Gli utenti regolari ed esterni possono creare e lanciare blueprint. I collaboratori possono visualizzare i blueprint condivisi con loro.
Descrizione generale
Con i blueprint puoi gestire i modelli dei tuoi progetti e attività e pianificare il lavoro tenendolo separato da quello in corso.
Per cominciare rapidamente con i blueprint:
- Puoi creare il tuo primo blueprint di un progetto, cartella o attività da zero. Successivamente potrai utilizzarlo come modello per i tuoi futuri progetti o attività.
- La prossima volta che avrai bisogno di iniziare un nuovo progetto o attività, prova ad avviarlo da un blueprint.
Informazioni importanti
- Le cartelle e i progetti di blueprint dispongono di una sezione esclusiva sul pannello di navigazione di sinistra.
- Quando aggiungi un assegnatario al blueprint di un'attività o un proprietario al blueprint di un progetto, questo non viene condiviso automaticamente e l'assegnatario/proprietario non riceverà nessuna notifica. Tuttavia, viene condiviso automaticamente un elemento con un utente quando lo @menzioni o lo aggiungi come follower.
- Puoi condividere un blueprint come fai per le attività, cartelle o progetti normali.
- Solo gli utenti che hanno accettato un invito all'account possono essere indicati come assegnatari di un blueprint di attività o come proprietari di un blueprint di progetti.
- Non puoi creare report, calendari, widget del dashboard o diagrammi del carico di lavoro basati sul blueprint di una cartella/progetto.
Creare un blueprint
Ci sono due modi per creare un blueprint:
- Creare il blueprint di un progetto, cartella o attività da zero.
- Salvare un progetto, cartella o attività esistente come blueprint.
Creare il blueprint di un progetto
- Fai clic sul segno + situato a destra di “Blueprint”, oppure fai clic con il tasto destro del mouse su una cartella o progetto nella sezione “Blueprint” del pannello di navigazione a sinistra, passa il puntatore del mouse su “Aggiungi” e seleziona “Cartella” o “Progetto” (a seconda dell'elemento che vuoi creare).
- Nella finestra popup che si apre, puoi:
- Se necessario, modificare il tipo di elemento da creare: cartella o progetto.
- Inserire il nome del blueprint della tua cartella o progetto.
- Specificare l'ubicazione del tuo blueprint. Tieni presente che puoi taggare un blueprint solo con un altro blueprint (ad es., non puoi designare una cartella o un progetto dall'albero delle cartelle principale come cartella o progetto principale di un blueprint).
- Per i progetti: specifica i proprietari del progetto e le date di inizio e fine.
- Scegli la vista predefinita della cartella o progetto.
- Specifica con chi desideri condividere la cartella o il progetto.
- Fai clic su “Crea”.
- Il tuo blueprint viene creato e compare nella sezione “Blueprint” del pannello di navigazione a sinistra. Ora puoi aggiungere tutte le attività e sottoattività pertinenti che potrebbero essere necessarie per realizzare il tuo progetto. Dopo questo passo, dovresti già disporre di attività per ciascun passo necessario del progetto.
- Se necessario, aggiungi informazioni alle tue attività e sottoattività. Inserisci tutti gli attributi che puoi (come durata, assegnatari, descrizioni e allegati).
Creare il blueprint di un'attività
- Seleziona una cartella o un progetto dalla sezione “Blueprint” del pannello di navigazione a sinistra. È qui dove verrà creata l'attività del tuo blueprint.
- Nella vista elenco, lavagna o tabella o dal diagramma di Gantt, fai clic su “+ Nuova attività”.
- Aggiungi informazioni importanti alla tua attività. Includi qualsiasi informazione applicabile al blueprint. Ad esempio, puoi aggiungere testo nella descrizione dell'attività, aggiungere assegnatari, impostare le date di inizio e fine, e molto altro ancora.
- Seleziona l'ubicazione in cui collocare l'attività creata dal blueprint.
Salvare un progetto come blueprint
Se disponi di un progetto che vuoi utilizzare come modello per progetti futuri, puoi salvarlo come blueprint.
- Fai clic con il tasto destro del mouse su una cartella o progetto nel pannello di navigazione a sinistra.
- Seleziona “Salva come blueprint”.
- Inserisci il nome del blueprint.
- Seleziona una nuova ubicazione (facoltativo). Specifica una cartella o un progetto in cui aggiungere il blueprint. Se non selezioni una nuova ubicazione, verrà creato un blueprint di livello superiore.
- Aggiungi un prefisso (facoltativo). Il testo del campo del prefisso si aggiunge all'inizio dei nomi di tutti gli elementi presenti nel nuovo blueprint (comprese sottocartelle, sottoprogetti, attività e sottoattività).
- Seleziona la casella a sinistra di “Copia attività” per includere duplicati di tutte le attività e sottoattività di cartelle o progetti in un blueprint.
- Personalizza il modo in cui duplicare le attività: con o senza descrizione, allegati, assegnatari e valori di campi personalizzati.
- Ripianifica attività. Non selezionare la casella “Ripianifica” affinché le date delle attività duplicate siano esattamente uguali a quelle programmate nella cartella o progetto originale. Seleziona questa casella per impostare la data di inizio della prima attività o la data di scadenza dell'ultima attività nella cartella o progetto. Tutte le altre attività saranno ripianificate di conseguenza.
- Fai clic su “Salva”.
Il tuo progetto o cartella viene salvato come blueprint e compare nella sezione “Blueprint” del pannello di navigazione a sinistra.
Salvare un'attività come blueprint
- Fai clic con il tasto destro del mouse su un'attività che vuoi salvare come blueprint.
- Seleziona “Salva come blueprint”.
- Nella finestra popup che compare, inserisci un nome per il blueprint e seleziona la cartella o il progetto del blueprint dove vuoi salvarlo*.
- Seleziona le caselle degli attributi disponibili per indicare quali attributi desideri copiare da un'attività a un blueprint: descrizione, allegati, assegnatari e valori di campi personalizzati.
- Ripianifica un blueprint: specifica una data differente di inizio o di scadenza.
- Fai clic su “Salva”.
La tua attività viene salvata come blueprint e compare nella cartella o progetto specificato al passo 3.
*Se non selezioni un'ubicazione, il tuo blueprint verrà salvato nel livello superiore in Blueprint.
Utilizzare un blueprint
Creare un progetto o cartella da un blueprint
Utilizza un blueprint per avviare rapidamente un nuovo progetto e inviare notifiche agli assegnatari sulle attività del progetto.
- Fai clic con il tasto destro del mouse su una cartella o progetto nella sezione “Blueprint” del pannello di navigazione a sinistra.
- Seleziona “Crea da blueprint”.
- Dai un nome al progetto o cartella.
- Seleziona una nuova ubicazione (facoltativo). Specifica il progetto, cartella o spazio di lavoro in cui taggare la nuova cartella o progetto. Se non selezioni una nuova ubicazione, la tua cartella o progetto verranno situati nella sezione "Condiviso con me".
- Specifica se vuoi o meno inviare notifiche alla posta in arrivo di assegnatari di attività di una cartella o progetto o ai proprietari del relativo sottoprogetto al momento della creazione.
- Aggiungi un prefisso (facoltativo). Il testo del campo del prefisso si aggiunge all'inizio dei nomi di tutti gli elementi presenti nella nuova cartella o progetto (comprese sottocartelle, sottoprogetti, attività e sottoattività).
- Seleziona la casella a sinistra di “Copia attività” per creare duplicati di tutte le attività e sottoattività del blueprint.
- Personalizza il modo in cui duplicare le attività: con o senza descrizione, allegati, assegnatari e valori di campi personalizzati.
- Ripianifica attività. Non selezionare la casella “Ripianifica” affinché le date delle attività duplicate siano esattamente uguali a quelle programmate nella cartella o progetto originale. Seleziona questa casella per impostare la data di inizio della prima attività o la data di scadenza dell'ultima attività nella cartella o progetto. Tutte le altre attività saranno ripianificate di conseguenza.
- Fai clic su “Crea”.
Creare un'attività da un blueprint
Puoi creare rapidamente un'attività attiva da un blueprint e notificarlo immediatamente agli assegnatari in modo che possano cominciare a lavorare.
- Fai clic con il tasto destro del mouse sul blueprint di un'attività nella vista elenco.
- Seleziona “Crea da blueprint”.
- Inserisci un nome della nuova attività.
- Seleziona una nuova ubicazione (facoltativo). Specifica la cartella, progetto o spazio di lavoro in cui taggare la nuova attività. Se non selezioni una nuova ubicazione, la tua attività verrà situata nella sezione “Condiviso con me”.
- Personalizza il modo in cui avviare l'attività:
- Invia notifica agli assegnatari: invia notifiche alla posta in arrivo degli assegnatari.
- Copia descrizione: copia la descrizione del blueprint quando viene avviata l'attività.
- Copia allegati: gli allegati del blueprint vengono inclusi nella nuova attività.
- Copia assegnatari: mantiene gli assegnatari del blueprint quando viene avviata l'attività.
- Copia valori di campi personalizzati: specifica se i dati dell'attività del blueprint devono essere copiati o meno nella nuova attività.
- Ripianifica: imposta una data di inizio o di scadenza per l'attività.
- Fai clic su “Crea”.
Moduli di richiesta e blueprint
Puoi configurare un modulo di richiesta per creare un'attività o un progetto da un blueprint. Se lo fai, ogni volta che qualcuno utilizza il modulo per inviare una richiesta, vengono creati un'attività o un progetto dal blueprint indicato.
Ulteriori informazioni sulla pagina Crea un modulo di richiesta.
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