[Internal] Flux iCalendar

Les utilisateurs réguliers et externes sur tous les abonnements peuvent générer les liens iCal à partir de Wrike. Les Collaborateurs ne peuvent pas créer de liens iCal.

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• Aperçu
• Information importante
• Créer un flux calendrier
• Fréquence de mise à jour iCalendar
• Installation avec Microsoft Outlook
• Installation avec Google Agenda
• Installation avec Calendrier sur Mac

Aperçu

• Affichez les tâches Wrike sur Outlook, Google Agenda, Calendrier sur Mac ou n’importe quel calendrier qui prend en charge iCalendar.
• Les flux calendrier Wrike utilisent un lien de calendrier web ou iCalendar*.
• Exportez les tâches à partir d'un dossier/projet (et de ses sous-dossiers/sous-projets).

*Remarque : les iCalendar ne doivent pas être confondus avec l’application Calendrier d’Apple.

Information importante

• Les liens iCalendar ne peuvent être créés que pour des dossiers ou projets individuels, mais vous pouvez choisir d'inclure les tâches des sous-dossiers/sous-projets.
• Vous ne pouvez pas exporter tous les dossiers /projets de niveau supérieur simultanément.
• Pour afficher toutes les tâches de votre compte dans un calendrier, exportez tous les dossiers/projets de niveau supérieur via iCal et cochez l'option « Oui » en regard de « Descendants ».
• Vous ne pouvez pas importer les tâches à partir de votre calendrier vers Wrike. Veuillez consulter les pages de notre Centre d'aide sur Excel et MS Project pour en savoir plus sur l'importation des tâches vers Wrike.

Créer un flux calendrier

1. Sélectionnez un dossier ou un projet dans le panneau de navigation de gauche de l’espace de travail.
2. Cliquez sur le bouton du menu du dossier ou du projet 1 (situé dans le coin supérieur droit du panneau Affichage Liste).
3. Sélectionnez « Voir dans le calendrier » dans le menu déroulant. 2
4. Une fenêtre contextuelle apparaît avec les paramètres d’exportation du calendrier. Ajustez les paramètres si nécessaire et cliquez sur « Appliquer ». Si vous devez revenir aux paramètres, cliquez l’icône d’engrenage 4 dans le coin supérieur droit de la fenêtre contextuelle.
5. Copiez le lien iCalendar à partir de la fenêtre contextuelle du lien iCal. 3
6. Collez le lien iCal dans le programme qui prend en charge iCalendar (voir ci-dessous pour des instructions plus détaillées sur la procédure à suivre pour Microsoft Outlook, Google Agenda et Calendrier de Mac).

Ce faisant, vous exporterez toutes les tâches actives futures et terminées (qui correspondent aux paramètres que vous avez choisis dans la fenêtre contextuelle ci-dessus) vers votre calendrier. En outre, le calendrier exportera les tâches actives et terminées des trois mois précédents (pour autant qu’ils correspondent également aux paramètres que vous avez définis dans la fenêtre contextuelle).

Paramètres de synchronisation de calendrier : 1

Assigné à : Choisissez « Moi » pour exporter uniquement les tâches qui vous sont assignées, ou sélectionnez « Tout le monde » pour exporter toutes les tâches avec des dates d’échéance (y compris les tâches sans assignataire).

Durée : Choisissez comment les tâches sont affichées dans votre calendrier. Sélectionnez « Dates d’échéance » pour que les tâches s’affichent dans le calendrier uniquement à leur date d’échéance ou sélectionnez « Complet » pour que les tâches apparaissent tous les jours entre les dates de début et de fin de la tâche.

Sous-tâches : Si vous souhaitez afficher les sous-tâches dans votre calendrier, choisissez « Oui » ; dans le cas contraire, choisissez « Non ».

Descendants : Pour inclure les tâches des sous-dossiers, choisissez « Oui » ; en revanche, si vous voulez uniquement exporter des tâches à partir du dossier actuel, choisissez « Non ».

Le calendrier 2 (situé à droite des paramètres de configuration) montre comment vos choix affecteront l'affichage de votre calendrier.

Conseil relatif au partage :

Lorsque vous créez un lien iCalendar, il contient des informations sur les tâches du dossier qui répondent aux critères que vous avez définis. Toute personne ayant ce lien, même les utilisateurs non-Wrike, sont en mesure d’importer ces tâches dans leur calendrier et d’afficher le nom de la tâche, les dates d’échéance et potentiellement une partie de la description de la tâche (suivant le calendrier que vous utilisez). Les utilisateurs Wrike seront également en mesure d’ajouter toutes les tâches incluses dans le lien, même si la tâche n’est pas partagée avec eux. Pour éviter que ces informations soient partagées accidentellement, nous vous recommandons d’agir avec prudence lorsque vous communiquez des liens iCalendar.

Si un lien est partagé, ou dans votre propre calendrier, vous pouvez arrêter de synchroniser le dossier Wrike avec des calendriers en cliquant sur le bouton « Désactiver » 1 sur la fenêtre contextuelle de synchronisation de calendrier. Lorsque vous désactivez la synchronisation : toutes les tâches qui se trouvent déjà dans un calendrier y restent, mais elles ne seront pas mises à jour si une modification est apportée dans Wrike et, si une nouvelle tâche est créée (dans ce dossier), elle ne sera pas ajoutée au calendrier.

Fréquence de mise à jour iCalendar

Si vous changez le titre d'une tâche ou les dates d'échéance programmées dans Wrike, les mises à jour sont déclenchées automatiquement dans votre flux iCalendar. Cependant, la vitesse avec laquelle la mise à jour se produit dépend du calendrier que vous utilisez :

• Le traitement des mises à jour iCalendar par Google Calendar ou Microsoft Outlook peut prendre jusqu'à 24 heures.
• Le calendrier Mac vous permet de rechercher les mises à jour aussi souvent que toutes les 5 minutes.

Remarque : vous pouvez intégrer Wrike avec Google Agenda pour créer des évènements du calendrier à partir des tâches individuelles.

Installation avec Microsoft Outlook

Les liens iCalendar peuvent être utilisés avec Microsoft Outlook sur les PCs et avec Office 365. Les liens iCalendar ne peuvent pas être utilisés avec Outlook pour Mac.

1. Copiez le lien iCalendar à partir de Wrike.
2. Ouvrez Outlook et basculez sur l'affichage Calendrier. 1
3. Sélectionnez « Ouvrir le Calendrier ». 2
4. Dans la liste déroulante qui apparaît, choisissez « À partir d’Internet ». 3
5. Collez votre lien iCalendar dans la fenêtre de dialogue qui s’affiche. 4
6. Cliquez sur « Ok ».

Une autre fenêtre contextuelle s’ouvre :

1. Cliquez sur « Avancé » 1 pour renommer le calendrier ou ajouter une description*.
2. Sinon, cliquez sur « Oui » 2 et un nouveau calendrier avec les tâches de votre dossier Wrike (correspondant aux critères que vous avez choisis) s’affichera.

*Remarque : bien qu’il y ait une option pour inclure des pièces jointes, les fichiers qui sont joints à une tâche dans Wrike ne sont pas accessibles à partir du calendrier Outlook.

Options de personnalisation

Dès que votre calendrier a été ajouté, vous pouvez passer le curseur dessus pour afficher ses dates de début et de fin 1. Un double clic sur une tâche (ou un événement) ouvre une nouvelle fenêtre qui inclut un lien vers la tâche dans Wrike. Dans cette fenêtre, vous serez également en mesure d’utiliser les fonctionnalités d’Outlook qui ne vous obligent pas à enregistrer les modifications dans la tâche.

Chaque dossier que vous exportez à partir de Wrike via un lien iCalendar est ajouté à Outlook comme un nouveau calendrier. Vous verrez le nom de chaque calendrier apparaître dans la section calendrier du panneau de navigation de gauche 2. Si vous disposez de plusieurs calendriers, et que vous voulez simplifier l’affichage, vous pouvez le faire en décochant la case à côté du nom d’un calendrier. Ce calendrier sera alors masqué 3. Il suffit de cocher la case lorsque vous souhaitez de nouveau afficher le calendrier.

Vous pouvez également changer les couleurs d’un calendrier : faites un clic droit sur un calendrier, passez le curseur sur « Couleur » 4, puis sélectionnez la couleur que vous souhaitez appliquer à votre calendrier 5.

Supprimer un calendrier

1. Ouvrez Outlook et basculez sur la vue Calendrier.
2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez le calendrier que vous souhaitez supprimer. 1
3. Faites un clic droit sur le nom du calendrier.
4. Sélectionnez « Supprimer le calendrier » dans le menu qui apparaît. 2

Votre calendrier sera immédiatement supprimé d’Outlook.

l'intégration Wrike avec Google Agenda pour créer des événements calendrier directement à partir des tâches Wrike.

Remarque : si vous apportez des modifications aux dates d’échéance ou au titre d’une tâche dans Wrike, Google Agenda mettra automatiquement à jour les calendriers avec les nouvelles informations. Cependant, la mise à jour dans Google Agenda peut prendre jusqu’à 24 heures.

1. Copiez le lien iCalendar à partir de Wrike.
2. Ouvrez Google Agenda.
3. Cliquez sur la flèche déroulante à côté de « Autres calendriers ». 1
4. Choisissez « Ajouter une URL » 2 dans le menu déroulant qui apparaît.
5. Collez le lien iCal, copié à partir de Wrike, dans le champ « URL ». 3
6. Cliquez sur « Ajouter un calendrier ». 4

Lorsque vous cliquez sur « Ajouter un calendrier », les tâches de votre dossier Wrike (correspondant aux critères que vous avez sélectionnés) s’affichent automatiquement dans votre affichage calendrier. Si vous double-cliquez sur une tâche particulière, vous pouvez voir la plage de dates pour laquelle la tâche est planifiée, un lien vers la tâche dans Wrike* et, si vous le souhaitez, vous pouvez définir des notifications pour la tâche.

*Remarque : seuls les utilisateurs Wrike avec lesquels la tâche est partagée pourront accéder à la tâche à partir du lien.

Options de personnalisation

Chaque dossier que vous exportez vers Google Agenda via un lien iCalendar est ajouté en tant que nouveau calendrier. Dans le panneau de navigation de gauche, cliquez sur le triangle à gauche de « Autres calendriers » 1. Vous verrez tous les calendriers qui sont actuellement liés à votre Google Agenda. Si vous disposez de plusieurs calendriers reliés, vous pouvez choisir les calendriers qui sont affichés en cochant ou en décochant la case à côté du nom de chaque calendrier 2.

Vous pouvez également cliquer sur la flèche du menu déroulant à côté de chaque nom de calendrier 3 pour accéder à d'autres options de personnalisation. Lorsque vous cliquez sur la flèche du menu déroulant, une boîte de dialogue 4 apparaît et vous permet de : changer la couleur du calendrier et d’accéder à des liens pour changer les autres paramètres du calendrier ou modifier les notifications.

Se désabonner d’un calendrier

1. Dans la vue Calendrier, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Paramètres » dans la liste déroulante.
2. Vous serez redirigé vers la page Paramètres.
3. Cliquez sur l’onglet « Calendriers ». 1
4. Allez au bas de la page pour voir une liste des calendriers auxquels vous êtes abonné 2 et localisez le calendrier dont vous souhaitez vous désabonner.
5. Cliquez sur le lien « Se désabonner » 3 à droite de la ligne du calendrier.
6. Une fenêtre contextuelle apparaît, vous demandant de confirmer votre décision. Cliquez sur « Se désabonner ». 4

Remarques importantes :

• Les pièces jointes dans une tâche Wrike ne sont pas accessibles à partir de Google Agenda.

Installation avec Calendrier sur Mac

1. Copiez le lien iCalendar à partir de Wrike.
2. Ouvrez le Calendrier sur Mac.
3. Appuyez sur Option+Commande+S 1 pour faire apparaître la boîte de dialogue « S’abonner ».
4. Collez le lien iCalendar dans la fenêtre contextuelle. 2

5. Cliquez sur « S’abonner » et une fenêtre contextuelle apparaît avec différentes options de configuration. Vous pourrez notamment* :

• Changer le nom du calendrier que vous importez. 1
• Choisir une couleur pour le calendrier. 2
• Activer ou désactiver des alertes. 3
• Ajuster la fréquence de mise à jour automatique que vous souhaitez appliquer. 4 Les options s’étendent de « toutes les cinq minutes » à « chaque semaine », mais nous vous recommandons de mettre à jour aussi souvent que possible pour garantir que votre calendrier reste à jour.

6. Après avoir choisi vos paramètres, appuyez sur « Ok ». 5

Votre calendrier sera configuré et les tâches correspondant aux critères que vous avez sélectionnés s’afficheront dans l'affichage de votre Calendrier. Vous pouvez double-cliquer sur une tâche particulière pour afficher des informations complémentaires à son sujet ; une fenêtre contextuelle apparaît avec : les premières lignes de la description de la tâche et un lien vers la tâche dans Wrike. Seuls les utilisateurs Wrike avec un accès à la tâche seront en mesure d’ouvrir le lien.

Remarque : bien que vous puissiez voir l’option qui permet d’inclure des pièces jointes, les pièces jointes des tâches Wrike n’apparaîtront pas dans votre calendrier.

Options de personnalisation

Chaque dossier que vous exportez vers le Calendrier dans Mac est ajouté en tant qu'un nouveau calendrier. Si vous cliquez sur le bouton « Calendriers » 1 près du coin supérieur gauche de la vue Calendrier, vous serez en mesure de voir tous les calendriers qui sont actuellement liés à votre calendrier Mac 2. Si vous disposez de plusieurs calendriers reliés et que vous souhaitez simplifier votre affichage, vous pouvez choisir les calendriers qui sont affichés en cochant ou en décochant la case à côté du nom de chaque calendrier 3.

Vous pouvez également changer la couleur d’un calendrier. Faites un clic droit sur le nom du calendrier dans le panneau de gauche et une fenêtre contextuelle s’affiche où vous pouvez sélectionner une nouvelle couleur pour votre calendrier 4.

Supprimer un calendrier

1. Ouvrez le Calendrier sur Mac.
2. Dans le panneau de gauche, sélectionnez le calendrier que vous souhaitez supprimer. 1
3. Sélectionnez « Supprimer » 2 dans le menu qui apparaît.