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Alle Lizenztypen auf allen Wrike-Accounts können die E-Mail-Integration verwenden. Gäste und Nutzer mit begrenzten Ordner-Berechtigungen haben keine Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen und Aufgabendetails zu bearbeiten.
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Das patentierte E-Mail-Integrationsmodul von Wrike ermöglicht es Ihnen, Wrike-Aufgaben direkt per E-Mail zu bearbeiten. Sie können: Aufgaben und Ordner erstellen, Kommentare hinzufügen, den Status einer Aufgabe aktualisieren, Fälligkeitstermine für Aufgaben festlegen und vieles mehr.
Wichtige Handlungsanweisungen als Aufgaben an Wrike zu senden bedeutet, dass Sie und Ihr Team die Aufgabe einfach und effektiv gemeinsam erledigen und dabei alle Informationen gut organisiert an einem einzigen Ort aufbewahren können. Sobald eine Aufgabe in Wrike abgelegt ist, können Sie auch Benachrichtigungen erhalten, damit Sie einen besseren Überblick darüber haben, wie Ihr Projekt voranschreitet.
E-Mail-Integrationseinstellungen anpassen:
Beachten Sie, dass Integrationseinstellungen gleichzeitig jeweils immer nur für einen Account gemacht werden können. Wenn Sie Mitglied mehrerer Accounts sind, müssen Sie zuerst den Account angeben, für den Sie die Integrationseinstellungen ändern möchten:
Gelten die Einstellungen derzeit nur für einen Account und Sie möchten sie auch auf andere Accounts anwenden, dann müssen Sie zuerst die Einstellungen des integrierten Accounts entfernen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
Aufgaben können ganz bequem per E-Mail erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Klicken Sie auf Senden und Ihre Aufgabe wird zu Wrike hinzugefügt!
Beim Erstellen einer Aufgabe per E-Mail können Sie diese Aufgabe zu einem vorhandenen oder einem neuen Ordner hinzufügen.
Um eine Aufgabe in einen vorhandenen Ordner einzufügen: Fügen Sie den Ordnernamen (in eckigen Klammern) in die Betreffzeile mit ein. Sind mehrere Ordner oder Unterordner mit dem gleichen Namen vorhanden, dann geben Sie den Ordnerpfad an, um die Aufgabe in dem richtigen Ordner zu platzieren. Einen Ordnerpfad erstellen Sie, indem Sie alle Überordner getrennt durch Schrägstriche auflisten und die gesamte Liste in eckige Klammern setzen. Beispiel: [marketing/events/conferences]
Sie können auch die eindeutige E-Mail-Adresse des Ordners nutzen, um eine Aufgabe direkt an diesen Ordner zu senden.
Eine Aufgabe zu einem neuen Ordner hinzufügen: Fügen Sie den Namen Ihres neuen Ordners (in eckigen Klammern) in die Betreffzeile ein. Existiert der Ordner noch nicht, erstellt Wrike einen neuen Ordner und fügt die Aufgabe zu diesem Ordner hinzu. Wenn Sie eine E-Mail an die wrike@wrike.com Adresse senden, wird im Bereich „Mit mir geteilt“ ein neuer Ordner erstellt. Sie können auch eine Aufgabe in einem neuen Unterordner erstellen, indem Sie den Pfad des Ordners angeben und am Ende des Pfades dann den Namen des neuen Unterordners anfügen. Neue, per E-Mail erstellte Ordner werden nur mit Personen geteilt, die Zugriff auf den jeweiligen Überordner haben. Ist kein Überordner vorhanden, bleibt der Ordner privat. Per E-Mail erstellte Ordner sind nicht automatisch für die E-Mail-Empfänger freigegeben.
Bitte beachten Sie bei Ordnernamen die Groß- und Kleinschreibung. Um sicherzustellen, dass Aufgaben in den richtigen Ordner eingefügt werden, achten Sie bitte darauf, dass der von Ihnen eingegebene Ordnername genau mit dem Namen des Ordners übereinstimmt, in dem Sie per E-Mail gesendete Aufgaben erstellen möchten.
Mithilfe der E-Mail-Integration können Sie noch mehr tun als nur Aufgaben zu erstellen, Sie können direkt von Ihrem Posteingang aus verschiedene Aufgabendetails bearbeiten oder hinzufügen:
Bitte beachten: 1) Das Beschreibungsfeld einer Aufgabe kann nicht per E-Mail aktualisiert werden 2) E-Mails mit leeren Betreffzeilen können keine Aufgaben-Aktualisierungen auslösen.
Um eine Aufgabe bestimmten Nutzern zuzuweisen, geben Sie deren E-Mail-Adressen einfach im „An“-Feld ein.
Um eine Aufgabe neu zuzuweisen, geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Verantwortlichen in das „An“-Feld ein und fügen „FW:“ am Anfang der Betreffzeile hinzu.
Wird eine Aufgabe per E-Mail erstellt, dann wird sie mit den E-Mail-Empfängern sowie allen Personen geteilt, mit denen bereits der Ordner geteilt wird, in den die Aufgabe eingefügt wird. Wird eine Aufgabe zu einem vorhandenen Wrike-Ordner hinzugefügt, erhalten die Nutzer, die dem Ordner folgen, eine Benachrichtigung über die neu erstellte Aufgabe.
Sie können eine Aufgabe mit weiteren Mitgliedern Ihres Wrike-Accounts teilen, indem Sie deren E-Mail-Adressen in das „CC:“-Feld eingeben.
Wenn Sie Dateien oder Bilder an Ihre E-Mail anfügen, erscheinen diese in Wrike in der Liste der angehängten Dateien dieser Aufgabe.
Sie können auch eine Aufgabe für bestimmte Termine planen, indem Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum in die Betreffzeile der E-Mail eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie Start- und Enddaten im Format MM/TT (oder TT/MM je nach dem von Ihnen festgelegten Datumsformat) eingeben und diese in eckige Klammern setzen: [MM/TT-MM/TT]. Die Aufgabe wird automatisch für das laufende Jahr geplant, Sie können jedoch auch eine Aufgabe für ein zukünftiges Jahr planen. Verwenden Sie hierzu folgendes Format: [MM/TT/JJ-MM/TT/JJ] oder [TT/MM/JJJJ-TT/MM/JJJJ] je nach dem von Ihnen festgelegten Datumsformat.
Möchten Sie eine Aufgabe neu planen, dann muss die Betreffzeile Ihrer E-Mail „RE:“ enthalten. Nutzen Sie dann das nachfolgende Format zur Angabe des Start- und Fälligkeitsdatums: [MM/TT-MM/TT] (oder TT/MM, falls Sie ein anderes Datumsformat in Ihrem Account festgelegt haben).
Bitte beachten: Wenn Sie im Abschnitt „Aufgabentyp“ der Registerkarte E-Mail-Adressen Ihres Wrike-Profils die Option „1 Tagesaufgabe für heute geplant“ wählen, werden die neu per E-Mail erstellte Aufgaben automatisch dem Nutzer zugewiesen, der diese Aufgaben gesendet hat.
Legen Sie für per E-Mail gesendete Aufgaben keinen Status fest, werden diese standardmäßig als „aktiv“ erstellt. Für Wrike Business und Enterprise Nutzer: Ist der Status einer Aufgabe nicht festgelegt (und die Aufgabe wird in einem Ordner mit einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf erstellt), dann wird der Aufgabe der erste aktive Status dieses benutzerdefinierten Arbeitsablaufes zugewiesen.
Zum Ändern oder Festlegen eines Aufgabenstatus einfach den gewünschten Status (in Klammern) in die Betreffzeile Ihrer E-Mail einfügen. Möchten Sie einen benutzerdefinierten Status verwenden, dann „CS:“ gefolgt von Ihrer Statusbezeichnung eingeben. Beispiel: [CS:Neu]. Beachten Sie bitte, dass Standardstatus* nicht groß- und kleinschriftabhängig sind, Benutzerdefinierte Status dagegen schon. Wenn Sie per E-Mail den Aufgabenstatus „abgeschlossen“ hinzufügen, wird die Aufgabe in Wrike automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.
*Bei Accounts, die vor dem 20.12.2016 erstellt wurden, sind folgende Standardstatus vorhanden: Erledigt, Aktiv, Zurückgestellt und Abgebrochen. Bei Accounts, die nach diesem Datum erstellt wurden, sind die Standardstatus: Neu, In Arbeit, Erledigt, On Hold und Abgebrochen)
Wrike gibt per E-Mail erstellten Aufgaben die gleiche Wichtigkeit wie die Priorität der E-Mail. Sie können also die Priorität Ihrer E-Mail ändern, um die Wichtigkeit der Aufgabe zu aktualisieren.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Kommentar zu einer vorhandenen Aufgabe zu senden:
Sie können eine Aufgabe per E-Mail an einen Unterordner senden, genauso wie Sie diese an einen Ordner senden würden. Sind mehrere Unterordner mit dem gleichen Namen vorhanden, geben Sie den Ordnerpfad an, um die Aufgabe an dem richtigen Ort zu platzieren. Einen Ordnerpfad erstellen Sie ganz einfach, indem Sie alle Überordner getrennt durch Schrägstriche auflisten und die gesamte Liste in eckige Klammern setzen.
Hierzu listen Sie, getrennt durch Kommas, die Namen aller Ordner auf, in die Sie die Aufgabe einfügen möchten, und setzen die Ordnerliste in Klammern. Sofern Sie keinen Status angeben, wird der Arbeitsablauf der Aufgabe dem Ersten in der Liste angegebenen Ordner entnommen.
Sie geben nicht das Startdatum, sondern nur das Fälligkeitsdatum an: [MM/TT].
In den meisten Fällen ist @erwähnen nicht möglich, wenn Sie per E-Mail einen Kommentar an Wrike senden. Aber wenn jemand Sie @erwähnt und Sie per E-Mail antworten, dann wird Ihre Antwort in Wrike als Kommentar veröffentlicht und die Person, die Sie @erwähnt, wird automatisch auch in Ihrem Kommentar @erwähnt.