Intégration des e-mails

L'intégration des emails est disponible pour tous les types de licences sur l'ensemble des comptes Wrike. Les collaborateurs et les utilisateurs ayant des autorisations limitées sur un dossier ne peuvent pas créer de nouvelles tâches et de modifier les détails des tâches.

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• Aperçu
• Informations importantes
• Paramètres (avant de commencer)
• Créer une tâche par e-mail
• Modifier une tâche par e-mail
• Ajouter une tâche à un dossier par e-mail
• Envoyer un commentaire par e-mail vers une tâche existante
• Fonctionnalités avancées

Aperçu

Le moteur d’intégration des e-mails breveté de Wrike vous permet de gérer les tâches Wrike directement à partir de votre e-mail. Vous pouvez : créer des tâches et des dossiers, ajouter des commentaires, mettre à jour le statut d'une tâche, fixer les dates d'échéance d'une tâche, et bien plus encore.

Envoyer des tâches importantes à Wrike vous permet, à vous et à votre équipe, de travailler facilement ensemble et de tout centraliser. Une fois qu’une tâche a été envoyée à Wrike, vous pouvez également recevoir des notifications vous permettant de mieux suivre la progression de vos projets.

Informations importantes

• Vous pouvez créer ou modifier des tâches par email uniquement en envoyant les messages à partir d'une adresse e-mail associée à votre compte Wrike. 
• Normalement, l'envoi d'un e-mail vers un dossier en utilisant l'adresse e-mail unique du dossier ou du projet (wrike_intoFolderID@wrike.com) permet d'envoyer une tâche par e-mail directement dans le dossier ou le projet associé (sans ajouter leur nom du dossier/projet dans l'objet). Toutefois, si la mention « RE » apparaît dans l'objet, Wrike ignorera l'adresse e-mail unique. Si vous souhaitez envoyer la tâche vers un dossier/projet spécifique, alors que la mention « RE » apparaît dans l'objet, vous devez configurer l'objet de façon à spécifier le dossier/projet dans lequel vous souhaitez ajouter la tâche.
• En ajoutant « RE: » et « FW: » au début de l'objet, vous pouvez modifier des tâches existantes.
• Créez un maximum de 250 tâches ou commentaires par heure avec l'intégration des e-mails.

paramètres d’intégration des e-mail.

Régler les paramètres d’intégration des e-mails :

1. Cliquez sur votre image de profil, dans le coin supérieur droit de votre espace de travail. 
2. Sélectionnez « Paramètres du profil ». 
3. Basculez sur l'onglet « Préférences d'e-mail ».
4. Vérifiez quelle est l'adresse e-mail dont vous êtes en train de régler les paramètres dans « E-mail envoyé par ».
5. Choisissez un dossier dans la section « Créer des tâches dans le dossier » pour indiquer où doivent être créées les tâches. 
6. Sélectionnez le type de tâches qui doivent être crées.
7. Ajoutez une adresse e-mail supplémentaire pour pouvoir créer et mettre à jour des tâches à partir de plusieurs adresses e-mail.

Veuillez noter que vous pouvez uniquement configurer les paramètres d'intégration d'un compte à la fois. Si vous êtes membre de plusieurs comptes, vous devez d'abord spécifier le compte dont vous souhaitez modifier les paramètres d'intégration :

1. Cliquez sur votre image de profil dans l'angle supérieur droit de votre espace de travail.
2. Définissez le compte que vous êtes en train de visualiser.
3. Si vous avez besoin de changer de compte, passez le curseur sur « Changer de compte » et sélectionnez le compte de votre choix dans la liste qui apparaît.

Si les paramètres s'appliquent actuellement à un compte et que vous souhaitez les appliquer à un autre compte, vous devez d'abord supprimer les paramètres du compte intégré. Pour cela :

1. Ouvrez les paramètres du profil du compte où l'intégration est configurée.
2. Placez le curseur sur l'adresse e-mail saisie pour l'intégration.
3. Cliquez sur l'icône X qui apparaît à droite.
4. Cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

Créer une tâche par e-mail

Créer une tâche par e-mail est facile, il suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Saisissez le titre de la tâche dans l'objet. (obligatoire)
2. Ajoutez toutes les informations utiles concernant la tâche. L’ajout de commentaires supplémentaires est facultatif. Si vous choisissez de ne pas spécifier les dates d'échéance ou le statut, la tâche sera créée en tant que tâche active et Wrike utilisera le dossier par défaut et les paramètres applicables aux dates, spécifiés dans votre profil. Si vous ne précisez pas le dossier/projet dans lequel la tâche devra être créée, la tâche sera automatiquement créée dans le dossier/projet/espace spécifié dans les paramètres du profil.
3. Configurez votre objet. Outre l’intitulé de votre tâche, vous pouvez utiliser l'objet pour y spécifier un des éléments suivants (ou tous) : le dossier/sous-dossier où doit être créée la tâche, le statut de la tâche, la date de début de la tâche et/ou les dates d'échéance. Pour configurer votre objet : saisissez les informations dans n’importe quel ordre, mais assurez-vous de mentionner entre crochets le nom du dossier, les dates de début/échéance et le statut de la tâche. Par exemple : intitulé de la tâche [nom du dossier] [date de début – échéance] [statut de la tâche].
4. Indiquez les destinataires de l'e-mail dans le champ « À ». La tâche sera assignée aux utilisateurs Wrike dont l'adresse e-mail figure dans le champ « À ».
5. Envoyez la tâche à Wrike. Plusieurs options s’offrent à vous pour effectuer cette opération :

• Ajoutez «  wrike@wrike.com » dans le champ « À » ou « Cc ». Si « wrike@wrike.com » est le seul destinataire, la tâche vous est assignée. Si vous ne souhaitez pas assigner la tâche, saisissez « wrike@wrike.com » dans le champ « Cci » comme seul destinataire.
• Si vous envoyez fréquemment des tâches par e-mail vers un même dossier, vous pouvez indiquer son adresse e-mail unique dans votre liste de contacts (wrike+intoFolderID@wrike.com). Vous pouvez ensuite envoyer la tâche directement à cette adresse e-mail. Dans ce cas, vous n'avez pas à mentionner le nom du dossier ou du projet dans l'objet (sauf si « RE » y apparaît). Pour trouver l’adresse e-mail d’un dossier, allez dans « Informations du dossier » 1, cliquez sur « Lien permanent » 2, puis copiez l’adresse e-mail dans le champ « E-mail pour envoyer des tâches vers ce dossier ».

Cliquez sur Envoyer et votre tâche sera ajoutée à Wrike !

Ajouter une tâche à un dossier par e-mail

Lorsque vous créez une tâche par e-mail, vous pouvez ajouter celle-ci à un dossier existant ou à un nouveau dossier.

Pour ajouter une tâche à un dossier existant : indiquez le nom du dossier (entre crochets) dans l'objet. Si plusieurs dossiers ou sous-dossiers portent le même nom, spécifiez le chemin d’accès au dossier pour placer la tâche dans le dossier souhaité. Pour créer un chemin d'accès, mentionnez tous les dossiers parents, en les séparant par une barre et en plaçant la liste entre crochets. Exemple : [marketing/événements/conférences]

Vous pouvez également utiliser l'adresse e-mail unique d'un dossier pour envoyer une tâche directement vers ce dernier.

Pour ajouter une tâche à un nouveau dossier : indiquez le nom de votre nouveau dossier (entre crochets) dans l'objet. Si le dossier n’existe pas encore, Wrike en créera un nouveau et y ajoutera la tâche. Si vous envoyez un e-mail à l'adresse wrike@wrike.com, un nouveau dossier sera créé dans la section « Partagé avec moi ». Vous pouvez également créer une tâche dans un nouveau sous-dossier en spécifiant le chemin d’accès et en ajoutant le nom de vos nouveaux sous-dossiers à la fin du chemin d’accès. Les nouveaux dossiers créés via e-mail sont uniquement partagés avec les personnes ayant accès au dossier parent. S’il n’y a pas de dossier parent, le dossier est privé. Les dossiers créés par e-mail ne sont pas automatiquement partagés avec les destinataires de l’e-mail.

Remarque : les noms de fichiers sont sensibles à la casse. Afin de garantir l'ajout des tâches dans le dossier approprié, veillez à ce que le nom du dossier que vous avez saisi corresponde exactement au nom du fichier dans lequel les tâches par e-mail doivent être créées.

Modifier les détails d'une tâche par e-mail

L'intégration des e-mails vous permet non seulement de créer des tâches, mais aussi de modifier ou d'ajouter des informations sur les tâches, directement via votre e-mail. Vous pouvez :

• Assigner une tâche
• Partager une tâche
• Ajouter des pièces jointes
• Planifier une tâche
• Mettre à jour ou ajouter le statut d'une tâche
• Modifier l'importance d'une tâche

Remarque : 1) Vous ne pouvez pas modifier le champ de description d'une tâche par e-mail 2) Les e-mails sans objet ne déclenchent pas de mise à jour des tâches.  

Assigner une tâche par e-mail

Pour assigner une tâche à des utilisateurs spécifiques, il suffit de saisir leurs adresses e-mail dans le champ « À ».

Pour réassigner une tâche, ajoutez l’adresse e-mail du nouveau chargé de mission dans le champ « À » et ajoutez « TR : » au début de l'objet.

Partager une tâche

Lorsque vous créez une tâche par e-mail, celle-ci est partagée avec les destinataires de l'e-mail, ainsi qu'avec les personnes avec qui le dossier où est ajoutée la tâche est partagé. Lorsque vous ajoutez une tâche à un dossier Wrike existant, les utilisateurs qui suivent le dossier reçoivent une notification les informant de la nouvelle tâche créée.

Vous pouvez partager une tâche avec d’autres membres de votre compte Wrike en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ « Cc : ».

Si les destinataires de l'e-mail participent déjà au partage du dossier auquel une tâche est ajoutée, cette dernière est automatiquement partagée avec eux. Toutefois, vous pouvez empêcher le partage d'une tâche avec d'autres destinataires de l'e-mail (qui ne participent pas au partage), en ajoutant leurs adresses e-mail dans le champ « Cci » de l’e-mail.

Ajouter des pièces jointes

Si vous joignez un fichier ou une image en annexe à votre e-mail, ces derniers apparaîtront dans la liste des pièces jointes associées à la tâche dans Wrike.

les paramètres de votre profil seront appliqués à la tâche, qui sera alors mise en backlog, ou programmée pour le jour même. Si vos paramètres sont définis pour créer des tâches journalières par défaut, vous pouvez programmer des tâches en backlog en ajoutant [backlogged] dans l'objet.

Vous pouvez également programmer une tâche pour des dates spécifiques en ajoutant les dates de début et de fin dans l'objet de l’e-mail. Assurez-vous de bien mentionner entre crochets les dates de début et de fin selon le format MM/JJ (ou JJ/MM en fonction des paramètres que vous avez appliqués aux dates) : [MM/JJ-MM/JJ]. La tâche sera automatiquement programmée pour l’année en cours, mais il est également possible de programmer une tâche pour une année ultérieure. Pour ce faire, utilisez le format suivant : [MM/JJ/AA-MM/JJ/AA] ou [JJ/MM/AAAA-JJ/MM/AAAA] selon les formats de date que vous avez définis).

Pour reprogrammer une tâche, veillez à ce que votre e-mail comporte RE : dans l'objet puis utilisez le format suivant pour spécifier les dates de début et de fin : [MM/JJ-MM/JJ] (ou JJ/MM si vous avez défini cet autre format de date dans votre compte).

Remarque : si vous choisissez l'option «Tâche d'un jour programmée pour aujourd'hui » dans la section « Type de tâches » de l'onglet des adresses e-mail de votre profil Wrike, les tâches créées via e-mail seront automatiquement assignées à la personne qui les a envoyées.

Statut de la tâche

Si vous ne spécifiez aucun statut pour les tâches envoyées par e-mail, celles-ci seront considérées comme actives par défaut. Pour les utilisateurs Business et Enterprise, si le statut d’une tâche n’a pas été spécifié (et que celle-ci est créée dans un dossier avec un flux de travail personnalisé), elle recevra le premier statut actif de ce flux de travail.

Pour modifier ou spécifier le statut d’une tâche, il suffit d’ajouter le statut souhaité (entre parenthèses) dans l'objet de votre e-mail. Si vous souhaitez utiliser un statut personnalisé, ajoutez « CS : » avant d’entrer le nom du statut. Par exemple : [CS : Nouveau]. Veuillez noter que les statuts par défaut* ne sont pas sensibles à la casse, contrairement aux statuts personnalisés. Lorsque vous définissez le statut d'une tâche sur « terminé » via e-mail, celle-ci est automatiquement marquée comme terminée dans Wrike.

*Pour les comptes créés avant le 20/12/2016, les statuts par défaut sont : terminé, actif, reporté et annulé. Pour les comptes créés après cette date, les statuts par défaut sont : nouveau, en cours, terminé, en attente, et annulé)

Importance de la tâche

Wrike accorde aux tâches créées par e-mail une importance correspondant à la priorité de l’e-mail. Vous pouvez donc modifier la priorité de votre e-mail pour mettre à jour l’importance de la tâche.

Envoyer un commentaire par e-mail vers une tâche existante

Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour envoyer un commentaire vers une tâche existante :

1. Si vous recevez des e-mails de notification sur la tâche, il suffit d’y répondre et de garder wrike@wrike.com (ou wrike+IDtâche@wrike.com) parmi les destinataires. Le moteur Intelligent Email Engine™ de Wrike supprime les signatures et les contenus récurrents, et n’ajoute que votre message pour tout commentaire.
2. Si vous souhaitez transférer un e-mail vers une tâche et ajouter son contenu en tant que commentaire, envoyez-le à wrike@wrike.com en indiquant Re : [Nom du dossier] Intitulé de la tâche dans l'objet 1. Dès que Wrike reçoit un e-mail contenant la mention Re: dans l'objet, il recherche la tâche par intitulé et ajoute votre commentaire figurant dans le corps de l'e-mail au flux d'activités de la tâche. Si plusieurs tâches portant le même nom sont identifiées dans le dossier spécifié, vous recevrez un e-mail vous signalant ce problème. Si Wrike ne parvient pas à trouver la tâche dans le dossier que vous avez mentionné, une recherche sera lancée dans l'ensemble de l'espace de travail pour trouver la tâche correspondante.
3. L’autre moyen d’ajouter un commentaire à une tâche existante consiste à envoyer un e-mail à l’unique adresse e-mail de la tâche 2. Dans ce cas, Wrike localise la tâche grâce à son identifiant. Cela signifie que vous n'avez pas à vous préoccuper d'entrer le chemin de dossier correct dans l'objet (mais votre objet ne doit pas être totalement vide, sinon aucun commentaire ne sera ajouté).

Fonctionnalités avancées

Envoyer une tâche par e-mail vers un sous-dossier

Vous avez la possibilité d’envoyer une tâche par e-mail vers un sous-dossier, comme vous le feriez pour un dossier ordinaire. Si plusieurs sous-dossiers portent le même nom, entrez le chemin d’accès pour placer la tâche au bon endroit. Pour créer un chemin d’accès, il suffit de mentionner tous les dossiers parents, en les séparant par une barre et en plaçant la liste entre crochets.

Envoyer une tâche vers plusieurs dossiers

Pour cela, mentionnez le nom de tous les dossiers vers lesquels vous souhaitez envoyer la tâche, séparez ces noms par des virgules et assurez-vous de placer le tout entre crochets. Si vous ne spécifiez pas le statut, le flux de travail de la tâche sera celui du premier dossier de la liste.

Créer une tâche jalon

Au lieu d'indiquer la date de début et de fin, spécifiez uniquement l'échéance : [JJ/MM].

Étiqueter un collègue dans un commentaire par e-mail

Dans la plupart des cas, l'utilisation de l'@mention n'est pas possible pour l'envoi d'un commentaire vers Wrike par e-mail. Toutefois, si une personne vous @mentionne et que vous lui répondez par e-mail, votre réponse sera publiée comme commentaire dans Wrike et la personne qui vous a @mentionné sera automatiquement @mentionnée dans votre commentaire.