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Kalender
Normale und Externe Nutzer in allen Business- und Enterprise-Accounts können Kalender und Kalender-Ebenen erstellen. Gastnutzer können Kalender ansehen, die mit ihnen geteilt sind.
⏱ 4 Minuten Lesezeit
- Überblick
- Wichtige Information
- Einen Kalender erstellen
- Klassik vs. Smart-Kalender-Ebenen
- Eine Kalender-Ebene erstellen
- Kalender navigieren
- Kalender-Ansicht personalisieren
- Kalender und Ebenen bearbeiten
- Kalender und Ebenen löschen
- Farbe einer Kalender-Ebene ändern
- Ersten Monat eines Geschäftsjahres wählen
- Mehr Infos
Kalender helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, woran und wann gearbeitet werden muss. Kalender bestehen aus Ebenen. Jede Ebene zeigt Aufgaben oder Projekte entsprechend den Filtern und anderen Parametern, die Sie beim Erstellen festgelegt haben. Sie können jedem Kalender eine oder mehrere Ebenen hinzufügen und diese so einstellen, dass sie verschiedene Aufgaben und Projekte anzeigen.
Es gibt 2 Arten von Ebenen:
- Smart Ebenen, die auf Aufgaben oder Projekten basieren. Zeigen automatisch Aufgaben oder Projekte aus bestimmten Ordnern/Projekten/Spaces und mit bestimmten angewendeten Filtern.
- Klassische Ebenen. Fügen Sie manuell Aufgaben mit beliebigen Eigenschaften aus jedem Projekt/Ordner/Space zur Kalender-Ebene hinzu und erstellen Sie neue Aufgaben direkt auf der Ebene.
Sie können Ihre Kalender-Ansicht personalisieren, um Aufgaben aus mehreren Kalendern oder Ebenen gleichzeitig anzuzeigen. Bestimmen Sie eine beliebige Kombination aus Kalendern und Ebenen, um alle ihre Aufgaben im Raster anzuzeigen.
- Smart Ebenen sind mit einem Trichter Symbol im Kalender-Panel gekennzeichnet.
- Jeder Kalender kann Ebenen beider Typen enthalten: Smart und Klassisch.
- Es gibt keine Grenze, wie viele Kalender und Ebenen man erstellen kann. Es gibt auch keine Grenze, wie viele Kalender mit Ihnen geteilt werden können.
- Es lassen sich eine unbegrenzte Anzahl von klassischen oder projektbasierten Smart Ebenen und maximal 30 aufgabenbasierte Smart Ebenen in derselben Ansicht überlagern.
- Damit sie im Kalender-Raster erscheinen können, müssen Projekte sowohl ein Anfangs- als auch ein Enddatum haben.
- Aufgaben müssen ein Enddatum haben, damit sie in Kalendern erscheinen können. Somit werden geplante Aufgaben und Meilensteine erscheinen, auf Backlog gestellte Aufgaben jedoch nicht.
Normale und Externe Nutzer können Kalender erstellen und dort Ebenen einfügen.
- Wählen Sie die Kalender-Registerleiste oben im Workspace.
- Weiter:
- Wenn es Ihr erster Kalender ist: Klicken Sie auf „Neu erstellen“.
- Wenn Sie bereits Kalender haben: Erweitern Sie das linke Kalender-Fenster und klicken Sie auf „+ Neuer Kalender“.
Jetzt können Sie fortsetzen und Kalender-Ebenen erstellen.
Klassik-Ebenen verwendet man, wenn:
- Aufgaben, die überwacht werden müssen, über mehrere Ordner/Projekte/Spaces verteilt sind, und sich der Großteil der Aufgaben nicht in einem bestimmten Ordner befindet.
- Nur bestimmte Aufgaben dargestellt werden sollen (und man diese nicht mit Filtern spezifizieren kann).
Aufgaben-basierte Smart-Ebenen verwendet man, wenn:
- Sich Aufgaben, die man überwachen soll, in denselben Ordnern/Projekten/Spaces befinden.
- Man Filter anwenden will und – auf der Basis dieser Filter – Aufgaben darstellen möchte.
- Aufgaben automatisch auf der Grundlage des ausgewählten Ordners/Projektes/Space und der angewendeten Filter dargestellt werden sollen (im Gegensatz zu manuell hinzugefügt).
Projekt-basierte Smart-Ebenen verwendet man, wenn:
- Man Projekte überwachen möchte, die in bestimmten Ordnern/Projekten/Spaces getaggt sind.
- Bewegen Sie die Maus auf den Namen des Kalenders, dem Sie eine Ebene hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf das nun erscheinende Symbol „+“ 1. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender klicken und in dem dann erscheinenden Menü auf „Ebene erstellen“ klicken.
- Aus dem Pop-up-Fenster:
- Geben Sie den Ebenen-Titel ein. 2
- Wählen Sie, welchen Typ Ebene Sie haben wollen 3: Klassisch, Smart basierend auf Aufgaben oder Smart basierend auf Projekte.
- Wählen Sie, wie Aufgaben/Projekte dargestellt werden sollen 4. Aufgaben- oder Projekt-Balken können die gesamte Laufzeit anzeigen oder nur das Fälligkeitsdatum.
- Für Smart-Ebenen 5: Wählen Sie, aus welchem(n) Ordner(n)/Projekt(en)/Space(s) Aufgaben/Projekte herausgezogen werden sollen; wählen Sie, ob Aufgaben/Projekte auch aus Unterordnern und Teilprojekten entnommen werden sollen, und wenden Sie Filter an.
- Klicken Sie auf „Speichern“ 6.
Ihre Ebene ist bereit!
Kalender-Panel aus-/einklappen. Das linke Panel 1 zeigt alle verfügbaren Kalender (entweder von Ihnen selbst erstellt oder mit Ihnen geteilt) sowie alle Ebenen in diesen Kalendern. Klicken Sie auf das Symbol aus-/einklappen 2, um die Liste der Kalender zu verbergen.
Kalender aus-/einklappen. Klicken Sie auf das Pfeilspitzen-Symbol 3 links vom Namen des Kalenders, um die Liste der im Kalender enthaltenen Ebenen aus- oder einzuklappen.
Den Zeitrahmen ändern. Wählen Sie in dem Menü 4, wie ein Kalender dargestellt werden soll: nach Woche, Monat, Quartal oder Jahr.
Zu einem anderen Monat/Jahr/Quartal/Woche wechseln. Klicken Sie auf die Pfeilspitzen-Symbole 5 beidseitig von der Schaltfläche „Heute“.
Zur aktuellen Zeitperiode zurück navigieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Heute“.
Ein Projekt oder eine Aufgabe in der Overlay-Ansicht öffnen. Klicken Sie auf einen Balken, der im Raster eine Aufgabe oder ein Projekt darstellt.
Das heutige Datum in den Quartals-/Jahres-Ansichten suchen. Die senkrechte rote Linie im Raster weist auf das heutige Datum.
Wochenenden finden. Ausgegraute Tage in den Wochen-/Monats-Ansichten sowie die senkrechten grauen Linien, die erscheinen, wenn man Aufgaben/Projekte in den Quartals-Ansichten zieht, um sie neu zu planen, weisen auf Wochenenden.
Einstellungen in Smart-Kalender Ebenen prüfen. Bewegen Sie die Maus über das Trichter-Symbol 6 rechts vom Titel einer Smart-Kalender Ebene, um die Einstellungen zu prüfen und zu sehen, welche Filter in dieser Ebene auf Aufgaben und Projekte angewendet werden.
Kalender und Ebenen im Kalender-Panel neu anordnen. Die Reihenfolge der Kalender im Panel lässt sich ändern. Und die Ebenen lassen sich entweder innerhalb desselben Kalenders oder von einem Kalender zum anderen verschieben. Um die Kalender und Ebenen neu anzuordnen:
- Wählen Sie einen Kalender oder eine Ebene aus, die Sie verschieben möchten.
- Klicken Sie darauf und ziehen Sie ihn/sie an die gewünschte Stelle.
Kalender zu einem Raster hinzufügen. Jeder Kalender und jede Ebene hat ein Kontrollkästchen 1 neben seinem Namen. Durch anticken oder deaktivieren des Kontrollkästchens können Sie Aufgaben und Projekte aus dem entsprechenden Kalender oder der Ebene dem Raster hinzufügen oder daraus entfernen. Wenn Sie das Kontrollkästchen neben einem Kalender anticken, werden automatisch alle Ebenen des Kalenders aktiviert.
Nur einen bestimmten Kalender oder eine bestimmte Ebene anzeigen. Rechts-Klick auf den Kalender oder die Ebene, und in dem dann erscheinenden Menü auf „Nur diese anzeigen“ 2 klicken.
Wochenenden ein- oder ausblenden. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Kalenders auf das Dreipunkte-Menüfeld 3 und wählen Sie „Wochenenden aus-/einblenden“. 4
Kalenderwochen-Nummern anzeigen oder ausblenden In den Wochen-/Monats-/Quartals-Ansichten, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü 3 in der oberen rechten Ecke eines Kalenders und wählen Sie „Kalenderwochen anzeigen oder ausblenden“. Hinweis: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie Montag als Ersten Wochentag eingestellt haben.
Aufgaben oder Projekte nach Kalenderfarbe oder Statusfarbe anzeigen. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Kalenders auf das Dreipunkte-Menüfeld und wählen Sie „Nach Kalenderfarbe“ oder „Nach Status“. 5 Dies ist in allen Zeitperioden-Ansichten möglich.
Ändern, wie Aufgaben und Projekte in Kalendern aussehen. In den Quartals- und Jahres-Ansichten:
- Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Kalenders auf das Dreipunkte-Menüfeld.
- Wählen Sie „Präzise Dauer des Events“, damit die Balken, die die Aufgaben/Projekte im Kalenderraster darstellen, die genaue Dauer dieser Aufgaben/Projekte widerspiegeln.
- Wählen Sie „Schätzung Events an Raster“, damit die Balken eine geschätzte Aufgaben-/Projektdauer anzeigen.
Wechseln zwischen Kalender- und Geschäftsjahr. Klicken Sie in der Jahresansicht auf das Dreipunkte-Menüfeld in der oberen rechten Ecke eines Kalenders und wählen Sie „Fiskal“ oder „Kalender“.
Größe des Kalender-Panels ändern. Bewegen Sie die Maus über die Linie, die das Kalender-Panel vom Raster trennen – der Cursor wechselt zu einem Größenänderungs-Pfeil 
. Dann Links-Klick mit der Maus und nach links ziehen, um das Kalender-Panel schmaler oder nach rechts, um es breiter zu machen.
Normale und Externe Nutzer können Kalender und Ebenen bearbeiten und löschen.
Name des Kalenders ändern
- Wählen Sie die Kalender-Registerleiste oben im Workspace.
- Rechts-Klick auf den Kalender, dessen Name Sie ändern wollen.
- Klicken Sie in dem angezeigten Menü auf „Umbenennen“.
Geben Sie einen neuen Namen für den Kalender ein und drücken Sie auf Eingabe, um die Änderungen zu speichern.
Eine Kalender-Ebene bearbeiten
- Mit der rechten Maustaste die Kalender-Ebene anklicken, die Sie bearbeiten wollen.
- In dem nun erscheinenden Menü wählen Sie „Einstellungen“. 1
- In dem nun erscheinenden Fenster können Sie:
- Den Titel der Ebene ändern. 2
- Ändern, welche Ebene angezeigt werden soll: Komplette Aufgaben-Dauer oder nur die Fälligkeitstermine. 3
- Für Smart-Ebenen: Ändern, aus welchem(n) Ordner(n)/Projekt(en)/Space(s) Aufgaben/Projekte herausgezogen werden sollen; ändern, ob Aufgaben/Projekte auch aus Unterordnern und Teilprojekten entnommen werden sollen; und andere Filter anwenden. 4
- Klicken Sie auf „Speichern“. 5
Ihre Einstellungen werden übernommen.
- Mit der rechten Maustaste den Kalender oder die Ebene anklicken, die Sie löschen wollen.
- Klicken Sie in dem angezeigten Menü auf „Löschen“. 1
- Klicken Sie in dem Pop-up-Fenster auf „Ja“, um Ihre Entscheidung zu bestätigen. 2
Hinweis: Wenn Sie einen Kalender löschen, werden auch alle Ebenen dieses Kalenders aus Ihrem Workspace gelöscht. Alle gelöschten Elemente verschwinden auch aus den Workspaces jener Nutzer, die über die Funktion Teilen Zugriff darauf hatten.
Um in einem Kalender die Farbe von Aufgaben oder Projekten zu ändern:
- Rechts-Klick auf den Namen der Ebene im linken Panel.
- Bewegen Sie die Maus in dem nun erscheinenden Menü über „Farbe ändern“.
- Wählen Sie eine Farbe aus dem Panel.
Im Kalender wechselt die Farben von Aufgaben oder Projekten sofort ().
Administratoren von Business- und Enterprise-Accounts können den Monat bestimmen, mit dem ein Geschäftsjahr beginnen soll. Bei Administratoren von Enterprise-Accounts kann dieses Recht deaktiviert sein.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace. 1
- Wählen Sie „Account Management“. 2
- Wechseln Sie zur Registerkarte „Einstellungen“. 3
- Klicken Sie auf das Feld „Erster Monat des Geschäftsjahres“ unter „Einstellungen für das Geschäftsjahr“ 4 und wählen Sie einen Monat aus der Dropdown-Liste.
- Klicken Sie auf „Änderungen speichern“. 5
