di cloud storage. Disponi di file relativi ai progetti e vuoi tenere tutto in un unico posto.
Wrike Proof e Wrike Publish sono disponibili come componente aggiuntivo a pagamento.
Revisione Aggiungi commenti direttamente a immagini, video, PDF e file di Microsoft Office. Rispondi e discuti sui feedback e risolvili quando vengono apportate modifiche. È un modo per raccogliere feedback centralizzati senza inutili andirivieni di email.
Approvazioni di file Richiedi revisioni alle principali persone interessate e stabilisci i termini di approvazione. I revisori possono marcare tutte le risorse come approvate o richiedere modifiche specifiche, creando un registro chiaro di modifica e approvazione. Devi firmare una garanzia prima che venga pubblicata o utilizzata. Con le Revisioni per invitati, puoi invitare i tuoi clienti, che non dispongono di un account di Wrike, affinché effettuino la revisione di file.
Wrike Publish: integrazioni di MediaValet e Bynder Pubblica le risorse approvate direttamente sul tuo gestore di risorse digitali direttamente da Wrike. Unifica la messaggeria e gli elementi visivi del marchio in campagne integrate. Carica, trova e allega risorse digitali approvate.

Sviluppare abitudini Wrike

L'abitudine di utilizzare Wrike ogni giorno è essenziale per avere successo utilizzando lo strumento. Se il team non crea i report sull'avanzamento o non monitora gli aggiornamenti, mancheranno informazioni importanti sull'avanzamento del lavoro. Di seguito riportiamo un elenco di controllo di routine quotidiane che aiuteranno te e il tuo team ad ottenere il massimo da Wrike:

  1. Mostra al tuo team come trovare le proprie attività in Wrike:
    • Controlla nella posta in arrivo nuove @menzioni ed attività in arrivo.
    • Controlla l'elenco Le mie attività nel loro spazio di lavoro personale per vedere le attività assegnate a loro.
    • Controlla il dashboard personale per conoscere l'avanzamento del lavoro.
  2. Assicurati che il tuo team comprenda come condividere l'avanzamento.
    • Quando hai un lavoro in corso:
      • Aggiungi commenti e @menziona altre persone
      • Cambia lo stato dell'attività per indicare lo stato attuale e la data di scadenza, se necessario.
    • Quando il lavoro è terminato:
      • Completa un'attività modificandone lo stato
      • @Menziona le parti interessate
      • Allega risorse, se del caso
  3. Rendi Wrike la tua unica fonte di fiducia unica:
    • Quando crei un'attività, assicurati che il nome sia chiaro, che l'attività sia assegnata e pianificata e che la sua descrizione sia conforme a requisiti e aspettative. Raccomandiamo che il nome dell'attività cominci con un verbo per basarla su un'azione. Ad esempio, utilizza “Scrivere un post del blog” invece di “Post del blog”.
    • Fai osservare la regola "Se non è in Wrike, non esiste".
    • Assicurati che tutte le attività siano state assegnate (1 attività: 1 assegnatario) e pianificate per una responsabilizzazione migliore.
    • Gestisci il carico di lavoro del tuo team: ogni persona deve avere un piano chiaro e con priorità assegnate per la settimana successiva, in modo da non restare fermo per decine di attività non classificate nella sua lista delle cose da fare.
    • Menziona @IlMioTeam per comunicare qualcosa a tutto il team o azienda.
    • Prendi nota di riunioni, accordi ed elementi d'azione in sottoattività.
    • Predica con l'esempio: usa Wrike nel tuo lavoro quotidiano.

Altre risorse

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