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Paso 2: Configurar tu espacio de trabajo

Configuración de tu perfil

Un perfil personalizado y actualizado añade un toque personal a la colaboración en línea.
Personaliza estas tres cosas para actualizar el aspecto de tu espacio de trabajo:

  1. Personaliza tu perfil: Sube tu avatar, introduce tu puesto de trabajo, el nombre de la empresa y otra información. La información actualizada del perfil es vital para la colaboración en línea del equipo.
  2. Elige el tema del espacio de trabajo. Blanco o negro, leopardo o safari: haz que Wrike se adapte a tus preferencias. El tema elegido se aplicará únicamente a tu espacio de trabajo personal.
  3. Comprueba los ajustes de notificaciones. De forma predeterminada, todas las notificaciones de correo electrónico y de productos están activadas. Puedes editarlos para que solo recibas los correos electrónicos de los cambios que deseas controlar. Si eres nuevo en Wrike, te recomendamos que dejes la configuración predeterminada. Después de un par de semanas, puedes volver a ajustar las notificaciones.

Administración de cuenta básica

Actualiza la configuración de la cuenta que afectará a todos los espacios de trabajo de tu equipo:

  1. Carga el logotipo de tu empresa para el espacio de trabajo de marca y la notificación por correo electrónico.
  2. Añade los días festivos de tu país a la agenda de trabajo predeterminada del equipo .

Organización de tu trabajo con espacios y carpetas

Configuración de espacios

Los espacios son almacenes para todos los elementos de trabajo relacionados con un tema. De forma predeterminada, tu cuenta tiene un espacio de equipo público al que pueden acceder todos los miembros de tu cuenta y un espacio personal donde puedes guardar tu trabajo privado.

Para empezar, utiliza una de estas reglas generales para configurar tu estructura espacial. Siempre puedes cambiarla más tarde para que se ajuste mejor a los procesos de tu equipo:

  1. Los equipos pequeños pueden gestionar todos sus proyectos dentro del espacio del equipo.
  2. Si tienes varios equipos, crea un espacio para cada uno de ellos (por ejemplo: marketing, diseño, RRHH, IT).
  3. Si tu trabajo está organizado por cliente, entonces establece un espacio para cada cliente.
  4. Si tiene decenas de clientes, agrúpalos por región, tamaño o importancia y crea un espacio para cada uno de estos grupos.

Spaces.png

Configuración de la estructura de carpetas

Las carpetas te ayudan a clasificar tus tareas y proyectos en espacios, como por ejemplo por región, tipo de trabajo, sprint, etc. Además, las carpetas pueden ser usadas como etiquetas para clasificar tus tareas o proyectos para un acceso rápido, ya que una tarea puede ser colocada en varias carpetas a la vez. Puedes codificar con colores los nombres de las carpetas para que tus etiquetas destaquen visualmente.

Tags.png

Consejo de Wrike: Recomendamos encarecidamente que añadas las siguientes carpetas a tu cuenta:

Capeta Archivo: Utiliza esta carpeta para almacenar elementos de trabajo completados o desactualizados. Más información
Carpeta Base de conocimientos: Llena esta carpeta con las tareas que contienen las reglas de uso de Wrike y las respuestas a las preguntas más frecuentes que tu equipo puede tener. Más información
Carpeta de plantillas: Añade aquí las plantillas de carpeta y de proyecto. Crea una subcarpeta para almacenar plantillas de tareas individuales. Si tienes una suscripción de Business o superior, te recomendamos habilitar los blueprints en Labs. Los blueprints son una nueva sección (subestructura) dentro de Wrike que te permite crear proyectos y tareas sin interrumpir el trabajo en curso.

Lanzamiento de nuevos proyectos

Tanto si estás lanzando un nuevo producto, escribiendo un libro electrónico o preparándote para una conferencia, estás gestionando un proyecto. Utiliza proyectos para gestionar un grupo de tareas que forman parte de un objetivo mayor y una fecha de vencimiento. Aquí tienes una guía paso a paso sobre el lanzamiento de un nuevo proyecto desde cero:

  1. Crear un proyecto haciendo clic en el botón “+”. Rellena el título del proyecto, las fechas de vencimiento y el propietario del proyecto, y elige la vista predeterminada para tus tareas (lista, tabla Scrum, tabla o diagrama de Gantt).
  2. Rellenarlo con tareas. Piensa en las tareas como elementos de acción que deben ser completados para lograr el objetivo del proyecto.
  3. Asigna tareas a los usuarios. Lo ideal es que las tareas sean lo suficientemente pequeñas como para ser asignadas a una persona. Si no, piensa en dividir las tareas en subtareas y asigna cada una de ellas.
  4. Programar las tareas una por una utilizando la edición en grupo.
  5. Cambiar al diagrama de Gantt para visualizar tu programa. Asegúrate de haber establecido las duraciones correctas para cada tarea y reprograma las tareas si es necesario.
  6. Configurar dependencias. Las dependencias te ayudan a entender cómo se interconectan las tareas. Cuando reprogramas una tarea con dependencias, todas las tareas dependientes se reprograman de manera automática. Cuando se concluye la tarea, el asignado de la tarea dependiente recibe una notificación de que puede empezar a trabajar en su tarea.
  7. Convertir las tareas principales en hitos. Los hitos se utilizan como puntos de referencia para señalar acontecimientos importantes o momentos decisivos de un proyecto. Cuando se reprograman las tareas dependientes en el diagrama de Gantt, los hitos no se reprograman automáticamente.
  8. Si está ejecutando proyectos repetitivos, puedes guardarlo como una plantilla y luego duplicarlo para futuros proyectos.

Hay varias maneras de supervisar el progreso del proyecto:

  1. Comprender las prioridades del proyecto con el panel de control del proyecto.
  2. Utiliza el controlador del tiempo del proyecto incorporado que calcula automáticamente el progreso de tu proyecto basado en las métricas seleccionadas y lo actualiza en tiempo real (disponible para suscripciones de Business y superiores).
  3. Crea un informe basado en los estados del proyecto para comprobar rápidamente el progreso del proyecto en todos los proyectos de tu equipo o empresa (disponible para suscripciones de Business y superiores).

Cuando termines de trabajar en el proyecto, márcalo como completado y muévelo a la carpeta específica "Archivo".

Más recursos

Cursos de Wrike Discover:

Webinars sobre incorporación:

Publicaciones de la comunidad:

  • Espacios frente a proyectos
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