Los usuarios normales en las cuentas con revisiones y aprobaciones de archivos pueden asignar a los usuarios invitados archivos para revisar.
Descripción general
Invita a tus clientes que no tienen una cuenta de Wrike a revisar los archivos adjuntos a tareas, carpetas y proyectos. Pueden comentar los archivos, indicar su decisión e incluso recibir respuestas a sus comentarios de Wrike, por correo electrónico.
Información importante
- Los usuarios invitados solo puede ver los archivos de las revisiones que se les hayan asignado. No tienen acceso a tus datos de Wrike (tareas, carpetas y proyectos).
- Puedes trabajar con los comentarios de revisión añadidos por los usuarios invitados de la misma forma en que lo hace con los comentarios de revisión normales.
- Puedes invitar a un número ilimitado de usuarios invitados a revisar, pero hay un límite por hora y cuenta de 400 invitaciones.
- Debes tener una función de acceso en modo "Completo" en la carpeta o el proyecto donde se encuentra la tarea para invitar a los revisores externos.
- De forma predeterminada, la revisión para invitados está desactivada en las cuentas creadas antes del 15 de noviembre de 2018. Los administradores de cuentas pueden habilitar la función desde la sección gestión de cuentas.
Tipos de archivo compatibles
Las revisiones para invitados funcionan con los mismos tipos de archivos que las revisiones normales.
- Todos los archivos cargados desde el almacenamiento local.
- Vídeos de YouTube públicos o sin clasificar.
No se admiten los archivos guardados en los servicios de almacenamiento en nube (excepto los vídeos de YouTube públicos o no incluidos en la lista).
Invitar a usuarios para revisar archivos
- Abre una tarea, una carpeta o un proyecto que contenga elementos adjuntos. Si no ve el archivo que deseas añadir a la revisión, haz clic en "Mostrar todos los archivos."
- Marca la casilla situada junto a los archivos en aquellos que desees añadir para revisión.
- Haz clic en “Iniciar revisión de invitado”.
- Se abre una ventana emergente en la que se te pedirá que introduzcas:
- Una dirección de correo electrónico del usuario invitado (necesario).
- El nombre de un usuario invitado (opcional: si se especifica, este nombre aparecerá en la lista de los revisores en lugar de una dirección de correo electrónico).
- Haz clic en “+Añadir siguiente invitado” para invitar a un usuario externo adicional.
- Aplica ajustes avanzados para los usuarios invitados (opcional):
- Introduce un mensaje que formará parte del correo electrónico que el usuario Invitado recibirá al ser invitado a revisar (opcional).
- Marca la casilla "Descargar archivo" para que los usuarios invitados puedan descargar archivos.
- Marca la casilla "Mostrar comentarios internos" para que todos los comentarios estén disponibles para el usuario invitado. Si la casilla no está marcada, los usuarios invitados solo pueden ver los comentarios de los usuarios invitados y enviarles respuestas.
- Marca la casilla "Ver todas las versiones de los archivos" para que el usuario invitado pueda ver todas las versiones de los archivos en revisión; desmarca la casilla para que solo pueda ver la última versión.
- Selecciona el tiempo que el usuario invitado debe tener acceso a los archivos en revisión. Puedes elegir uno de los valores predefinidos o establecer una fecha personalizada. De forma predeterminada, el acceso caduca 30 días después de la asignación de la revisión.
- Establece una contraseña para añadir una capa adicional de protección. La contraseña debe tener al menos cuatro caracteres.
- Para eliminar uno de los usuarios invitados, pasa el ratón por encima de su nombre o correo electrónico y haz clic en la X que aparece.
- Haz clic en "Invitar".
Al realizar una invitación:
- Se envía un correo electrónico a la dirección de correo electrónico que se especificó en el paso 5. Desde este correo electrónico, un revisor invitado puede aceptar o rechazar la invitación. Si desean rechazar la invitación, se les redirigirá a una página de confirmación adicional.
- En el flujo de actividad aparece una nota sobre cómo invitar a un usuario invitado a revisar.
- El avatar genérico de un usuario invitado aparece en la sección "Revisores invitados" de un panel de revisión.
- Puedes establecer una fecha de vencimiento para la revisión de invitados. Ten en cuenta que si este archivo se agrega a una aprobación dentro de la misma tarea, carpeta o proyecto y la aprobación tiene una fecha de vencimiento, no podrás establecer una fecha de vencimiento diferente para la revisión de invitados.
Recibirás una notificación en tu buzón de entrada cuando el usuario invitado acepte o rechace la invitación. En caso de que acepten, también se añade una nota a la secuencia de actividades cada vez que el usuario invitado añade un comentario a un archivo o confirma su decisión.
¡Consejo de Wrike! 🔥 Si proteges una revisión con contraseña, te recomendamos que envíes la contraseña a través de otro canal de comunicación (por ejemplo, en una aplicación de mensajería o a través de un mensaje de texto). No lo incluyas en un mensaje personal en el paso 5. Así podrás proteger tus datos.
Editar ajustes de usuarios invitados
- Abre la tarea, carpeta o proyecto requerido que contenga un archivo.
- Haz clic en el avatar de usuario invitado en el panel de revisión.
- Haz clic en "Editar invitación" o "Enviar nueva invitación", dependiendo de si un usuario invitado ha aceptado la invitación.
- En la ventana emergente que aparece, puedes:
- Cambiar el nombre de un usuario invitado
- Volver a enviar la invitación
- Editar ajustes de usuario invitado adicionales.
- Haz clic en "Guardar".
Revocar el acceso a los archivos
Los usuarios normales compartidos en una tarea, carpeta o proyecto con archivos pueden eliminar a los usuarios invitados de la revisión.
Puedes eliminar a un usuario invitado de la lista de revisores para revocar su acceso a los archivos en revisión. Para ello,
- Abre una tarea, una carpeta o un proyecto con un archivo.
- Pasa el puntero del ratón por encima del avatar del usuario invitado en el panel de revisión. Puedes hacer clic en el avatar para ver la dirección de correo electrónico y el nombre del usuario invitado (si estaba especificado).
- Haz clic en la "x" que aparece.
- Haz clic en "Eliminar" para confirmar tu decisión.
Una vez hecho esto, el usuario invitado no tendrá acceso a los archivos.
Para eliminar a todos los usuarios invitados a la vez y revocar su acceso a los archivos, haz clic en el botón "Cancelar revisión de invitados".
Ajustes de seguridad para revisores invitados
Los administradores de las cuentas con Wrike Proof pueden desactivar las revisiones para invitados. Los administradores de cuentas de Enterprise pueden aplicar restricciones adicionales a las revisiones para invitados.
Habilitar o deshabilitar las revisiones para invitados
- Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
-
- Desplázate hasta la sección "Política de intercambios externos".
- Marca la casilla situada junto a "Invitar a revisores invitados" para habilitar las revisiones para invitados en la cuenta. Desmarca esta casilla para deshabilitar las revisiones para invitados.
- Haz clic en "Guardar cambios".
Configuración de seguridad avanzada
Además de la capacidad de prohibir invitar a revisores invitados, los administradores de cuentas de Enterprise pueden habilitar a revisores invitados, pero aplican restricciones basadas en los siguientes niveles de permisos:
- Hacer obligatoria la protección por contraseña en las revisiones para invitados.
- Prohibir a los revisores invitados la descarga de archivos.
- Limitar la visibilidad de las versiones de archivos.
- Ocultar los comentarios de los usuarios de la cuenta para los revisores invitados.
Para aplicar las restricciones:
- Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
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- Marca las casillas junto a las restricciones que deseas aplicar.
- Haz clic en "Guardar cambios".
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