Schritt 3: Zusammenarbeit und Ausführung

• Das Team zu Wrike einladen
• Die Arbeit finden
• Zusammen an Aufgaben arbeiten
• An Dateien zusammenarbeiten
• Team-Gewohnheiten entwickeln
• Weitere Ressourcen

Das Team zu Wrike einladen

Bevor Sie Ihr Team in den Workspace einladen, planen Sie ein Meeting, um Ihr Team mit Wrike bekanntzumachen:

• Geben Sie eine ausführliche Erläuterung. Teilen Sie, mit welcher Absicht Wrike eingesetzt werden soll und wie der Einsatz von Wrike Teams dabei helfen wird, ihre Ziele zu erreichen – mit besserer Transparenz, weniger Status-Update-Meetings und einer Single Source of Truth für alle Arbeitselemente.
• Erklären Sie die Grundlagen von Wrike. Zeigen Sie ihnen Aufgaben, Ordner und Projekte, erläutern Sie, wie das Teilen funktioniert und führen Sie Ihr Team durch ein Beispielprojekt. Das wird ihnen helfen zu verstehen, wie das Tool funktioniert.
• Stellen Sie Ihre Champions und den Wrike Support und Schulungs-Tools vor (Community, Video-Tutorials und Wrike Discover-Kurse), sodass jeder weiß, wo man hingehen kann, wenn man Hilfe braucht.

Jetzt können Sie Nutzer in Ihren Account einladen. Das können Sie über die Registerkarte Benutzerrollen festlegen (Normale Nutzer für Ihre Teammitglieder, Externe Nutzer für externe Stakeholder, die Bearbeitungsrechte in Ihrem Account benötigen, oder Gastnutzer für externe Stakeholder mit eingeschränkten Rechten), Admin-Rechte gewähren und Nutzergruppen in Business- und Enterprise-Abonnements erstellen.

Wichtig: Ihr Team wird nur die Arbeitselemente sehen, die mit ihnen geteilt werden. Vergessen Sie also bei der Einladung nicht, Ihrem Team Zugriff auf Spaces, Ordner und Projekte zu gewähren. Erfahren Sie mehr darüber, wie man Zugang zu Informationen gewährt.

Inbox nachzuschauen. Sie enthält Benachrichtigungen über neue @Erwähnungen und Aufgabenzuweisungen und wenn eine Aufgabe, ein Ordner oder ein Projekt mit Ihnen geteilt wird.

Es empfiehlt sich, beim Umgang mit Benachrichtigungen die Zwei-Minuten-Regel zu beachten: Wenn Sie für die Antwort weniger als zwei Minuten benötigen, antworten Sie sofort. Wenn zur Beantwortung mehr Zeit benötigt wird, schlummern Sie die Benachrichtigung, um sie dann später zu priorisieren.

Dashboards

Dashboards sind die anpassbarste Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen. Sie sehen, woran Sie als Nächstes arbeiten sollen oder wie die Dinge vorankommen. Dashboards werden verwendet, um Elemente (Aufgaben, Projekte oder Ordner) nach bestimmten Kriterien in Widgets zu gruppieren, beispielsweise überfällige Aufgaben, Aufgaben die in dieser Woche zu erledigen sind, auf Backlog gestellte Aufgaben usw. Es können zusätzliche Widgets hinzugefügt werden, beispielsweise Datei-Widgets, alle Aufgaben, die Sie zugewiesen haben, und alles andere, was Ihnen wichtig ist. Meine To-dos“. Er hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, und enthält:

• Alle Aufgaben und Teilaufgaben, die Ihnen zugewiesen worden sind
• Aufgaben, die Sie manuell zu „Meine To-dos“ hinzugefügt haben

Anpassen lässt sich das, was Sie in Meine To-dos sehen, durch die Anwendung von Filtern, durch Ändern der Sortierreihenfolge, oder indem Sie Aufgaben und Teilaufgaben als einfache Liste darstellen.

Zusammen an Aufgaben arbeiten

Jetzt, wo Sie wissen, wo Sie Ihre Arbeit finden können, wollen wir mit der Arbeit beginnen. Wrike stellt Ihnen und Ihren Teamkollegen einen geteilten Workspace zur Verfügung, wo Sie den Fortschritt teilen, Probleme diskutieren und eine Single Source of Truth für die endgültige Version von Dateien und Aufgaben finden können.
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die Liste der Funktionen, die Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Wrike erleichtern werden.

An Dateien zusammenarbeiten

Wrike-Gewohnheiten entwickeln

Um erfolgreich mit Wrike zu arbeiten, ist es wichtig, dass Sie das Tool täglich einsetzen. Wenn Ihr Team nicht über den Fortschritt berichtet oder die Aktualisierungen nicht überwacht, fehlt Ihnen ein wichtiger Einblick in den Arbeitsfortschritt. Die folgende Checkliste täglicher Routinen wird Ihnen und Ihrem Team helfen, das Beste aus Wrike herauszuholen:

1. Zeigen Sie Ihrem Team, wie man Aufgaben in Wrike finden kann:
   • In der Inbox nach neuen @Erwähnungen und eingehende Aufgaben nachsehen.
   • In der Meine To-dos Liste im Persönlichen Space nach zugewiesenen Aufgaben nachschauen.
   • Im Persönlichen Dashboard nachschauen, um den Arbeitsfortschritt zu verstehen.
2. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team versteht, wie man Fortschritte teilt.
   • Wenn etwas in Arbeit ist:
     • Kommentare hinzufügen und andere Personen @erwähnen
       
     • Den Aufgabenstatus ändern, um den aktuellen Stand und das Fälligkeitsdatum bei Bedarf darzustellen.
       
   • Wenn die Arbeit erledigt ist:
     • Erledigen Sie eine Aufgabe, indem Sie ihren Status ändern
       
     • Stakeholder @erwähnen
       
     • Gegebenenfalls Assets hinzufügen
       
3. Machen Sie Wrike zu Ihrer Single Source of Truth:
   
   • Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, vergewissern Sie sich, dass der Titel deutlich ist, die Aufgabe zugewiesen und zeitlich geplant ist und die Aufgabenbeschreibung die Anforderungen und Erwartungen abdeckt. Wir empfehlen, im Aufgabentitel ein Verb zu verwenden, um ihn aktionsbezogen zu gestalten. Zum Beispiel: „Einen Blog-Beitrag schreiben“ statt „Blog-Beitrag“.
     
   • Setzen Sie die Regel durch: „Wenn sich etwas nicht in Wrike befindet, existiert es nicht“.
     
   • Um die Verantwortlichkeit zu steigern, vergewissern Sie sich, dass alle Aufgaben zugewiesen (1 Aufgabe: 1 Verantwortlicher) und zeitlich geplant sind.
     
   • Steuern Sie die Arbeitsauslastung des Teams: Jede Person sollte einen klaren priorisierten Plan für die nächste Woche haben, sodass sie nicht durch Dutzende unsortierte Aufgaben in den To-do-Listen gelähmt werden.
     
   • Erwähnen Sie @MyTeam, um teamweite oder unternehmensweite Bekanntmachungen herauszugeben.
     
   • Erfassen Sie Meeting-Notizen, Vereinbarungen und Aktionspunkte in Teilaufgaben.
     
   • Führen Sie durch Ihr eigenes Beispiel: Benutzen Sie Wrike für Ihre tägliche Arbeit.
     

Weitere Ressourcen

• Wrike Discover Kurse:
  
  • Bei der Arbeit die Oberhand zu behalten
    
  • Einen Persönlichen Space nutzen
    
  • Team-Meetings in Wrike
    
• Best Practices:
  
  • Best Practices für arbeitsbezogene Kommunikation
    
  • Ein typischer Tag für Teammitglieder bei Wrike
    
  • Online-Zusammenarbeit humaner gestalten
    
• Webinar: Den Akzeptanz-Prozess für Wrike meistern
  
• Spickzettel: Erfolgreich mit Wrike