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Étape 3 : La collaboration dans Wrike
- Trouver votre travail
- Collaborer sur les tâches
- Collaborer sur les fichiers
- Prendre des habitudes dans Wrike
- Pour aller plus loin
La beauté de Wrike est qu’il vous permet de l’utiliser comme un pôle central pour votre travail, vos tâches, vos priorités et vos discussions sans jongler avec plusieurs e-mails ni basculer entre les applications.
boîte de réception. La boîte de réception vous montre toutes les mises à jour de travail qui nécessitent votre attention : notifications pour les nouvelles @mentions, assignations de tâches et le moment où une tâche, un dossier ou un projet est partagé avec vous. Si vous cliquez sur Notification, vous ouvrez le panneau des tâches ou du projet avec des informations détaillées et les discussions précédentes.
Il est judicieux d’utiliser la règle des deux minutes lorsqu'il s'agit de notifications : si la réponse vous prend moins de deux minutes, répondez-y tout de suite. Si cela nécessite plus de temps, reportez les notifications pour les hiérarchiser plus tard.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord constituent l’un des outils les plus personnalisables pour suivre la progression du travail. Ils vous permettent de vous concentrer sur vos priorités et de vous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Dans les tableaux de bord, les tâches sont regroupées sur des widgets selon certains critères, tels que vos tâches en retard, les tâches à effectuer cette semaine, vos tâches en backlog, etc. Vous pouvez ajouter des widgets supplémentaires, comme un widget de fichier ou pour toutes les tâches que vous avez assignées : tout ce qui est important pour vous. Mes tâches » représente une autre façon de visualiser votre travail. Il vous aide à vous concentrer sur les tâches les plus importantes et contient :
- Toutes les tâches et sous-tâches qui vous sont assignées
- Les tâches que vous avez ajoutées manuellement à « Mes tâches »
Vous pouvez personnaliser ce que vous voyez dans Mes tâches en appliquant des filtres, en modifiant l’ordre de tri ou en affichant les tâches et les sous-tâches sous forme de liste simple.
Collaborer sur les tâches
Maintenant que vous savez où trouver votre travail, passons à l’action. Wrike vous offre, ainsi qu'à vos coéquipiers, un espace de travail partagé où vous pouvez partager les progrès, discuter des problèmes et disposer d'une source d'informations unique relative au statut de la tâche et à la version finale des fichiers.
Jetez un coup d’œil à la liste des fonctionnalités qui vous aideront à collaborer avec votre équipe dans Wrike.
| Fonctionnalité | Mode de fonctionnement | Cas d'utilisation |
| @mention | Dans le champ des commentaires, tapez @ suivi d'un nom d'utilisateur. Utilisez @chargé de mission pour mentionner tous les chargés de mission et @suiveurs pour mentionner tous les suiveurs de tâches, de dossiers ou de projets. |
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| Description de la tâche | La description de la tâche enregistre les modifications automatiquement et instantanément. Plusieurs personnes peuvent travailler sur des tâches en même temps et vous verrez qui travaille sur quoi. |
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| Modifications de tâche | Lorsqu’une personne modifie la description d’une tâche, un lien « description mise à jour » est ajouté au flux de la tâche. Cliquez sur le lien pour voir quelles modifications ont été apportées. |
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| Citation | Surlignez le texte du champ de description ou des commentaires, puis cliquez sur les guillemets qui apparaissent. Un nouveau commentaire est initié, citant le texte que vous avez surligné. |
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| Émoticônes | Ajoutez des émoticônes aux commentaires dans Wrike. Cliquez dans le champ des commentaires, puis cliquez sur l’icône du smiley pour visualiser la liste complète des émoticônes disponibles. |
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| Approbations (Disponible pour les abonnements Business et Enterprise) | Vous pouvez assigner des approbateurs et définir des délais pour les tâches et les projets. Chaque approbateur peut approuver ou rejeter la tâche. |
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Collaborer sur les fichiers
| Fonctionnalité | Mode de fonctionnement | Cas d'utilisation |
| Joindre des fichiers | Associez des fichiers à une tâche depuis votre ordinateur ou votre stockage dans le cloud. | Vous avez des fichiers liés à des projets et souhaitez tout conserver au même endroit. |
| Wrike Proof et Wrike Publish sont disponibles en tant que fonctionnalités complémentaires payantes. | ||
| Révision | Ajoutez des commentaires directement aux images, vidéos, fichiers PDF et Microsoft Office. Répondez aux retours d’information et discutez-en, et résolvez les commentaires au fur et à mesure des modifications. | La révision est un moyen facile de collecter des commentaires centralisés sans jongler avec les e-mails. |
| Approbation de fichier | Sollicitez des révisions de la part des principales parties prenantes et fixez des délais d'approbation. Les réviseurs peuvent marquer les actifs comme approuvés ou demander des modifications spécifiques, créant ainsi un journal clair de modifications et d'approbation. | Vous devez faire approuver un document avant son utilisation ou sa publication. Avec la révision par un invité, vous pouvez inviter vos clients, qui n'ont pas de compte Wrike, à réviser les fichiers. |
| Wrike Publish : intégrations de MediaValet et Bynder | Publiez des ressources approuvées directement sur votre gestionnaire d’actifs à partir de Wrike. | Unifiez la messagerie et les visuels de la marque à travers des campagnes intégrées. Téléchargez, recherchez et joignez des ressources numériques approuvées. |
Prendre des habitudes dans Wrike
Apprendre à utiliser de nouveaux outils peut s’avérer difficile, mais la pratique permet de se perfectionner. Suivez ces simples règles tous les jours et vous vous rendrez vite compte que vous n’avez pas besoin de longs fils de discussion, de plusieurs réunions-bilan ou de mises à jour manuelles dans les tableurs. Wrike vous fera gagner du temps pour trouver votre travail, collaborer avec votre équipe et rendre compte de la progression, afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches qui sont réellement importantes pour vous.
- Commencez votre journée en examinant vos tâches nouvelles et existantes dans Wrike :
- Consultez votre boîte de réception pour les nouvelles @mentions et les tâches entrantes. Répondez aux notifications, suspendez-les ou archivez-les jusqu’à ce que vous vidiez votre boîte de réception.
- Consultez la liste Mes tâches dans votre espace personnel pour connaître les priorités des tâches.
- Vérifiez votre tableau de bord personnel pour suivre votre travail.
- Partagez la progression de votre travail :
- Lorsque le travail est en cours :
- Ajoutez des commentaires et @mentionnez les autres.
- Modifiez le statut des tâches pour refléter leur statut actuel.
- Modifiez la date d'échéance si nécessaire.
- Une fois le travail terminé :
- Terminez une tâche en modifiant son statut.
- @mentionnez les parties prenantes.
- Joignez des éléments, le cas échéant.
- Lors de la création d’une tâche, assurez-vous que :
- Le titre est clair.
- La tâche est assignée et planifiée.
- La description de la tâche couvre les exigences et les attentes.
- À la fin de la journée, assurez-vous que :
- Il n’y a aucune notification non lue dans votre boîte de réception.
- Vous avez actualisé les statuts des tâches sur En cours et Terminé.
- Vous avez reprogrammé les tâches en retard ou informé les parties prenantes.
- Vous avez priorisé vos tâches pour le lendemain dans Mes tâches.
Merci d’avoir terminé la lecture de notre guide ! Il est maintenant temps de retourner à votre espace de travail et d’accomplir encore plus de choses avec Wrike.
Pour aller plus loin
- Bonnes pratiques :
- Webinaire : Booster votre productivité personnelle dans Wrike