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Los campos personalizados están disponibles en las cuentas Business y superiores. Todos los usuarios, excepto los colaboradores, pueden crear y gestionar campos personalizados.
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Utiliza los campos personalizados para registrar e introducir información en el nivel de la tarea, la carpeta, el proyecto o el espacio. Una vez que introduces datos en un campo personalizado, es visible desde la vista de tabla, la vista de tarea y desde los paneles de información de carpetas, proyectos o espacios. Utiliza ajustes compartidos para que los datos de un campo personalizado sean privados o para compartir campos con compañeros y que todos dispongan de la misma información.
Los campos personalizados están disponibles praa los usuarios normales y externos en las cuentas colaboradores no pueden crear, editar o rellenar campos personalizados.
De este modo el campo personalizado se crea y añade a las ubicaciones especificadas en el paso 5.
Para añadir un campo personalizado existente
Para ver un campo personalizado:
*La carpeta, proyecto o espacio donde se añade un campo puede ser diferente de la carpeta, proyecto o espacio donde es visible. Por ejemplo, si se añade un campo en una carpeta o un proyecto principal podría aparecer en todas las subcarpetas o los subproyectos. En este caso, un usuario debe tener acceso a la carpeta o proyecto en la que se ha añadido el campo para poder ver el campo en una subcarpeta o subproyecto.
Utiliza los tipos de campos para designar el tipo de información que se puede o debe introducir en un campo personalizado. Hay 10 tipos de campos entre los que elegir:
Tipo de campo | Tipo de datos | Caso de uso sugerido |
Texto | texto o números | se usa cuando hay que introducir datos en varios formatos |
Desplegable | los usuarios seleccionan una entrada en una lista de opciones especificada por el creador del campo | se usa cuando hay que limitar las selecciones para especificar las opciones |
Casilla de verificación | los usuarios marcan o anulan la selección de una casilla | se usa cuando hay que ordenar datos en función de criterios sí/no |
Número | números (decimales integrados) | se usa cuando hay que trabajar con valores numéricos |
Porcentaje | números, se añade automáticamente un símbolo % | se usa cuando hay que registrar datos como porcentaje |
Moneda | números, aparece el símbolo de moneda designado | se usa cuando se registran gastos o se trabaja en un presupuesto |
Duración | los usuarios introducen el número de horas que se han de emplear para finalizar la tarea, la carpeta o el proyecto | se usa para ver, de un solo vistazo, cuánto tiempo debe durar un proyecto |
Fecha | fechas | se usa cuando se quiere añadir fechas sensibles a una tarea, una carpeta o un proyecto (aparte de las fechas de inicio y finalización) |
Usuarios | selecciona un usuario o varios, ya sea de una lista predefinida de usuarios o cualquier usuario que forme parte de la suscripción | se usa cuando hay que asociar usuarios con una tarea, una carpeta o un proyecto |
Selección múltiple* | los usuarios seleccionan varias entradas en una lista de opciones especificada por el creador del campo | se usa cuando necesitas seleccionar varias opciones a partir de un conjunto predefinido de opciones |
Fórmula | El campo muestra los resultados calculados para la fórmula personalizada que has creado. Se pueden utilizar las siguientes clases de campos al crear una fórmula: número, moneda, porcentaje, duración y fecha. | Úsalo cuando necesites calcular valores personalizados. |
* Los campos personalizados de selección múltiple solo se pueden crear desde dentro de vista de tabla . Los datos introducidos en este tipo de campo se pueden editar desde la vista de tabla y la vista de tarea.
Cuando creas o editar un campo personalizado, puedes elegir a qué niveles se ha de aplicar el campo. Aplicar el campo a:
Puedes compartir un campo personalizado independientemente de con quién se comparta un espacio, carpeta o proyecto. Una persona puede tener acceso a un espacio, carpeta o proyecto (y todas las tareas que tenga), pero si el campo personalizado no se comparte con ella, entonces no podrá ver el campo.
Lo que implica compartir un campo personalizado depende de si un usuario tiene acceso o no a la carpeta, el proyecto o el espacio en el que aparece el campo.
Opción 1: compartir el campo con datos y como plantilla
Los usuarios con los que se comparte la carpeta, el proyecto o el espacio:
Opción 2: compartir el campo como plantilla
Para usuarios que no tienen acceso a la carpeta, el proyecto o el espacio en el que se ha añadido el campo, el campo se comparte como plantilla. Estos usuarios:
Aparecerá un menú emergente con las propiedades del campo y podrás editar el nombre, el tipo, dónde se aplica y con quién se debe compartir el campo. Haz clic en "Guardar" al terminar para aplicar los cambios.
Utiliza el historial de campos personalizados para ver cómo han cambiado los valores de los campos personalizados a lo largo del tiempo. Una vez que un administrador lo habilita en Labs, todos los usuarios normales y externos pueden ver el historial de campos personalizados en la vista de tareas y en los paneles de información de carpetas o proyectos.