[Internal] Fuentes de iCalendar

Los usuarios habituales y externos en todos los tipos de cuentas pueden crear vínculos de iCalendar desde Wrike. Los colaboradores no pueden hacerlo. 

⏱ 9 minutos de lectura

• Vista global
• Información importante
• Creación de una fuente del calendario
• Frecuencia de actualización de iCalendar
• Instalación con Microsoft Outlook
• Instalación con el Calendario de Google
• Instalación con el Calendario de Mac

Vista global

• Visualiza las tareas de Wrike en Outlook, el Calendario de Google, el Calendario de Mac y cualquier otro calendario que sea compatible con iCalendars.
• Las fuentes del calendario de Wrike funcionan mediante un iCalendar* o enlace de calendario web.
• Puedes exportar tareas de una carpeta o un proyecto (y de sus subcarpetas o subproyectos).

*Ten en cuenta que los vínculos de iCalendar no son lo mismo que —ni deben confundirse con— la aplicación de Calendario de Apple.

Información importante

• Los vínculos de iCalendar solo se pueden crear para carpetas o proyectos individuales, pero puedes elegir incluir tareas de subcarpetas o subproyectos. 
• No puedes exportar todas las carpetas o proyectos de nivel superior a la vez. 
• Para ver todas las tareas de tu cuenta en un calendario: exporta todas las carpetas o proyectos de nivel superior mediante iCal y marca la opción "Sí" junto a "Descendientes".
• No puedes importar tareas desde tu calendario a Wrike. Lee nuestras páginas sobre Excel y MS Project si deseas más información sobre cómo importar tareas a Wrike.

Creación de una fuente del calendario

1. Selecciona una carpeta o un proyecto en el panel de navegación a la izquierda del espacio de trabajo.
2. Haz clic en el botón del menú de la carpeta o el proyecto 1 (ubicado en la esquina superior derecha del panel en la vista de lista).
3. Selecciona “View in Calendar” (“Ver en calendario”) en el menú desplegable 2.
4. Aparecerá un elemento emergente con la configuración de exportación del calendario. Ajusta la configuración si procede y haz clic en "Aplicar". Si tienes que volver a la configuración, haz clic en el icono de engranaje 4 que aparece en la esquina superior derecha de los elementos emergentes.
5. Copia el vínculo de iCalendar desde el elemento emergente del vínculo de iCal 3.
6. Pega el vínculo de iCal en tu programa compatible con iCalendar (ofrecemos a continuación instrucciones más detalladas sobre cómo hacer esto en Microsoft Outlook, el Calendario de Google, y el Calendario de Mac).

Al hacer esto exportarás a tu calendario todas las tareas activas y completadas que crees en el futuro (siempre y cuando se ajusten a los parámetros que estableciste en la ventana emergente anterior). Además, el calendario exportará todas las tareas activas y completadas de los tres meses previos (siempre que también se ajusten a los parámetros que estableciste en la ventana emergente).

Calendar Sync Settings (Configuración de sincronización de calendario): 1

Asignado a: Elige “A mí” para exportar únicamente las tareas asignadas a ti, o selecciona “Todos” para exportar todas las tareas con fecha de vencimiento (incluyendo las que estén sin asignar).

Duración: Elige cómo se mostrarán las tareas en tu calendario. Selecciona “Fechas de vencimiento“ para hacer que las tareas aparezcan en el calendario únicamente en la fecha de su vencimiento, o “Completo“ para que lo hagan todos los días entre sus fechas de inicio y finalización.

Subtareas: Si quieres poder ver subtareas en tu calendario elige “Sí”, y si prefieres que no aparezcan selecciona “No”.

Descendentes: Para incluir tareas de subcarpetas descendentes elige “Sí”, pero si quieres exportar tareas solo de la carpeta actual selecciona “No”.

El calendario 2 (situado a la derecha de las opciones de configuración) te muestra cómo afectará cada una de tus elecciones al aspecto de tu calendario.

Recomendación para compartir vínculos de iCal:

Cuando creas un vínculo de iCalendar, este contiene información sobre las tareas en la carpeta que cumplen los criterios que has definido. Cualquier persona que tenga el vínculo, incluso la que no sea usuario de Wrike, podrá importar esas tareas en su calendario y ver su nombre y fechas de vencimiento, y posiblemente parte de la descripción de la tarea (dependiendo del calendario que estés usando). Los usuarios de Wrike tendrán además la capacidad de importar todas las tareas incluidas en el vínculo, incluso aunque la tarea no esté compartida con ellos. Para garantizar que no se revele información accidentalmente, recomendamos compartir los vínculos de iCalendar con precaución.

En caso de haberse compartido algún vínculo, o bien en tu propio calendario, puedes dejar de sincronizar la carpeta de Wrike con calendarios haciendo clic en el botón “Desactivar” 1 de la ventana de sincronización de calendario. Al hacer esto, todas las tareas presentes en ese momento en el calendario permanecerán en él, pero ya no se actualizarán si se realiza un cambio en Wrike, y, en caso de crearse una nueva tarea (en esa carpeta), no se añadirá al calendario.

Frecuencia de actualización de iCalendar

Si realizas cambios en el nombre o en la fecha de vencimiento de una tarea en Wrike, iCalendar se actualizará automáticamente con la nueva información. No obstante, la frecuencia de dicha actualización depende del calendario que usas:

• El Calendario de Google o Microsoft Outlook pueden tardar hasta 24 horas en procesar las actualizaciones de iCalendar.
• El Calendario de Mac te permite buscar actualizaciones incluso cada 5 minutos.

Ten en cuenta que puedes integrar Wrike con el Calendario de Google para crear eventos de calendario a partir de tareas individuales.

Instalación con Microsoft Outlook

iCalendar se enlaza con Microsoft Outlook en PCs y con Office 365. Los vínculos de iCalendar no se pueden usar con Outlook para Mac.

1. Copia el vínculo de iCalendar en Wrike.
2. Abre Outlook y accede a la vista de Calendario 1.
3. Selecciona “Open Calendar” (“Abrir calendario”) 2.
4. De la lista desplegable, selecciona “From Internet” (“Desde Internet”) 3.
5. Pega el vínculo de iCalendar en el cuadro de diálogo que aparece 4.
6. Haz clic en “Ok”.

Después aparecerá otra ventana:

1. Haz clic en “Advanced” (“Avanzadas…”) 1 si deseas modificar el nombre del calendario o añadir una descripción*.
2. En caso contrario, haz clic en “Sí” 2 y se mostrará un nuevo calendario con tareas extraídas de tu carpeta de Wrike (que cumplen los criterios que elegiste).

*Ten en cuenta que, aunque existe una opción para incluir archivos adjuntos, no es posible acceder desde el Calendario de Outlook a los archivos que se adjuntan a una tarea en Wrike.

Opciones de personalización

Una vez añadido tu calendario, puedes pasar el puntero del ratón sobre una tarea para ver sus fechas de inicio y vencimiento 1. Hacer doble clic sobre una tarea (o evento) abre una nueva ventana que contiene un vínculo a la tarea en Wrike. Desde esta ventana también podrás utilizar funciones de Outlook que no requieren guardar cambios en la tarea.

Cada carpeta que importes desde Wrike mediante un vínculo de iCalendar se añadirá a Outlook como un nuevo calendario. Verás que el nombre de cada calendario aparece en la sección de calendarios del panel izquierdo de navegación 2. Si tienes vinculados múltiples calendarios y quieres simplificar tu vista, puedes hacerlo retirando las marcas de las casillas situadas junto a los nombres de los calendarios. De esa manera esos calendarios se ocultarán de la vista 3. Cuando desees volver a ver un calendario, no tienes más que marcar su casilla.

También puedes cambiar los colores de un calendario: haz clic derecho en un calendario, pasa el puntero del ratón sobre “Color” 4 y selecciona el color que desees aplicar a tu calendario 5.

Eliminar un calendario

1. Abre Outlook y accede a la vista de Calendario.
2. Selecciona en el panel izquierdo de navegación el calendario que deseas eliminar 1.
3. Haz clic derecho en el nombre del calendario.
4. Selecciona “Delete Calendar” (“Eliminar calendario”) en el menú que aparece 2.

Tu calendario se eliminará inmediatamente de Outlook.

integración con el Calendario de Google de Wrike para crear eventos directamente desde las tareas de Wrike. 

Ten en cuenta que si realizas cambios en la fecha de vencimiento o el nombre de una tarea en Wrike, el Calendario de Google se actualizará automáticamente con la nueva información. No obstante, dicha actualización puede tardar hasta 24 horas en producirse en el Calendario de Google.

1. Copia el vínculo de iCalendar en Wrike.
2. Abre el Calendario de Google.
3. Haz clic en la flecha desplegable situada junto a “Otros calendarios” 1.
4. Del menú que aparece entonces, selecciona “Añadir por URL” 2.
5. Pega el vínculo iCal que copiaste en Wrike en el campo “URL” 3.
6. Haz clic en “Añadir calendario” 4.

Al hacer clic en “Añadir calendario” las tareas de tu carpeta de Wrike (que cumplan los criterios que seleccionaste), aparecerán automáticamente en tu vista de calendario. Si haces doble clic en una tarea concreta podrás ver las fechas programadas para ella, un vínculo a la tarea en Wrike* y, si lo deseas, también puedes configurar notificaciones para la tarea.

*Ten en cuenta que solo los usuarios de Wrike con los que se comparte una tarea podrán acceder a ella usando el vínculo.

Opciones de personalización

Cada carpeta que exportes al Calendario de Google por medio de un vínculo de iCalendar se añadirá como un nuevo calendario. En el panel izquierdo de navegación, haz clic en el triángulo a la izquierda de “Otros calendarios” 1. Entonces verás todos los calendarios actualmente vinculados a tu Calendario de Google. Si tienes vinculados múltiples calendarios, puedes elegir cuáles aparecen en pantalla marcando o quitando la marca de la casilla situada junto al nombre de cada calendario 2.

También puedes hacer clic en la flecha al lado del nombre de cada calendario 3 para acceder a más opciones de personalización. Al hacer clic en la flecha, aparece un cuadro 4 con opciones para cambiar el color del calendario y enlaces para modificar otros parámetros de configuración del calendario o para editar notificaciones.

Anular la suscripción a un calendario

1. En la vista de Calendario, haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha y selecciona “Configuración” en el menú desplegable.
2. Accederás entonces a la página de configuración.
3. Haz clic en la pestaña “Calendarios” 1.
4. Baja al final de la página para ver una lista de los calendarios a los que estás suscrito 2 y localiza en ella aquel cuya suscripción quieres anular.
5. Haz clic en el vínculo “Unsubscribe” (“Cancelar suscripción”) 3 que aparece en el extremo derecho de la fila del calendario.
6. Aparecerá una ventana en la que se te pedirá que confirmes tu decisión. Haz clic en “Unsubscribe” (“Cancelar suscripción”) 4.

Notas importantes:

• No es posible acceder desde el Calendario de Google a los archivos adjuntos de una tarea en Wrike.

Instalación con el Calendario de Mac

1. Copia el vínculo de iCalendar en Wrike.
2. Abre el Calendario de Mac.
3. Pulsa Opción+Comando+S 1 para que aparezca el cuadro “Suscribirse”.
4. Pega el vínculo de iCalendar en la ventana emergente 2.

Haz clic en “Suscribirse” y aparecerá una ventana con diversas opciones de configuración. En ella puedes*:

• Cambiar el nombre del calendario que estás importando 1.
• Elegir un color para el calendario 2.
• Activar o desactivar avisos 3.
• Ajustar la frecuencia con la que quieres que se actualice automáticamente el calendario. 4 Las opciones van desde cada cinco minutos a una vez por semana. No obstante, recomendamos actualizarlo lo más a menudo posible para garantizar que tu calendario se mantenga al día.

Una vez elegida tu configuración, pulsa “Aceptar” 5.

Tu calendario estará ya configurado, y las tareas que cumplan los criterios que seleccionaste aparecerán ahora en tu vista de Calendario. Tienes la posibilidad de hacer doble clic en una tarea concreta para ver algo más de información sobre ella. Aparecerá entonces una ventana con las primeras líneas de la descripción de la tarea y un vínculo a la tarea en Wrike. Solo podrán abrir el vínculo los usuarios de Wrike con acceso a la tarea.

Ten en cuenta que, aunque veas la opción de incluir archivos adjuntos, los añadidos a las tareas de Wrike no aparecerán en tu calendario.

Opciones de personalización

Cada carpeta que exportes al Calendario de Mac se añadirá como un nuevo calendario. Si haces clic en el botón “Calendarios” 1 cerca de la esquina superior izquierda de la vista de Calendario podrás ver todos los calendarios actualmente vinculados a tu Calendario de Mac 2. Si tienes vinculados múltiples calendarios y quieres simplificar la vista, puedes ajustar cuáles aparecen en pantalla marcando o quitando la marca de la casilla situada junto al nombre de cada calendario 3.

También puedes cambiar el color de cada calendario. Haz clic derecho en el nombre del calendario que aparece en el panel izquierdo de navegación 3 y aparecerá una ventana donde seleccionar un nuevo color para tu calendario 4.

Eliminar un calendario

1. Abre el Calendario de Mac.
2. Selecciona en el panel izquierdo de navegación el calendario que deseas eliminar 1.
3. Selecciona “Delete”(“Eliminar”) 2 en el menú que aparece.