Funciones de acceso

La configuración de permisos de carpetas y proyectos está disponible en las suscripciones a cuentas de Business y Enterprise. La personalización de las funciones de acceso está disponible en las cuentas de Enterprise.

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• Descripción general
• Información importante
• Permisos de las funciones de acceso
• Crear y personalizar funciones de acceso
• Eliminar una función de acceso
• Cambiar las funciones de acceso de un usuario o un grupo
• Funciones de acceso heredadas
• Funciones de acceso y grupos de usuarios

Descripción general

Utiliza las funciones de acceso para controlar mejor lo que los usuarios (o grupos de usuarios) pueden hacer en una carpeta o un proyecto compartidos. Hay cuatro funciones de acceso para elegir: Completo, Editor, Limitado o Solo lectura, y cada rol tiene un conjunto de permisos asociados. Los administradores de cuentas Enterprise pueden personalizar los permisos para un determinado rol y crear nuevos roles.

Información importante

• Siempre debe haber al menos una persona con derechos para compartir una carpeta o proyecto.
• No puedes cambiar tus propias funciones de acceso a carpetas o a un proyecto aunque haya otros usuarios con acceso total a ellos.
• Los permisos concedidos por una función de acceso no pueden exceder los derechos concedidos por un tipo de licencia, por ejemplo, los colaboradores no pueden crear tareas incluso si se les concede acceso completo a una carpeta o proyecto.
• No puedes ajustar los permisos para la función de solo lectura.
• Las cuentas de empresa pueden tener hasta 10 funciones de acceso.

Permisos de las funciones de acceso

A continuación, se muestra la configuración predeterminada de las cuentas de Business. Los administradores de las cuentas de de Enterprise pueden personalizar estas configuraciones y, por lo tanto, la lista de permisos para cada función puede ser diferente.

*Estos permisos solo están disponible en las cuentas con el paquete Wrike for Professional Services o el complemento Wrike Resource activado.  

Crear y personalizar funciones de acceso

Los administradores de Enterprise con el derecho para "Editar funciones de acceso" pueden crear y personalizar funciones de acceso.

Los administradores pueden crear nuevas funciones, decidir qué derechos están asociados a cada una de las funciones y cambiar el nombre de las funciones.

Crear una función de acceso

1. Haz clic en la imagen de tu perfil que aparece en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
2. Selecciona "Gestión de cuentas".
3. Cambia a la pestaña de "Funciones de acceso".
4. Haz clic en "No puedo crear una función de acceso".
5. En la ventana emergente que se abre, introduce el título y la descripción de una función.
6. Haz clic en "Crear una función". Una función aparece en la tabla como una nueva columna.
7. Especifica los derechos que se deberían incluir en una función:
   • Para incluir un derecho en concreto: marca la casilla correspondiente con la función y el derecho.
   • Para excluir una función concreta: anula la selección de la casilla.
8. Haz clic en "Guardar cambios".

Personalizar las funciones de acceso

1. Haz clic en la imagen de tu perfil que aparece en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
2. Selecciona "Gestión de cuentas".
3. Cambia a la pestaña de "Funciones de acceso".
4. Verás la lista de funciones de acceso y derechos que puedes personalizar.
   • Para incluir un derecho en particular: marca la casilla donde el derecho se corresponde con la función preferida.
   • Para excluir una función concreta: anula la selección de la casilla.
5. Para cambiar el nombre de una función o editar su descripción: pasa el ratón por encima del título de la función que deseas editar y haz clic en el menú de tres puntos de la derecha.
6. Haz clic en "Guardar cambios".

Las modificaciones se aplican en ese mismo momento en el espacio de trabajo. Todos los usuarios y los grupos de usuarios que tienen cierto nivel de acceso a una carpeta o proyecto reciben los permisos correspondientes.

Nota: Puedes ver que un usuario o un grupo de usuarios tiene varias funciones de acceso en una carpeta o proyecto. Esto indica que:

• Tienen heredadas diferentes funciones de acceso de múltiples carpetas principales, proyectos o grupos de usuarios.
• Estas funciones de acceso se personalizan de tal manera que se asocia un conjunto diferente de permisos con cada función heredada de las carpetas principales, los proyectos y los grupos de usuarios.

Eliminar una función de acceso

Los administradores de Enterprise con el derecho para "Editar funciones de acceso" pueden eliminar funciones de acceso.

Puedes borrar cualquier función excepto las predeterminadas (4 más a la izquierda en la lista de funciones).

1. Haz clic en la imagen de tu perfil que aparece en la esquina superior derecha del espacio de trabajo.
2. Selecciona "Gestión de cuentas".
3. Cambia a la pestaña de "Funciones de acceso".
4. Pase el ratón por encima del título de la función que deseas eliminar y haz clic en el menú de tres puntos de la derecha.
5. Haz clic en "Eliminar función".
6. En la ventana emergente que aparece: elige una función que sustituya a la función eliminada de la lista. Todos los usuarios a los que se les conceda la función que se está eliminando obtendrán la función de acceso que selecciones en este paso.
7. Haz clic en "Eliminar función".
8. Haz clic en "Guardar cambios".

Cambiar las funciones de acceso de un usuario o de un grupo

Los usuarios normales con derecho a "Establecer permisos de carpeta" en una carpeta o proyecto pueden cambiar las funciones de acceso de otros usuarios.

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o proyecto de la estructura de carpetas.
2. Selecciona "Compartir".
3. Busca un usuario o grupo cuya función desees cambiar y haz clic en la función de acceso actual a la derecha de su nombre.
4. Selecciona el rol de acceso que deseas aplicar al usuario o grupo.
5. Haz clic en "Guardar".

Funciones de acceso heredadas

Cómo heredan las carpetas y los proyectos los niveles de permiso

Los niveles de permiso se transmiten de una carpeta/proyecto a sus subcarpetas/subproyectos. Cuando se heredan los niveles de permiso y un usuario tiene acceso tanto a la carpeta/proyecto principal como a sus subcarpetas/subproyectos:

• Es posible cambiar las funciones de acceso de un usuario de forma que su nivel de permiso en la Subcarpeta/Subproyecto sea mayor que el nivel de permiso de la Carpeta/Proyecto principal.
• No es posible cambiar las funciones de acceso de un usuario en una Subcarpeta/Subproyecto de forma que tenga un nivel de acceso inferior que en la Carpeta/Proyecto principal, a menos que se deshabilite el uso compartido heredado (consultar más información abajo).

Deshabilitar las funciones de acceso heredadas

Funciones de acceso y grupos de usuarios

Es posible configurar las funciones de acceso para un grupo de usuarios en lugar de hacerlo para usuarios individuales. Cuando se asignan las funciones de acceso a un grupo:

• Puedes concederle a un miembro o miembros de un grupo un nivel más alto de permisos que el del resto del grupo. Por ejemplo, si un grupo de usuarios tiene acceso limitado a una carpeta, puedes mejorar los permisos de un miembro concreto del grupo para concederle acceso total.
• No puedes concederle a un miembro o miembros del grupo de usuarios un nivel más bajo de permisos que el del resto del grupo. Por ejemplo, si un grupo de usuarios tiene acceso total a un proyecto, no puedes reducir el nivel de permisos de un miembro del grupo a acceso para el editor o acceso limitado.

Para subir de categoría una función de acceso de un miembro del grupo:

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en una carpeta o proyecto de la estructura de carpetas.
2. Selecciona “Compartir” en el menú desplegable que aparece.
3. Selecciona en la lista el nombre del usuario cuya función de acceso quieras subir de categoría o empieza a escribir su nombre y selecciónalo una vez que aparezca.
4. Haz clic en la función de acceso actual a la derecha de su nombre y selecciona la función de acceso que quieras aplicarle.
5. Haz clic en "Guardar".