Componentes: tareas, carpetas, proyectos y espacios

Usuarios normales y externos de todos los tipos de cuentas pueden crear tareas, carpetas, proyectos y espacios. Los colaboradores pueden ver los elementos que comparten con ellos. 

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• Descripción general
• Tareas
• Carpetas
• Proyectos
• Espacios

Descripción general

Las tareas, las carpetas, los proyectos y los espacios son los principales componentes de Wrike y los puedes utilizar para hacer un seguimiento de tu trabajo y organizarlo. A continuación, encontrarás una descripción de cada artículo y algunas de las mejores prácticas sobre cuándo utilizarlos.

Para recibir consejos sobre cómo organizar la estructura de carpetas, consulta nuestra página Crear una estructura de carpetas.

Tareas

Piensa que las tareas son algo parecido a los elementos de una lista de asuntos pendientes, donde se registran los elementos de acción que hay que realizar. Para mantener las cosas organizadas, puedes agregar tareas a carpetas, proyectos o espacios. Además de ser una forma de controlar del trabajo que hay que hacer, las tareas tienen útiles atributos que te ayudan a sacar el trabajo adelante:

• Colabora con tus compañeros de equipo usando el editor en tiempo real.
• Comunícate con tus compañeros de equipo mediante los comentarios.
• Asigna tareas a los miembros del equipo para que tengan una mayor sensación de propiedad.
• Consulta el progreso del proyecto a medida que los miembros de tu equipo marcan las tareas como completadas.
• Añade fechas de inicio y finalización y cambia al diagrama de Gantt para planificar la programación de un proyecto o para ver cómo progresa un proyecto.

Cuándo utilizar las tareas

Utiliza las tareas cuando necesites:

• Planificar todos los pasos necesarios para completar un proyecto.
• Visualizar los pasos individuales en un diagrama de Gantt.
• Almacenar información detallada sobre procesos, instrucciones o notas.

Carpetas

Las carpetas sirven para contener y organizar la información. Añade tareas a las carpetas para conservar la información relacionada en un solo lugar, o bien crea tu propia estructura organizativa del espacio de trabajo y facilita la búsqueda y el uso compartido de la información. A diferencia de las tareas y los proyectos, las carpetas no son elementos procesables y no tienen su propio conjunto de atributos.

Cuándo utilizar las carpetas

Utiliza carpetas para:

• Organizar tu estructura de carpetas en el panel izquierdo de navegación del espacio de trabajo. Crea una estructura que facilite la búsqueda y el almacenamiento de la información.
• Agrupar tareas relacionadas tales como: agendas de reuniones, notas, temas pendientes, problemas o riesgos o solicitudes puntuales.
• Añadir etiquetas a las tareas. Esto permite mantener una tarea en varias carpetas y facilita a los equipos la búsqueda de información y la comprensión de cómo encaja todo dentro de la estructura.  

proyectos ayudan a contener y organizar las tareas (de modo similar a las carpetas), pero los proyectos también tienen atributos que ayudan a controlar el progreso del proyecto y a informar de él. Los atributos del proyecto incluyen:

• Estado
• Fechas de inicio y finalización
• Propietario

Cuándo utilizar los proyectos

Utiliza los proyectos cuando necesites:

• Informar sobre la información de un proyecto con Wrike Reports. Los informes de proyecto te ayudan a obtener una visión general del progreso.
• Añadir fechas de inicio y finalización al proyecto en lugar de a las tareas individuales.
• Ejecutar una iniciativa clave y desees realizar un seguimiento del estado del proyecto.

Espacios

Los espacios ayudan a organizar las carpetas y los proyectos en tu cuenta de Wrike.

Cada espacio dentro de una cuenta de Wrike puede tener un conjunto diferente de administradores.

Cuándo utilizar los espacios

Utiliza los espacios para:

• Organizar tu jerarquía de Wrike de acuerdo con la estructura de la empresa. Puedes crear un espacio público o privado para cada departamento.
• Guardar los enlaces externos e internos como Marcadores para cada miembro del espacio que se va a utilizar.
• Organizar y gestionar tu propio trabajo en el espacio personal.