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Créer un formulaire de demande (pour les administrateurs)

Les administrateurs de compte et les administrateurs d'espace sur les comptes Business et Enterprise peuvent créer des formulaires de demande. Il est possible cette fonction soit désactivée pour les administrateurs des comptes Enterprise. Une fois qu'une demande est publiée, tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) peuvent s'en servir pour envoyer des demandes.

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Aperçu

Les formulaires de demande Wrike sont constitués de deux parties : (1) le générateur de formulaires de demande que les administrateurs utilisent pour créer et gérer les formulaires de demande et (2) les formulaires d'envoi.

Cette page couvre le processus de création de formulaire de manière détaillée. Pour des informations relatives à l'envoi de formulaires, consultez notre page sur les demandes Wrike.

Créer un formulaire de demande

Les étapes mentionnées ci-dessous ne fonctionnent que pour les administrateurs de compte. Les administrateurs d'espaces peuvent créer des lien suivant.

Étape 1 : accéder au générateur de formulaires de demande

  1. Cliquez sur le signe plus vert dans l'angle supérieur gauche de l'espace de travail. 1
  2. Sélectionnez « Demandes ».
  3. Cliquez sur « Gérer les formulaires ». 2

Request_Forms_-_Create_a_form.png

Étape 2 : entrer les informations requises

  1. Cliquez sur « + Nouveau formulaire ».
  2. Saisissez le nom de votre formulaire de demande (obligatoire).
  3. Sélectionnez l'espace auquel le formulaire de demande doit appartenir.
  4. Choisissez les personnes pouvant accéder à votre formulaire : tout le monde, les utilisateurs et groupes sélectionnés, aucun utilisateur de votre compte.
  5. Spécifiez quel type d'élément doit être créé lors de l'envoi d'un formulaire de demande : une nouvelle tâche, une blueprints dans Wrike Labs, vous pouvez aussi configurer le formulaire pour dupliquer une tâche ou un projet depuis un blueprint. 1
  6. Cliquez sur « Sélectionner un dossier » 2 et sélectionnez le dossier, projet, ou espace dans lequel seront ajoutés les éléments créés par l'envoi d'un formulaire (facultatif)*.
  7. Sélectionnez un statut pour la tâche qui sera créée suite à l'envoi du formulaire 3 (facultatif)**.
  8. Choisissez un propriétaire ou un chargé de mission 4  (facultatif).
  9. Autorisez l'accès au formulaire aux non utilisateurs de Wrike (facultatif). Cochez la case « Activer le lien public » si vous souhaitez que les personnes en dehors de votre compte puissent envoyer des formulaires. 5

* Si vous ne sélectionnez aucun élément à cette étape, la/le tâche/projet créé(e) suite à l'envoi du formulaire sera placé(e) dans le dossier « Partagé avec moi ».

** Cette option est disponible sur tous les comptes lorsque l'option de créer/dupliquer les tâches est sélectionnée. Elle est également disponible pour créer/dupliquer les projets dans les comptes avec des flux de travail personnalisés de projet. Si vous ne sélectionnez pas de statut, les tâches créées suite à l'envoi de formulaire prendront le premier statut actif du flux de travail appliqué au dossier, projet, ou espace où elles ont été créées.

Request_Forms_-_Step_2__Enter_Required_Information.png

Étape 3 : ajouter les questions

  1. Cliquez sur « + Question ». 6
  2. Choisissez le type de champ (question) que vous souhaitez ajouter : question courte, paragraphe, question déroulante, cases à cocher, numéro, date, pièce jointe ou importance*.
  3. Saisissez une question.
  4. Cartographiez les réponses. Vous indiquez ainsi à Wrike où présenter les réponses saisies dans ce champ. Vous trouverez des informations supplémentaires sur la cartographie des réponses ci-après.
  5. Configurez la ramification pour rendre votre formulaire de demande dynamique.
  6. Utilisez le champ « Texte d'assistance » pour ajouter des informations supplémentaires sur la question (facultatif). Cette information peut être vue par les demandeurs mais n'apparaîtra pas dans la tâche ou le projet. 

*Le champ importance n'est disponible que pour les formulaires de demande de tâche, pas pour les formulaires de demande de projet.

Étape 4 : publier ou enregistrer le formulaire de demande

  • Cliquez sur « Publier » pour publier le formulaire de demande et le rendre disponible dans l'espace de travail. Une fois la demande publiée, tous les utilisateurs avec lesquels la demande est partagée peuvent la voir dans l'espace de travail.
  • Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer le formulaire de demande telle qu'il est, mais sans le publier. Les demandes enregistrées à l'état de brouillon ne sont pas visibles dans l'espace de travail, et seuls les administrateurs peuvent les voir.

Toutes les demandes publiées et enregistrées sont visibles pour les administrateurs dans l'onglet « Formulaires de demande » de gestion du compte.

Mapper les réponses

Vous pouvez mapper les réponses au titre, à la description, aux champs personnalisés et à la date de début/fin

Consultez le tableau ci-dessous pour voir vers quoi vous pouvez mapper les réponses et à quel moment.

  1. Ajoutez une question.
  2. La question est mappée à « Description » par défaut (sauf si c'est une pièce jointe ou une question liée à l'importance).
  3. Cliquez sur « Description » pour voir les autres options de mapping.
  4. Choisissez l'option appropriée.

Mapper les réponses aux pièces jointes et à l'importance

Les questions liées aux pièces jointes et à l'importance sont mappées aux pièces jointes et à l'importance respectivement, et ces options de mapping ne peuvent pas être modifiées.

Formulaires de demande multi-pages

Créez des formulaires de demande avec plusieurs pages dans le but de :

  • Classer les questions de votre formulaire en sections et ajouter de la clarté.
  • Ajouter des questions de suivi. Paramétrez votre formulaire pour que lorsqu'un utilisateur sélectionne une réponse, il soit redirigé vers une page spécifique du formulaire.

Continuez à ajouter des pages et des champs supplémentaires jusqu'à ce que votre formulaire soit terminé.

Ajouter une page

  1. Allez en bas du formulaire de demande.
  2. Cliquez sur « Ajouter une page ».

Supprimer une page

  1. Cliquez sur l'icône du menu en haut d'une nouvelle page (à droite du numéro de la page).
  2. Sélectionnez « Supprimer ».

Réorganiser et fusionner les pages

  1. Cliquez sur l'icône de menu en haut d'une nouvelle page (à droite du numéro de la page).
  2. Sélectionnez « Monter » ou « Descendre » pour modifier l'ordre des pages dans le formulaire.
  3. Sélectionnez « Fusionner avec la page précédente » pour fusionner deux pages ensemble.

Dupliquer des tâches, des projets, ou des blueprints existants depuis un formulaire de demande

Lorsque vous configurez un formulaire de demande de façon à dupliquer un(e) projet/tâche :

  • Une copie du projet, de la tâche, ou du blueprint est créée dans l'espace de travail à chaque fois que quelqu'un utilise le formulaire pour envoyer une demande.
  • Les tâches du nouveau projet, ou les sous-tâches de la nouvelle tâche créées suite à l'envoi du formulaire ont les mêmes chargés de mission, descriptions et pièces jointes que les tâches/sous-tâches initiales.

Pour configurer votre formulaire de demande afin de dupliquer des tâches, des projets, ou des blueprints :

  1. Sous la section « Actions au moment de l'envoi », sélectionnez « Dupliquer la tâche » ou « Dupliquer le projet ». 1
  2. Une fenêtre contextuelle apparaît, où vous pouvez sélectionner la tâche ou le projet existant(e) qui sera dupliqué(e). 2
  3. Commencez à écrire le nom de la tâche ou du projet souhaité(e) et cliquez dessus. 
  4. Si vous avez activé les blueprints dans votre compte, cliquez sur l'onglet Blueprint 3 pour sélectionner le blueprint que vous souhaitez dupliquer.

Request_Forms_-_Launch_a_Template.png

Les administrateurs qui créent le formulaire de demande peuvent aussi décider de reprogrammer les tâches/sous-tâches dans le projet ou la tache récemment créé(e). Voici les différentes options possibles :

  • Ne pas reprogrammer : les dates de la tâche seront identiques aux dates programmées dans le projet, la tâche ou le blueprint initial.
  • Aligner sur la date de début du projet ou de la tâche : la première tâche/sous-tâche commencera à la même date que le projet/tâche parente.*
  • Aligner sur la date de fin du projet ou de la tâche : la dernière tâche/sous-tâche terminera à la date de fin du projet ou de la tâche parente.*

* Si vous choisissez d'aligner les dates avec les dates du projet ou de la tâche parente, le formulaire de demande doit contenir une question mappée à la date correspondante.

 
Ajouter un préfixe
 
Vous pouvez configurer un préfixe pour les tâches et les projets dupliqués via un formulaire de demande. Le préfixe s'appliquera à tous les sous-dossiers, sous-projets, tâches, et sous-tâches associés au moment de l'envoi.
  1. Cliquez sur votre image de profil située dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Gestion du compte ».
  3. Cliquez sur l'onglet « Formulaires de demande ».
  4. Sous « Actions au moment de l'envoi », sélectionnez « Dupliquer le projet » / « Dupliquer la tâche ». 1
  5. Cliquez sur « Ajouter un préfixe pour toutes les tâches et sous-dossiers ». 2
  6. Choisissez « Sélectionner une question » et sélectionnez une question dans le formulaire de demande.3

Lorsque quelqu'un envoie un formulaire, la réponse qu'il donne à la question utilisée pour définir le préfixe est ajoutée au titre de la tâche nouvellement créée ou, s'il s'agit d'un projet, à son titre et à tous les éléments de celui-ci. Veuillez noter que les utilisateurs qui envoient une demande doivent répondre à la question pour que le préfixe puisse s'ajouter.

Request_Forms_-_Add_a_Prefix.png

Générateur de formulaire : options pour mapper les réponses

Lorsque vous mappez des réponses, vous indiquez à Wrike où afficher une réponse dans une tâche ou un projet. Par exemple, si vous ajoutez un champ de réponse courte et que vous le mappez à l'intitulé, alors les réponses figurant dans ce champ sont utilisées comme intitulé de la tâche ou du projet. 

Type de champ Options de mapping

Réponse courte

Paragraphe

Titre, description ou champs personnalisés avec texte*

Liste déroulante

 Titre, description ou champs personnalisés avec liste déroulante*

Cases à cocher

 Titre, description ou champs personnalisés multi-sélection*

Numéro

Titre, description ou champs personnalisés avec numéro, pourcentage et devise*
Champ de date Titre, description, date de début, date de fin ou champs personnalisés avec une date*
Téléchargement Pièces jointes
Importance Importance

Remarques importantes :

  • Si aucun élément n'est mappé au titre, alors le titre devient l'ID de la tâche ou du projet, suivi du nom de la demande. Par exemple, une tâche soumise à l'aide du formulaire de demande marketing serait : 58672 : Demande marketing.
  • Si plusieurs réponses sont mappées au titre de la tâche, alors les réponses sont séparées par un « - » dans le titre.
  • *Pour mapper une réponse à un champ personnalisé, les conditions suivantes doivent être remplies : 1) un dossier/projet dans lequel les éléments sont créés doit être spécifié dans le panneau supérieur droit, dans le champ « Placer la tâche/le projet dans » , 2) le champ personnalisé auquel vous voulez mapper la réponse doit exister dans ce dossier/projet. 

Générateur de formulaire : types de questions disponibles

Sept types de champs peuvent être ajoutés à vos demandes :

  • Réponse courte : champ de réponse sur une ligne.
  • Paragraphe : champ de réponse sur plusieurs lignes.
  • Déroulant : liste déroulante dans laquelle les utilisateurs peuvent sélectionner une option.
  • Cases à cocher : liste de vérification, dans laquelle les utilisateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs options.
  • Champ de date : sélecteur de calendrier, dans lequel les utilisateurs doivent sélectionner une date.
  • Téléchargement : permet aux utilisateurs de charger une pièce jointe
  • Champ d'importance : permet aux utilisateurs de définir l'importance d'une tâche (disponible uniquement pour les formulaires de demande de tâches).

En plus des champs, vous pouvez ajouter des entêtes de section à vos formulaires de demande pour vous aider à structurer votre formulaire. 

Pour aller plus loin

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